Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Access, Ausgabe vom 16. März 2006

Herzlich Willkommen zu Ihren Access-Secrets

Liebe Leserin, lieber Leser,

jedes Jahr erscheinen im Access-Berater über 1.000 Seiten mit Tipps und Lösungen rund um Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97. Alle Beiträge des Jahres 2005 finden Sie jetzt im Volltext auf einer CD-ROM mit vielen Praxisbeispielen und nützlichen Tools.

Die Access-Berater Archiv CD-ROM 2005 lässt sich voll automatisch installieren, klinkt sich in Ihre Access-Version ein und ermöglicht die Suche in allen Access-Berater-Beiträgen per Mausklick direkt aus Ihren Datenbanken. Lassen Sie sich blitzschnell alle Problemlösungen zu einem Thema anzeigen, blenden Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen parallel zu Access auf dem Bildschirm ein oder übernehmen Sie Prozeduren direkt in den VBA-Editor.

Das Access-Berater Archiv 2005 bietet für einen günstigesn Preis das geballte Wissen eines ganzen Expertenteams auf einer CD:

Das neue Access-Berater Archiv 2005

Ihr

Thomas Tai

Chefredakteur

Access-Berater

Access-Aktuell

Komfortable Navigationsschaltflächen für Access-Formulare

Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97

Am unteren Fensterrand eines Formulars werden bekanntlich Navigationsschaltflächen angezeigt, über die der aktuelle Datensatz gewechselt oder ein neuer Datensatz angelegt werden kann. In der Praxis erweisen sich diese Schaltflächen allerdings als wenig komfortabel. Sie sind zu klein, bieten keine "Quickinfos" als Bedienhilfe und es fehlen wichtige Funktionen wie eine Möglichkeit zum Löschen von Datensätzen.

Die kostenlosen Navigationsschaltflächen sind eine interessante Alternative, die Sie universell und mit wenig Aufwand in jedem Formular einsetzen können. Folgende Erweiterungen wurden integriert:

• Alle Elemente verfügen über QuickInfos und geben so Auskunft über ihre Funktion.
• Der aktuelle Datensatz und die Gesamtanzahl der Datensätze werden in einem gemeinsamen Feld getrennt durch einen Schrägstrich angezeigt. In diesem Feld können Sie direkt eine Datensatznummer eingeben und durch Drücken der Return-Taste auf den gewünschten Datensatz springen.
• Bei neuen Datensätzen wird in diesem Feld der Hinweis "Neu " angezeigt, um den speziellen Bearbeitungsmodus kenntlich zu machen.
• Die Navigationsschaltflächen stellen eine Schaltfläche DATENSATZ SPEICHERN zur Verfügung. Nach einem Klick darauf blinkt das Feld mit den Datensatznummern dreimal kurz, um die erfolgreiche Speicherung der Eingaben zu visualisieren. Das erleichtert vor allem weniger erfahrenen Anwendern die Arbeit mit Access.
• Außerdem steht eine Schaltfläche DATENSATZ LÖSCHEN zur Verfügung. Eine Sicherheitsabfrage verhindert das unbeabsichtigte Löschen wichtiger Daten.

Den kostenlosen Download samt Sourcecode und Online-Hilfe finden Sie unter:

Kostenloser Download von neuen Navigationsschaltflächen

E-Mail-Inhalte in Datenbanken übernehmen

Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97

Per E-Mail erhalten Sie regelmäßig Informationen, die Sie umständlich per KOPIEREN und EINFÜGEN in Ihre Datenbank übertragen. Bis zu einer bestimmten Anzahl an Mails pro Tag mag diese Methode durchaus praktikabel sein. Aber wenn Sie beispielsweise aus Webformularen generierte und per E-Mail verschickte Informationen in eine Datenbank übernehmen möchten, sind nicht selten Dutzende oder gar Hunderte von E-Mails pro Tag zu verarbeiten. Hier kann nur eine automatische Verarbeitung sicherstellen, dass alle eingehenden Nachrichten berücksichtigt und die Informationen korrekt in die Datenbank übernommen werden. In der aktuellen Ausgabe des Access-Beraters stellen wir Ihnen eine universell einsetzbare Lösung vor, die automatisch eingehende Nachrichten in Outlook prüft und die aus Webformularen stammenden Informationen in die passenden Felder einer Tabelle überträgt.

Profitieren auch Sie von dieser und vielen weiteren Access-Kniffen erfahrener Datenbank-Profis. Fordern Sie jetzt den Access-Berater zum kostenlosen 6-Wochen-Test an:

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Aussagekräftige Bezeichnungen für Summen in Berichten

Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97

In Berichten verwenden Sie regelmäßig Textfelder in einem Bereichsfuß (Seite, Bericht, Gruppe), um dort Summen über den Ausdruck "=Summe([Feldname])" auszugeben. Die Bezeichnung solcher Textfelder lautet meist "Total", "Gesamt" oder ähnlich. Meistens ziehen sich beispielsweise Auswertungen für eine Gruppe über mehrere Seiten hin, so dass ein "Gesamt: 1.234,56 €" am Ende der Gruppe nur bedingt aussagekräftig ist. Um die einige Seiten vorher im Gruppenkopf ausgegebene Bezeichnung der Gruppe müssen Sie dann erst einmal durch mühsames zurückblättern nachschlagen.

Um eine aussagekräftige Beschreibung zusammen mit der Summe auszugeben, nutzen Sie folgenden Trick:

1. Beim Anlegen des Textfeldes, das die Summe anzeigen soll, löschen Sie zunächst das entsprechende Bezeichnungsfeld.
2. Legen Sie ein zweites Textfeld an, dessen Bezeichnungsfeld Sie ebenfalls löschen.
3. Positionieren Sie das zweite Textfeld sozusagen als "Bezeichnungsfeld" vor dem Textfeld, das die Summe ausgibt.
4. Geben Sie in diesem "Bezeichnungstextfeld" nun beispielsweise die folgende Formel ein:

= "Gesamt " & [Feldname] & ":"

"[Feldname]" ersetzen Sie dabei durch den Namen des Feldes, nach dem gruppiert werden soll.

In jedem Gruppenfuß erscheint nun eine aussagekräftige Bezeichnung wie "Gesamt Alkoholfreie Getränke: 12.345,67 €" oder "Gesamt Diät-Süßwaren: 23.456,78 €".

Excel effektiver einsetzen – Buchen Sie Ihr persönliches Excel-Fitnessprogramm

Heute haben wir noch eine Meldung aus der Excel-Welt. Denn der Fachverlag für Computerwissen veranstaltet in diesem Jahr:

Die Excel-Anwendertage vom 14. – 16. Mai in Fulda

Wenn Sie Ihr Excel-Wissen auffrischen oder gezielt vertiefen wollen, dann ist das DIE Gelegenheit: Bei den Excel-Anwendertagen in Fulda erleben Sie 3 Tage lang ein abwechslungsreiches Programm aus 25 Trainings, Workshops und Vorträgen mit 8 hochkarätigen Trainern.

Außerdem gibt es 2 exklusive Abendveranstaltungen und viel Zeit für den intensiven Erfahrungsaustausch mit zahlreichen Excel-Fachleuten – so bekommen Sie auch Ihre ganz individuellen Excel-Fragen beantwortet!

Weitere Infos mit dem kompletten Kursprogramm finden Sie hier:

Mehr Details zu den Excel-Anwendertagen

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