Der E-Mail-Dienst für PC-Profis, Ausgabe vom 2. August 2005

5 Typische E-Mail-Fehler (und wie man sie vermeidet)

Von Dr. Giesbert Damaschke, München

Liebe Leser,

als Journalist bekomme ich zahlreiche Pressemitteilungen per E-Mail. Das ist einerseits natürlich sehr praktisch, andererseits bin ich immer wieder überrascht, dass selbst große Unternehmen immer wieder die gleichen Fehler beim Einsatz der elektronischen Post machen. Daher möchte ich Ihnen in dieser Ausgabe von "Business-PC Daily" die fünf häufigsten E-Mail-Fehler nennen und erläutern, wie Sie diese Fehler vermeiden.

Fehler Nummer 1: Schwer lesbar formatierte Mails

Wer eine E-Mail verschickt, der möchte in der Regel, dass diese E-Mail auch gelesen wird. Viele E-Mails, die mir in den Posteingang fallen, signalisieren aber schon durch ihre Gestaltung das glatte Gegenteil, in dem zum Beispiel viel zu viel Text mit viel zu wenig Absätzen versehen wird. Eine solche Mail knallt dem Empfänger den kompletten Inhalt nach dem Motto "friss oder stirb" um die Ohren, erreicht aber fast immer das Gegenteil: Die Mail wird einfach gelöscht.

Denken Sie daran, dass eine E-Mail nicht auf Papier, sondern am Bildschirm gelesen wird. Was im Ausdruck noch problemlos überflogen wird, kann am Bildschirm zu einer echten Herausforderung werden. Das Lesen am Bildschirm ist schon schwer genug – erleichtern Sie dem Empfänger Ihrer Mails nach Möglichkeit die Lektüre und erschweren Sie sie nicht durch schwer oder gar unlesbar gestaltete Mails.

• Machen Sie häufiger Absätze als auf dem Papier.
• Trennen Sie die Absätze mit einer Leerzeile!
• Falls Sie HTML-Mails verschicken, setzen Sie Formatierungen sparsam ein und arbeiten Sie mit einer höheren Schriftgröße als im Ausdruck.

Fehler Nr. 2: Unnötig umfangreiche E-Mails

Viele Empfänger ärgern sich über große bis sehr große E-Mails – verständlicherweise. Bis sich so ein 1-MByte-Klops durch die Leitung gequält hat, vergeht manche Zeit. Und natürlich kommen solche Brocken immer dann, wenn man auf eine besonders wichtige und dringende Nachricht wartet, die sekundenschnell präsent sein könnte, würde sie nicht durch die dicken Dinger blockiert.

Nun habe ich nicht generell etwas gegen umfangreiche E-Mails, es kann schließlich gute Gründe geben, warum eine Mail ungewöhnlich groß wird – aber ich ärgere mich schon sehr, wenn eine Nachricht durch die schiere Gedankenlosigkeit des Absenders aufgebläht wird. Letzthin erhielt ich zum Beispiel eine mehrere MByte große Nachricht und wunderte mich schon, was mir denn da Wichtiges geschickt wurde. Es handelte sich um eine einfache Textmail, bei der der Absender seine Unterschrift als Grafik eingebunden hatte.

Diese Grafik aber war nicht in das benötigte Kleinformat von vielleicht 150 x 50 Pixel gebracht, sondern in einer irrwitzig hohen Auflösung eingesannt und in der Mail lediglich passend skaliert worden. Die Grafik sah also nur klein aus, war aber in Wirklichkeit einige MByte groß.

• Verschicken Sie nur das, was Sie wirklich verschicken müssen.
• Achten Sie darauf, dass eine eingebundene Grafikdatei physikalisch auf das benötigte Format gebracht und nicht nur die Grafik im Dokument skaliert wird.
• Alle Dateianhänge sollten immer gezippt und nie im Rohformat verschickt werden. Das reduziert nicht nur den Datentraffic, sondern ist auch sicherer.

Fehler Nummer 3: Kryptische Absenderangaben

Über diesen immer wieder anzutreffenden Fehler habe ich schon einmal in einer früheren Ausgabe von "Business-PC Daily" etwas geschrieben ("Das kleine Absender-Einmaleins" vom 23. Juni), ich fasse mich hier also ganz kurz:

• Benutzen Sie einen Klartextnamen. Wer als Absender nur die E-Mail-Adresse benutzt, zeigt damit, dass er sein E-Mail-Programm nicht beherrscht.
• Tragen Sie als Absendernamen exakt das ein, was der Empfänger sehen soll. Lassen Sie etwas Sorgfalt walten und vermeiden Sie Flüchtigkeitsfehler – sonst könnte der Empfänger noch auf die Idee kommen, Sie könnten Ihren eigenen Namen nicht schreiben.

Fehler Nummer 4: Nichtssagende Betreffzeilen

Die Betreffzeile einer Mail ist der vielleicht wichtigste Teil einer Mail überhaupt. Sie ist für den Empfänger der einzige Hinweis auf das, was ihn in dieser Mail erwartet. Gelingt es Ihnen hier nicht, den Empfänger zum Öffnen Ihrer Mail zu überreden, war alles andere für die Katz, die Mail bleibt unbeachtet und landet im Müll.

• Denken Sie daran – Sie sind nicht der einzige, der dem Empfänger eine Mail schickt!
• Formulieren Sie kurz und treffende Betreffzeilen.
• Vermeiden Sie aufdringliche Signale wie GROSSBUCHSTABEN oder !!! – dergleichen ist typisch für Spam-Mails.

Fehler Nummer 5: Word

Nein, ich habe nicht konkret etwas gegen Word, das ist ein gutes Programm – nur eines ist es ganz und gar nicht: Ein E-Mail-Editor. Es gibt sicherlich Szenarien, in denen man seinen E-Mails mit Word schreiben sollte und vielleicht sogar muss, etwa im innerbetrieblichen Workflow. Aber verzichten Sie darauf, Ihre E-Mails, die Sie via Internet verschicken, in Word zu schreiben. Denn das Ergebnis ist häufig ein schwer lesbar formatiertes und unnötig aufgeblähtes Mail-Dokument (was gewissermaßen ein Doppelfehler ist).

Doch Word & E-Mail bieten noch andere Stolperfallen. Ich bekomme zum Beispiel regelmäßig Word-Dokumente als Dateianhang, wenn mir eine Firma etwa Datenblätter oder Produktvorstellungen schickt. Hier empfiehlt es sich aus Platz-, Kompatibilitäts- und Sicherheitsgründen, die Dokumente entweder als RTF- oder als PDF-Datei anzuhängen.

Und dann gibt es noch Absender, die ihre Werkzeuge so wenig beherrschen, dass sie den eigentlichen Text der Mail in Word schreiben, als Dokument speichern und der E-Mail als Dateianhang mitgeben. Die E-Mail enthält dann entweder überhaupt keinen Text oder den Hinweis, dass der Text im Dateianhang sei.

• Wenn Sie nicht durch den Arbeitsprozess gezwungen sind, verzichten Sie auf Word und schreiben Sie Ihre E-Mails entweder im E-Mail-Programm oder mit einem normalen Texteditor.
• Word-DOCs sind als Dateianhang ungeeignet. Benutzen Sie hier RTF oder PDF (und denken Sie daran, die Dateien zu zippen!)
• Schreiben Sie das, was Sie zu schreiben haben, in der Mail – nicht im Anhang.

Ihr

Dr. Giesbert Damaschke

Intel: Neue Prozessoren, sinkende Preise

Der Chip-Gigant Intel hat drei neue Prozessoren für den Einsatz in mobilen Computern vorgestellt und sein Angebot an Mobilprozessoren damit nach oben abgerundet:

• Pentium M 780. – Taktfrequenz: 2,13 GHz. Damit ist der Chip um 133 MHz schneller als das bisherige Modell M 770.
• Pentium M Low Voltage 778. – Taktfrequenz: 1,6 GHz. Das Vorgänger-Modell 758 kam auf maximal 1,5 GHz.
• Celeron M 380. – Taktfrequenz: 1,6 GHz. Auch hier kam der Celeron M 370 nur auf 1,5 GHz

Kurz nach der Neueinführung gab Intel für die bisherigen Celeron- und Pentium-M-CPUs unterschiedlich starke Preissenkungen bekannt. Am stärksten vielen die Prozessoren der Pentium-M-Klasse, hier kommt es zu Preissenkungen um bis zu 34 Prozent. Die Celeron-D-Prozessoren fallen dagegen im Schnitt nur um rund 10 Prozent im Preis, einzelne Modelle auch nur um 5 Prozent.

Business-Telefonate: Mobil und VoIP wächst, Festnetz geht zurück

Immer mehr geschäftliche Telefonate werden über Mobiltelefone oder via Internet mit Voice over IP (VoIP) geführt, während die Bedeutung der Festnetzleitungen zurück geht.

Zu diesem Ergebnis kommt die Beratungsfimra Deloitte nach der Auswertung verschiedener Marktstudien und Untersuchungen. Danach wurden im letzten Jahr über 12 Prozent aller internationalen Telefonate von Deutschland aus über VoIP geführt – ein erstaunliches Ergebnis, wenn man bedenkt, dass diese Technologie erst am Anfang der Marktdurchdringung steht.

Laut Deloitte rechnen die klassischen Telekommunikationsanbieter in Europa daher in den nächsten Jahren mit drastischen Umsatzeinbußen. Festnetzanschlüsse werden immer weniger als Sprach- und immer stärker als Datenkanal benutzt. Das Ende der klassischen Telefonie ist absehbar.