Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Access, Ausgabe vom 2. März 2006

Herzlich Willkommen zu Ihren Access-Secrets

Liebe Leserin, lieber Leser,

Daten in Access zu verwalten, zu analysieren und zu präsentieren ist eine Sache. Was aber machen Sie, wenn Sie Ihre übersichtlichen Access-Berichte anderen Anwendern zur Verfügung zu stellen möchten, die Access nicht installiert haben? Das wenig bekannte Snapshot-Format löst dieses Problem, indem es Ihnen die Weitergabe von Berichten mit sämtlichen Formatierungen und Grafiken ermöglicht, ohne dass auf dem Zielrechner eine Access-Version installiert sein muss. Sogar der Ausdruck der Berichte ist möglich.

Um einen Bericht im Snapshot-Format auszugeben, wählen Sie einfach das Menü DATEI-EXPORTIEREN an, suchen Sie im nachfolgenden Dialog das Verzeichnis, in dem die Snapshot-Datei abgelegt werden soll und wählen in der Liste "Dateityp" den Eintrag "Snapshot-Format (*.snp)".

Geben Sie dann einen entsprechenden Dateinamen ein und klicken Sie auf SPEICHERN. Auf Ihrer Festplatte befindet sich nun im gewählten Verzeichnis die Datei mit dem Snapshot-Bericht, die Sie beliebig weitergeben können. Die Empfänger benötigen lediglich noch den kostenlosen Snapshot-Viewer:

Kostenloser Download des Snapshot-Viewers

Ihr

Thomas Tai

Chefredakteur

Access-Berater

Access-Aktuell

Besuchen Sie uns auf der CeBIT vom 9. bis 15. März 2006!

Bald ist es wieder soweit: Die CeBIT öffnet ihre Pforten, um auch in diesem Jahr über Trends und Innovationen der Informations- und Telekommunikationsbranche zu informieren. Dazu werden erneut rund eine halbe Million Besucher in Hannover erwartet.

Auch der Fachverlag für Computerwissen wird in Kooperation mit der VNU Business Publication Deutschland GmbH (PC Professionell, Internet Professionell, PC Direkt, Linux Professionell u.a.) auf der CeBIT vertreten sein. Sie finden unseren Gemeinschaftsstand in Halle 6, Stand J 12.

Vorbeischauen lohnt sich auf jeden Fall: Mitarbeiter des Fachverlags für Computerwissen stehen Ihnen während der gesamten CeBIT für Fragen und Gespräche zur Verfügung. Wir unterbreiten Ihnen außerdem spezielle Messeangebote für unsere gesamten Print-Newsletter und bieten viele Sonderhefte und Einzelpublikationen mit kräftigem Messerabatt an.

Besonders hinweisen möchten wir zudem auf die "Security Software Area", die von der Deutschen Messe AG in Zusammenarbeit mit der Zeitschrift "PC Professionell" über aktuelle Softwareangebote rund um die IT-Sicherheit informiert. Lohnenswert ist auch das "PC Pro-Testlabor", das auf der CeBIT Livetests rund um PC-Produkte vorführt. Redakteure und Labormitarbeiter geben interessierten Besuchern dabei einen Einblick in Testmethoden, Testgeräte und die Prüfung neuester Hardware. Abgerundet wird das Programm durch Vorträge und Sonderveranstaltungen.

Kommen Sie vorbei – wir freuen uns darauf, Sie an unserem Stand J 12 in Halle 6 begrüßen zu dürfen!

Starten Sie Ihre Datenbanken immer mit der richtigen Access-Version

Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97

In vielen Bereichen werden mehrere Versionen von Access parallel auf einem Rechner eingesetzt. Beim Doppelklick auf eine MDB-Datei im Explorer entscheidet dann der Zufall, ob die Datenbank mit der richtigen Version geöffnet wird oder ob Sie sich mit einem ungewollten Konvertieren-Dialog oder einer Fehlermeldung "Unbekanntes Datenbank-Format ..." konfrontiert sehen.

Der kostenlose Start-Manager schafft Abhilfe: Über eine komfortable, zentrale Datenbank können Sie in Zukunft alle lokalen und gegebenenfalls im Netzwerk verteilten Access-Datenbanken per Mausklick automatisch mit der passenden Access-Version öffnen. Sie finden den kostenlosen Download unter:

Download des Start-Managers für Access

Nach der automatischen Installation können Sie das Tool über START-PROGRAMME-SMARTTOOLS-ACCESS START-MANAGER aufrufen. Im nachfolgenden Dialog gibt es drei Registerkarten, auf denen Sie verschiedene Einstellungen vornehmen und die Datenbanken starten können:

Access-Installationen Auf diese Registerkarte hinterlegen Sie zunächst die Informationen über die auf Ihrem Rechner installierten Access-Versionen. Dazu können Sie eine Kurzbezeichnung wie beispielsweise "Access 2.0"oder "Access 97"eingeben. Danach setzen Sie den Cursor in das Feld PFAD und klicken auf DURCHSUCHEN im Formularkopf. Über eine komfortable Dateiauswahl können Sie dann die gewünschte MSACCESS.EXE lokalisieren.

Datenbank-Zuordnungen Hier halten Sie die Datenbanken und die zu verwendenden Access-Versionen fest. Dazu geben Sie zunächst eine Bezeichnung ein, setzen den Cursor dann ins Feld PFAD und klicken auf die Schaltfläche DURCHSUCHEN im Formularkopf. Über eine komfortable Dateiauswahl können Sie dann die gewünschte Datenbank lokalisieren. Im Kombinationsfeld Version stellen Sie dann noch die zu verwendende Access-Version ein.

Datenbank-Abruf Hier finden Sie schließlich eine Liste der Datenbanken, die Sie über die Registerkarte "Datenbank-Zuordnungen"für den Abruf vorgemerkt haben. Ein Klick auf einen Eintrag in der Liste zeigt darunter den kompletten Pfad und neben der Liste die Größe in KByte und Datum/Zeit des letzten Zugriffs zur Information an. Ein Doppelklick öffnet die entsprechende Datenbank mit der passenden Access-Version.

Nutzen Sie Gruppierungen für mehr Übersicht in Ihren Berichten

Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97

Sie möchten Ihre Daten mit Access nicht nur vollständig, sondern vor allem verständlich und gut strukturiert ausgeben? Ein Bericht ist schnell erstellt, aber optimale Ergebnisse erzielen Sie nur, wenn Sie sich auch Gedanken über die richtige Darstellung machen. Eine Unterteilung in logische Abschnitte hilft Ihnen dabei, auch große Datenmengen übersichtlich zu präsentieren und wichtige Informationen hervorzuheben. In der aktuellen Ausgabe von Access_aktuell finden Sie alle Informationen, um Ihre Berichte mit Hilfe von Gruppierungen in Zukunft noch aussagekräftiger zu gestalten.

Testen Sie jetzt Access_aktuell und Sie erhalten kostenlos die neueste Ausgabe mit Praxistipps rund um übersichtliche Berichte (und vielen weiteren Kniffen und Lösungen) sowie 30 Tage Gratis-Zugriff auf den Online-Service:

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Access-Tabellen für den Ausdruck formatieren

Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97

Um den Inhalt einer Tabelle ansprechend formatiert auszudrucken, muss normalerweise immer ein Bericht angelegt werden. Dieser Aufwand ist aber zum Beispiel für das einfache Vergleichen von Artikellisten viel zu hoch. Hier würde es ausreichen, wenn nur der Text ein wenig größer ausgedruckt werden könnte, um das Vergleichen zu vereinfachen. Die dazu notwendigen Funktionen finden Sie im Menü FORMAT der Datenblattansicht einer Tabelle. Die hier vorgenommenen Einstellungen gelten nicht, wie immer angenommen, nur für die Darstellung am Bildschirm, sondern werden von Access auch beim Ausdruck berücksichtigt. So können Sie beispielsweise über FORMAT-ZEICHEN die zu verwendende Schriftart und deren Schriftgröße einstellen.

Beim Vergleichen von Listen stören zudem vertikale Linien, wie Access sie standardmäßig beim Ausdruck der Datenblattansicht ausgibt. Diese Linien können Sie wie folgt ausblenden:

1. Wählen Sie in der Datenblattansicht das Menü FORMAT-ZELLEN an.
2. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen VERTIKAL im Bereich "Rasterlinien anzeigen".
3. Übernehmen Sie die Änderungen mit einem Klick auf OK.

Beim Ausdruck werden dann nur horizontale Linien ausgegeben. Sollten im Ausdruck Breite der Felder nicht passen, können Sie sie in der Datenblattansicht über die Trennlinien in den Kopfspalten ganz einfach durch Ziehen mit der Maus verändern – auch diese Einstellungen berücksichtigt Access beim Ausdrucken.

Schließlich ist es eventuell noch notwendig, die Spaltenüberschriften für den Ausdruck anzupassen, um anstelle von Feldnamen wie "fldArtNumAlt" Beschreibungen wie "Alte Artikelnummer" zu verwenden. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1. Setzen Sie den Cursor in ein Feld der Spalte, deren Überschrift geändert werden soll.
2. Wählen Sie das Menü FORMAT-SPALTE UMBENENNEN an.
3. Access zeigt die Spaltenüberschrift als Eingabefeld an, in der Sie nun die gewünschte Bezeichnung eingeben und mit der Return-Taste übernehmen.

Excel effektiver einsetzen – Buchen Sie Ihr persönliches Excel-Fitnessprogramm

Heute haben wir eine interessante Meldung aus der Excel-Welt für Sie. Denn der Fachverlag für Computerwissen veranstaltet in diesem Jahr:

Die Excel-Anwendertage vom 14. – 16. Mai in Fulda

Wenn Sie Ihr Excel-Wissen auffrischen oder gezielt vertiefen wollen, dann ist das DIE Gelegenheit: Bei den Excel-Anwendertagen in Fulda erleben Sie 3 Tage lang ein abwechslungsreiches Programm aus 25 Trainings, Workshops und Vorträgen mit 8 hochkarätigen Trainern.

Außerdem gibt es 2 exklusive Abendveranstaltungen und viel Zeit für den intensiven Erfahrungsaustausch mit zahlreichen Excel-Fachleuten – so bekommen Sie auch Ihre ganz individuellen Excel-Fragen beantwortet!

Weitere Infos mit dem kompletten Kursprogramm finden Sie hier:

Mehr Details zu den Excel-Anwendertagen

Spezielle Sonderkonditionen für Sie

Der Clou: Als Leser von "Access-Secrets" bekommen Sie für die Veranstaltung einen Rabatt für 100 Euro. Geben Sie den speziellen Bonus-Code "XLV-AT06" bei der Anmeldung auf der folgenden Internet-Seite ein:

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Über "Access-Secrets"

Der Newsletter "Access-Secrets" wird gesponsert vom "Access-Berater", dem praxisnahen und kompetenten Nachschlagewerk für Ihren erfolgreichen Einsatz von Microsoft Access.

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