Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Access, Ausgabe vom 31. Januar 2005

Herzlich Willkommen zu Ihren Access-Secrets

Liebe Leserin, lieber Leser,

der neue SQL Server 2005 betrifft auch Sie als Access-Anwender in vielerlei Hinsicht. So ist der SQL Server von Microsoft immer noch erste Wahl, wenn Access-Datenbanken als echte Client-Server-Lösung realisiert werden sollen. Außerdem ist Access das am häufigsten verwendete Front-End, wenn es um die Eingabe und Auswertung von SQL Server Daten geht.

Microsoft hat vor kurzem einen einstündigen deutschsprachigen Webcast veranstaltet, in dem Sie die wichtigsten neuen Funktionen des SQL Server 2005 kennen lernen können:

TechNet Webcast: Der neue SQL Server 2005

Ihr

Thomas Tai

Chefredakteur

Access-Berater

Access-Aktuell

Front-End-Datenbanken in Access automatisch schließen

Versionen: Access 97, 2000, 2002/XP und 2003

Das Tool "Inactive Shut Down Control" ist eine interessante Access-Erweiterung, mit deren Hilfe Sie eine Access-Datenbank automatisch schließen können, wenn eine gewisse Zeit keine Eingabe erfolgt ist. Das ist vor allem in Mehrbenutzerumgebungen mit Front-End/Back-End-Lösungen eine wichtige Funktion, da jede Verbindung zum Back-End die Performance negativ beeinflusst und unnötige Verbindungen andere Anwender in der Arbeitung mit der Datenbank beeinträchtigen.

Sie finden das Archiv mit dem Setup der Beispieldatenbank, die die notwendigen Objekte für den Einbau in Ihre Datenbanken enthält, unter der folgenden Adresse:

Download von Inactive Shut Down Control

Entpacken Sie den Inhalt nach dem Download zunächst in einem beliebigen Verzeichnis auf Ihrer Festplatte, starten Sie die SETUP.EXE per Doppelklick und folgen Sie den weiteren Anweisungen des Installationsprogramms. Nach Abschluss des Setups können Sie über START-PROGRAMME-INACTIVE SHUT DOWN CONTROL Beispieldatenbanken für die verschiedenen Access-Versionen aufrufen. Die Beispieldatenbanken demonstrieren die Lösung und enthalten gleichzeitig alle für den Einbau in Ihre Datenbanken notwendigen Objekte. Details dazu verrät die ReadMe.txt, die Sie ebenfalls über START-PROGRAMME-INACTIVE SHUT DOWN CONTROL abrufen können.

Fertige VBA-Funktionen zur Steuerung der Zwischenablage

Versionen: Access 97, 2000, 2002/XP und 2003

Selbst in Access 2003 gibt es noch keine VBA-Funktionen für den Zugriff auf die Zwischenablage. Dabei wären gerade die bei Datenbank-Anwendungen, aus denen Informationen in andere Anwendungen übernommen werden sollen, besonders hilfreich und zeitsparend. Mit Hilfe einiger API-Funktionen können Sie den Zugriff auf die Zwischenablage "nachrüsten".

In der aktuellesten Ausgabe des Access-Beraters, die diese Woche erscheint, haben wir für Sie fertige Funktionen vorbereitet, die Sie sehr flexibel zur Erweiterung Ihrer Datenbanken mit Zwischenablagezugriff einsetzen können. Darüber hinaus finden Sie in dieser VBA-Bibliothek zwei Funktionen, mit denen Sie Bildschirmfotos von Formularen und Berichten oder vom Access-Fenster in der Zwischenablage ablegen können, um diese beispielsweise in Dokumentationen direkt einzufügen.

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Access-Tabellen komfortabel abgleichen

Versionen: Access 97, 2000, 2002/XP und 2003

Wenn Sie aus Versehen mit zwei Versionen derselben Datenbanken gearbeitet haben oder das aus praktischen Gründen notwendig war (eine Datenbank in der Firma, eine beim Außendienstmitarbeiter ...), stehen Sie vor dem Problem, dass Sie die neuen Datensätze möglichst einfach ermitteln müssen. Zum Beispiel: Sie möchten Änderungen die beiden Tabellen "Kunden" (Alt) in der 1. Version und "Kunden" (Neu) in der 2. Version vergleichen und die neu hinzugekommenen Adressen aus "Kunden/Neu" in "Kunden/Alt" übertragen. Die folgende Technik hilft weiter:

1. Benennen Sie die Ursprungstabelle (hier "Kunden") in der 1. Kopie der Datenbank in "Kunden/Alt" um.
2. Importieren Sie die Tabelle mit den neuen Datensätzen (hier ebenfalls "Kunden") über DATEI-EXTERNE DATEN-IMPORTIEREN aus der 2. Version der Datenbank in die 1. Version und benennen Sie sie um in "Kunden/Neu".
3. Erstellen Sie eine neue Abfrage "Tabellen abgleichen", in der Sie als erstes die Tabelle mit den neuen Datensätzen (hier "Kunden/Neu") und als dann die Ursprungstabelle (hier "Kunden/Alt") zugrunde legen. Verknüpfen Sie die Tabellen über ihren Primärschlüssel (zum Beispiel die Kundennummer).
4. Doppelklicken Sie auf die Verknüpfungslinie zwischen den Feldern und stellen Sie die Option "2: Beinhaltet ALLE Datensätze aus 'Kunden/Neu' und nur die Datensätze aus 'Kunden/Alt', bei denen die Inhalte der verknüpften Felder beider Tabellen gleich sind." ein.
5. Fügen Sie das Sternchen (*) aus der 1. Tabelle (hier "Kunden/Neu") und das Primärschlüsselfeld aus der 2. Tabelle (hier "Kunden-Code" aus "Kunden/Alt") dem Abfrageentwurf hinzu, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Anzeigen" für das Primärschlüsselfeld (hier "Kunden-Code") und geben Sie als Kriterium "Ist Null" ein. Bei der Selektion der Datensätze berücksichtigt Access dann nur die Datensätze aus der 1. Tabelle, für die es in der 2. Tabelle keine Entsprechung gibt, deren Primärschlüsselfeld also "Null" ist.
6. Wenn Sie die Abfrage ausführen lassen, werden genau die Datensätze aufgelistet, die noch nicht in der Tabelle "Kunden/Alt" vorhanden sind.
7. Um die Datensätze in die Ursprungstabelle zu übertragen, erstellen Sie am besten eine separate Anfüge-Abfrage – Access verweigert teilweise das Anfügen von Datensätzen zu einer Tabelle, die selbst direkt einer Abfrage zugrunde liegt – auch der Umweg über BEARBEITEN-KOPIEREN und BEARBEITEN-AM ENDE ANFÜGEN ist dann nicht möglich. Benennen Sie diese Anfüge-Abfrage "Abgleich anfügen", legen Sie die oben erstellte Abfrage zugrunde, geben Sie als Zieltabelle die ursprüngliche Tabelle (hier "Kunden/Alt") an und lassen Sie die Abfrage ausführen.

Abschließend können Sie die importierte Tabelle (hier "Kunden/Neu") und die verwendeten Abfragen löschen und die Ursprungstabelle wieder umbenennen (hier "Kunden/Alt" in "Kunden").

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