Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Word, Ausgabe vom 7. Februar 2006

Editorial

Liebe Leserin, lieber Leser,

von Excel-Tabellen in Verbindung mit Word-Dokumenten sind Sie es gewohnt, dass veränderte Tabellenwerte automatisch im Text übernommen werden. Aber wussten Sie, dass Sie auch eine Verbindung zwischen Word-Tabellen und einem Word-Text herstellen können? Nutzen Sie dazu einfach eine Ref-Feldfunktion. Mehr dazu erfahren Sie jetzt!

Viel Spaß beim Lesen dieser Ausgabe wünscht Ihnen

Petra B. Körber

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Grafiken jetzt so einfach wie Text ausblenden

Versionen: Word 97, 2000, 2002 und 2003

Ausgeblendeten Text können Sie verwenden, um zum Beispiel Anmerkungen, Hinweise oder Korrekturvermerke schnell und einfach verstecken und wieder anzeigen zu lassen. Eine solche Funktion würde man sich auch für grafische Elemente wünschen, um zum Beispiel kleine Zeichnungen nicht für jedermann sichtbar zu machen. Word bietet aber kein entsprechendes Formatierungsmerkmal an.

Ein kleiner Trick hilft hier weiter. Grafische Elemente übernehmen nämlich Formatierungen aus dem Absatz, mit dem sie verankert sind. Der Trick besteht also einfach darin, einen Absatz als "ausgeblendet" zu formatieren und die grafischen Elemente in diesem Absatz zu verankern:

1. Geben Sie zunächst den auszublendenden Text wie gewohnt ein.
2. Blenden Sie die Sonderzeichen über das entsprechende Symbol in der Standard-Symbolleiste ein. Markieren Sie dann den Absatz einschließlich des Absatzendezeichens.
3. Wählen Sie das Menü "Format-Zeichen", aktivieren Sie die Option "Ausgeblendet" und übernehmen Sie die Änderungen mit einem Klick auf "Ok". Sollte der Absatz nun nicht im Dokument angezeigt werden, wählen Sie das Menü "Extras-Optionen" und aktivieren Sie die Option "Ausgeblendeten Text" auf der Registerkarte "Ansicht".
4. Markieren Sie das erste Zeichen oder das erste Wort des Absatzes, aktivieren Sie die gewünschte Zeichenfunktion – zum Beispiel das Linienwerkzeug – und ziehen Sie die gewünschte Trennlinie über oder unter den Absatz.

Wenn Sie nun die Sonderzeichen ausblenden, wird auch die Linie mit dem ausgeblendeten Text versteckt.

Sollte das nicht der Fall sein, stimmt die Verbindung zum Absatzendezeichen nicht. Klicken Sie dann erneut auf das Symbol zum Einblenden der Sonderzeichen, sodass der Anker der Linie links am Seitenrand zu sehen ist. Ziehen Sie den Anker dann ein wenig herunter, damit die Verbindung zum richtigen Absatzendezeichen hergestellt wird.

Holen Sie einen stets aktuellen Tabellenwert in Ihren Fließtext

Versionen: Word 97, 2000, 2002 und 2003

Problem: Angenommen, Sie haben ein Word-Dokument mit Word-eigenen Tabellen angelegt, zum Beispiel um den Energieverbrauch zu ermitteln und an alle Mieter weiterzugeben. Im Text gibt es dabei einige Passagen, die sich auf einzelne Tabellenzellen beziehen. Nun passiert es immer wieder, dass sich der Inhalt der Tabellen nachträglich ändert. Das hat zur Folge, dass Sie alle Textstellen, in denen Sie auf einen Zelleninhalt verweisen, nachträglich manuell korrigieren müssen.

Hintergrund: Zwischen dem Inhalt der Tabellenzellen und dem Text außerhalb der Tabelle bestehen leider im Moment keinerlei "Beziehungen". Auch wenn die Texte identisch sind, handelt es sich für Word um zwei völlig unterschiedliche Texte. Deshalb sind Änderungen immer doppelt durchzuführen.

Lösung: Nutzen Sie bei Verweisen auf den Inhalt der Tabellen die Ref-Feldfunktion. Dann müssen Sie künftig nur noch den Inhalt der Tabelle ändern, der Verweis im Text wird auf Tastendruck automatisch aktualisiert. Und so geht's:

1. Im ersten Schritt müssen Sie dem Text der Tabellenzelle, auf die Sie in Ihrem Text verweisen möchten, eine Textmarke zuweisen. Da die Textmarke nur den Text, nicht jedoch das Zellenende-Zeichen beinhalten darf, schalten Sie zuerst über die Tastenkombination "Strg+Umschalt+*" die Anzeige der nichtdruckbaren Zeichen ein.
2. Markieren Sie jetzt den Zelleninhalt. Dabei darf das Zellenende-Zeichen nicht markiert sein. Beachten Sie: Wenn Sie bei der Zuweisung der Textmarke die komplette Zelle einschließlich des Zellenende-Zeichens markieren, erscheint bei der Feldfunktion später eine einzelne Zelle mit Inhalt anstelle des reinen Zelleninhalts.
3. Rufen Sie nun das Menü "Einfügen-Textmarke" auf. Geben Sie in dem Textfeld "Textmarkenname" (Word 2003/2002) bzw. "Name der Textmarke" (Word 2000/97) einen eindeutigen Namen ein. Beachten Sie: Jeder auf diese Weise gekennzeichnete Zelleninhalt muss einen eigenen Namen erhalten.
4. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf die Schaltfläche "Hinzufügen".

Nun kehren Sie zu Ihrer Tabelle zurück.

1. Um im Text auf den Inhalt zu verweisen, rufen Sie das Menü "Einfügen-Feld" auf. Wählen Sie in dem Dialogfenster bei "Kategorie" die Auswahl "Alle" und bei "Feldnamen" den Eintrag "Ref".
2. Word 2003/2002: Klicken Sie nun in dem nebenstehenden Listenfeld die soeben definierte Textmarke an und bestätigen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf "Ok".
3. Word 2000/97: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Optionen". Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster "Optionen für Felder", in dem Sie auf die Registerkarte "Textmarken" wechseln. Markieren Sie nun in dem nebenstehenden Listenfeld die soeben definierte Textmarke und klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen". Bestätigen Sie das Dialogfenster "Optionen für Felder" und das Dialogfenster "Feld" mit einem Klick auf "Ok".
4. Word fügt daraufhin an der aktuellen Cursorposition eine Feldfunktion mit einem Verweis auf den Zelleninhalt ein. Sollten Sie anstelle des Zelleninhaltes die Feldfunktions-Formel in der Form {REF Textmarkenname} angezeigt bekommen, drücken Sie die Tastenkombination "Alt+F9".

Wenn Sie ab sofort den Zelleninhalt ändern, können Sie mit zwei Tastenkombinationen den kompletten Text aktualisieren: Drücken Sie zuerst Strg+A, um das komplette Dokument zu markieren. Anschließend drücken Sie F9, um alle Feldfunktionen in Ihrem Dokument auf den neuesten Stand zu bringen.

Mehr Infos zu diesem Thema finden Sie hier:

http://www.computerwissen.de/ ?wwb_5229

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