Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Outlook, Ausgabe vom 8. August 2005

Updates um jeden Preis?

Liebe Leserin, lieber Leser,

wir bekommen in der Redaktion von "Outlook optimal nutzen!" sehr viele Anfragen von Lesern, die immer noch mit Outlook 97 oder Outlook 98 arbeiten.

Ich will vorausschicken, dass wir KEINE Anhänger von "Updaten um jeden Preis" sind, denn man sollte immer genau entscheiden, ob sich das lohnt.

Aber eine Software, mit der man täglich arbeitet, der man sehr wichtige Daten anvertraut, die zum organisatorischen Mittelpunkt eines Arbeitsplatzes werden kann, mit der man Kontakt über das Internet aufnimmt, sollte auf einem neueren Stand sein:

Outlook 97 war der "erste Versuch" von Microsoft und gehört in den Ordner "Gelöschte Programme".

Outlook 98 ist mit Windows 98 zusammen allenfalls für den privaten Gebrauch. Die Verbesserungen in Sachen "Sicherheit" sind für diese Kombination noch nicht angekommen.

Erst ab Version 2000 kann man Outlook als eine stabile und sehr brauchbare Umgebung bezeichnen, die allerdings demnächst nicht mehr konsequent weiter gepflegt werden wird.

Alles, was nach danach kommt (Version XP und 2003), ist mehr oder weniger "nice to have".

Es sei denn, Sie werden von Spam überschwemmt. Dann Outlook 2003 ist eine hervorragende Wahl, denn der Spam-Filter wurde in diesen Tagen noch einmal verfeinert. Hier können Sie ihn herunterladen:

Neuer Spam-Filter für Outlook 2003

Die Redaktion verabschiedet sich bis zum 21.8. in Urlaub, doch natürlich werden Sie weiter mit Ihrem Newsletter versorgt!

Eine sehr gute Zeit wünscht Ihnen

Herzlichst

Michael Freihof

Chefredakteur

"Outlook optimal nutzen!"

In eigener Sache ...

Wir möchten Sie auf folgende Pressemitteilung aufmerksam machen, da der Fachverlag für Computerwissen hier als Sponsor auftritt. Wir freuen uns, wenn Sie diese Meldung weitergeben, wenn Sie selbst nicht zur Zielgruppe gehören :-)

Beim "wir-ab50-award.de" wählt die Zielgruppe selber

Gesucht: Die besten Internet-Angebote für ältere User

Augsburg, 28. Juni 2005. Sie rückt immer mehr ins Blickfeld, die Gruppe der über 50-Jährigen. Doch wie sehen die Online-Angebote aus, die diese umworbene Zielgruppe am besten findet? Was wollen die "Best Agers" finden, wie soll es aufbereitet sein, wohin zieht es sie beim Surfen im Internet als erstes?

Beim jetzt gestarteten Online-Voting für den "wir-ab50-award.de" haben die Adressaten selbst das Wort. Erstmals wählen sie in insgesamt 15 Kategorien die jeweils besten Angebote für die Generation 50plus. Mit der Stimmabgabe können die User nicht nur dazu beitragen, besser auf ihre Bedürfnisse und Wünsche ausgerichtete Websites zu erhalten. Sie erhalten auch ein Willkommens-Paket im Wert von rund 100 Euro und nehmen zudem an einem Gewinnspiel mit attraktiven Sachpreisen im Wert von 25.000 Euro teil.

Nach einer Vorausscheidung bis zum 30. September gehen die Spitzenreiter in die Endrunde, die am 15. November endet. Im Rahmen von sechs Veranstaltungen, zu denen dann auch die Wähler eingeladen sind, werden am Jahresende dann die Awards verliehen.

Klicken Sie hier für weitere Informationen und für die Teilnahme:

http://www.wir-ab50-award.de

Kontaktansicht "nach Ort" funktioniert nicht?

Wenn Sie versuchen, die Kontakte nach Ort gruppieren zu lassen ("Ansicht > Aktuelle Ansicht > Nach Ort"), werden Sie feststellen, dass Microsoft hier für die Gruppierung nicht den Ort, sondern fälschlicherweise das Kriterium Land/Region gewählt hat.

Wenn Sie diesen Fehler beheben wollen, sind dies lediglich ein paar Mausklicks:

1. Öffnen Sie "Ansicht > Aktuelle Ansicht > Aktuelle Ansicht anpassen".
2. Klicken Sie auf "Gruppieren".
3. In der eingeblendeten Liste "Elemente gruppieren nach" ist jedoch der Ort als Kriterium nicht verfügbar, da die Felder in Gruppen eingeteilt sind.
4. Erst, wenn Sie in der unteren Liste "Verfügbare Felder auswählen aus" den Eintrag "Adressfelder" gewählt haben, können Sie im ersten Listenfeld (Elemente gruppieren nach) den Ort auswählen.
5. Wenn Sie die Einstellungen der Reihe nach mit OK bestätigt haben, ist alles wieder in Ordnung!

Übrigens:

In "Outlook optimal nutzen!" haben wir im einem 20-seitigen Beitrag A 501 alles (aber auch alles!) zum so wichtigen Thema "Ansichten" zusammengetragen. Viele Anwender meinen noch, es handle sich bei dieser Funktion um die Gestaltung der Bildschirmansicht.

Weit gefehlt! Es handelt sich auch um Gruppieren und Filtern, die wohl wichtigsten Funktionen bei großen Datenbeständen.

Wenn Sie weniger als 50 Adressen haben, müssen Sie diesen Beitrag vielleicht nicht lesen. Wenn Sie mehr Adressen haben, ganz sicher.

Dafür müssen Sie aber möglicherweise das Werk erst zum Test anfordern!

Testanforderung "Outlook optimal nutzen!"

Die Sache mit der vCard

Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber wenn ich eine E-Mail bekomme, in der mir der Absender wieder mal seine vCard als Anhang sendet (und dabei habe ich sie doch schon 16 Mal ...), dann finde ich das einfach etwas gedankenlos.

Denn sicher ist es am einfachsten, die vCard in die Signatur einzubringen, doch damit sendet man einem Adressaten eben jedes Mal seine vCard. Und das bläht natürlich den Speicherplatz, den die E-Mail beim Ablegen braucht, unnötig auf oder zwingt den Anwender, diese vorher herauszulöschen.

Dabei können Sie das – wenn Sie mit Word als Editor für E-Mails arbeiten –, ganz einfach lösen: Indem Sie einen Textbaustein daraus machen!

1. Legen Sie, so noch nicht geschehen, Ihre eigenen Daten als Kontakt an. Dabei fügen Sie nur die Daten ein, die Sie auch senden wollen!
2. Fügen Sie in eine leere E-Mail über "Einfügen > Element" (bis einschließlich Outlook 2000) oder über die "Büroklammer" (Outlook XP) ein Element ein.
3. Markieren Sie in der nächsten Dialogbox zuerst den Kontakte-Ordner und markieren Sie dann Ihren eigenen Eintrag (den Sie natürlich vorher mit allen Angaben, die Sie weitergeben wollen, angelegt haben!).
4. Fügen Sie den Eintrag als Anlage ein.
5. Markieren Sie ihn.
6. Mit ALT+F3 hinterlegen Sie diesen als AutoText-Eintrag.
7. Vergeben Sie einen Namen.
8. Speichern Sie den AutoText-Eintrag ab.

Ab jetzt fügen Sie einfach die vCard (bei der ersten E-Mail an diesen Empfänger!) so ein: Geben Sie den Namen des AutoText-Eintrags ein und fügen Sie mit F3 (ab Word 2000 auch mit Enter) die vCard in die E-Mail ein.

Zusatznutzen: Sie können nun eine private und eine geschäftliche vCard einfach mit unterschiedlichen AutoText-Namen verwalten!

Wie speichert Outlook einen Kontakt ab?

Wenn Sie in Outlook einen neuen Kontakt anlegen, so wird dieser intern mit einer ID (die Sie nicht beeinflussen können) und dem Inhalt des Feldes "Speichern unter" abgelegt.

Und dieses Feld können Sie beeinflussen, denn unter "Extras > Optionen > Kontaktoptionen" können Sie festlegen, was Outlook in das Feld "Speichern unter" einträgt.

Wenn Sie viele private Adressen ohne Firmenname haben, können Sie die Standardeinstellung durchaus so belassen, wie sie ist. Doch wenn Sie Outlook eher geschäftlich nutzen, sollten Sie einstellen, dass der Name der Firma mit in diesem Feld auftaucht.

Das bedeutet allerdings auch, dass Sie dann den Namen der Firma immer angeben müssen!

Sie brauchen den Menüpunkt "Favoriten" in Outlook nicht?

Dass man Outlook als Browser benutzen kann und was man da alles machen kann, haben wir in "Outlook optimal nutzen!" im Beitrag B 700 beschrieben.

Doch viele Leser benutzen lieber den Internet Explorer oder ihren eigenen Browser. Und die brauchen den Menüpunkt "Favoriten" in Outlook nicht, denn der enthält die Favoriten des Internet Explorers für das Browsen im Outlook-Fenster.

Aber warum entfernen Sie ihn dann nicht?

1. Öffnen Sie in Outlook "Extras > Anpassen".
2. Ziehen Sie mit der Maus den Menüpunkt aus dem Menü und lassen ihn "fallen".
3. Beenden Sie "Extras > Anpassen".

Einfach, nicht wahr?

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Unsere selbst gestellte Aufgabe: Sie in Ihrer Praxis mit Outlook zu begleiten, Sie zu unterstützen mit ausgeklügelten Schritt-für-Schritt-Anleitungen, fundierten Insider-Tipps und komprimiertem Praxiswissen für Ihren täglichen professionellen Einsatz von Outlook und Exchange. Denn Outlook kann Ihnen ganz entscheidend helfen, Ihre tägliche Arbeit effizienter und zielgerichteter zu verrichten.

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