Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Access, Ausgabe vom 20. Dezember 2004

Herzlich Willkommen zu Ihren Access-Secrets

Liebe Leserin, lieber Leser,

ja, Sie sind hier richtig: Bei Ihrer neuen Ausgabe von "Access-Secrets". Ab sofort erscheint der Newsletter im neuen Gewand. Wir haben Ihre zahlreichen Anregungen gerne aufgenommen und die Gestaltung umfassend überarbeitet.

Viel Spaß beim Lesen der aktuellen Ausgabe und ein frohes Weihnachtsfest wünscht Ihnen

Ihr Redaktions-Team

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Adobe kündigt Acrobat 7.0 mit erweiterten Teamfunktionen an

Adobe Acrobat, die Software zum Erstellen der verbreiteten PDF-Dateien wird Anfang 2005 in einer neuen Version 7.0 erscheinen. Die wichtigsten Neuerungen:

• Mit dem Acrobat Reader 7.0 (kostenloser Download ab Mitte Dezember bei Adobe möglich) lassen sich PDF-Dateien in Zukunft nicht nur anzeigen, sondern es stehen auch Kommentarwerkzeuge zum Einfügen von Anmerkungen zur Verfügung.
• Beim Erstellen von PDF-Dateien können Sie in Zukunft Informationen aus mehreren Quellen (zum Beispiel eine Excel-Tabelle, ein Word-Dokument und eine Zeichnung) zusammenfügen.
• Die Erstellung von interaktiven Formularen zum Ausfüllen am Bildschirm wird noch einmal deutlich vereinfacht.

Adobe Acrobat wird in den Versionen Standard und Professionell für 410 EUR bzw. 660 EUR kosten. Upgrades von einer alten Version kosten 135 EUR bzw. 225 EUR.

Bilder in Access-Datenbanken ohne OLE verwalten

Versionen: Access 97, 2000, 2002/XP und 2003

Der Einsatz von OLE-Feldern für die Verwaltung von Bildern führt dazu, dass die Datenbanken nach kurzer Zeit eine Groesse erreicht haben, die oftmals im 100 MB-Bereich liegt.

Grund dafür ist ein mit der Speicherung in OLE-Feldern verbundener Overhead, der unter anderem dafür notwendig ist, das Bild in der Ursprungsanwendung bearbeiten zu können. Außerdem wird bei einigen Grafikformaten für deren Anzeige in einem Formular zusätzlich eine Bitmap (DIB, BMP) gespeichert. In Diskussionen um Pro und Kontra der OLE-Speicherung ist der nachvollziehbare Hauptgrund für eine OLE-Speicherung, dass es möglich sein muss, die Datenbank inklusive aller Bilder weitergeben zu können.

Wo diese Anforderung nicht zu erfüllen ist, Bilder also ausschließlich auf der lokalen Festplatte gespeichert sind, kann getrost auf OLE-Felder verzichtet und die Anzeige der Bilder in einer Kombination aus Pfad-Speicherung, Bild-Steuerelement und VBA-Routine erfolgen. Wie das im Einzelnen umzusetzen ist, erklärt eine Techinfo, die Sie unter der folgenden Adresse finden:

http://support.microsoft.com/ default.aspx ?scid=kb;de;509212

Keine Probleme durch neue Objektnamen in Access

Versionen: Access 2000, 2002/XP und 2003

Eine Access-Datenbank besteht häufig aus einer Fülle von Tabellen, Abfragen, Formularen, Berichten und Modulen, die alle in irgendeiner Art miteinander verknüpft sind. Selbst eine auf den ersten Blick kleine Änderung kann daher schwere Auswirkungen haben und im Extremfall zu Fehlermeldungen und Datenverlusten führen. Ein einfaches Beispiel: Sie entschließen sich, ein neues Feld für die Speicherung des Europreises in Ihren Artikel-Stammdaten anzulegen. Das bisherige Feld "Einzelpreis" soll außerdem zur besseren Unterscheidung in "EinzelpreisDM" umbenannt werden. Nehmen Sie diese Änderung vor und zeigen dann das zugehörige Formular an, erscheint in dem Textfeld, in dem bisher der Einzelpreis zu sehen war die Meldung "#Name?", denn die Verbindung zwischen Steuerelement und Tabellenfeld ist verloren gegangen. Auch Abfragen und Berichte, die auf der Stammdaten-Tabelle basieren und das Einzelpreis-Feld verwenden, werden nicht mehr funktionieren, weil Access bisher keine automatische Anpassung vorgenommen hat.

Ab Access 2000 steht Ihnen nun eine neue Funktion zur Verfügung, die dieses Problem behebt. Die "Objeknamen-Autokorrektur" kann Namensänderungen automatisch erkennen und die davon betroffenen abhängigen Objekte anpassen. Um diese Möglichkeiten optimal zu nutzen, müssen Sie allerdings einige wichtige Tipps beachten:

Grundsätzlich ist die Objektnamen-Autokorrektur bei jeder Datenbank aktiviert, die Sie in Access 2000 anlegen. Zur Überprüfung oder Änderung der aktuellen Einstellungen wählen Sie das Menü EXTRAS-OPTIONEN an und wechseln auf die Registerkarte "Allgemein". Unter "Objektnamen-Autokorrektur" werden die Optionen INFORMATIONEN AUFZEICHNEN und AUSFÜHREN aktiviert sein. Die erste Option sorgt dafür, dass Access alle notwendigen Informationen speichern, um Namensänderungen erkennen zu können. Nur wenn zusätzlich die Option AUSFÜHREN eingeschaltet ist, führt Access allerdings auch die notwendigen Anpassungen aus. Sollten Sie sich für den Einsatz der Objektnamen-Autokorrektur entscheiden, ist in jedem Fall das Einschalten der Option ÄNDERUNGEN PROTOKOLLIEREN empfehlenswert. Access legt daraufhin eine Tabelle mit dem Namen "Objektnamen-Autokorrektur-Protokoll" an, in der jede automatisch ausgeführte Änderung genau aufgeführt ist.

Bedenken Sie die Einschränkungen der Autokorrektur: Namensänderungen in Tabellen, Formularen, Abfragen und Berichten werden automatisch erkannt und durchgeführt, aber VBA-Module bleiben unberücksichtigt. Hier müssen Sie die Änderungen nach wie vor manuell vornehmen. Die Autokorrektur lässt sich außerdem nicht in replizierten Datenbanken, Access-Projekten und verknüpften Tabellen einsetzen.

Problematisch wird es auch bei Formularen und Berichten, bei denen Sie als Datenherkunft ein SQL-Statement angegeben haben. Die Autokorrektur passt das Statement entsprechend an, lässt die Steuerelemente aber unberücksichtigt. Behelfen Sie sich mit einem Trick: Sichern Sie das SQL-Statement als Auswahlabfrage und verwenden Sie diese dann als Datenherkunft für das Formular oder den Bericht. Die Autokorrektur kann Änderungen dann zunächst in der Abfrage und anschließend im Formular ausführen.

Zum effektiven Einsatz der Autokorrektur sollte man die grundsätzliche Funktionsweise kennen, denn in einigen Fällen bleibt eine Namensänderung aus auf den ersten Blick unerfindlichen Gründen ohne Folgen. Tatsächlich kann Access eine Autokorrektur nur dann ausführen, wenn vorher für alle beteiligten Objekte eine so genannte "Name Map" angelegt wurde. Nur wenn eine solche Name Map existiert, kann Access Nameänderungen erkennen und Ihre Datenbank entsprechend anpassen. Der wichtige Punkt dabei: Eine Name Map existiert nur dann, wenn die Option INFORMATIONEN AUFZEICHNEN zu dem Zeitpunkt aktiviert war, zu dem das Objekt erstellt wurde. Hatten Sie die Objektnamen-Autokorrektur also zwischenzeitlich deaktiviert und in dieser Zeit neue Tabellen, Abfragen usw. angelegt, werden Änderungen in diesen Objekten nicht berücksichtigt. Eine Name Map fehlt ebenfalls in konvertierten Datenbanken sowie für importierte Objekte.

Es gibt allerdings einen kleinen Trick, mit dem Sie auch nachträglich eine Name Map für Objekte anlegen können:

1. Wählen Sie das Menü EXTRAS-OPTIONEN an, wechseln Sie auf die Registerkarte "Allgemein" und aktivieren Sie gegebenenfalls das Kontrollkästchen INFORMATIONEN AUFZEICHNEN.
2. Öffnen Sie das gewünschte Objekt im Entwurfsmodus und sichern Sie es mit einem Mausklick auf das Diskettensymbol.
3. Nachdem Sie das Objekt geschlossen haben, ist eine Name Map angelegt und Access erkennt Namensänderungen in Zukunft automatisch.
4. Wiederholen Sie den Vorgang für jedes weitere Objekt, für das noch keine Name Map existiert.

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