Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Excel, Ausgabe vom 12. April 2005

Herzlich willkommen zu Ihren Excel Secrets!

Liebe Leserin, lieber Leser,

für heute hat Microsoft acht Updates für seine Produkte angekündigt. Eins davon ist ein Sicherheits-Update für Office, mit dem eine "kritische" Sicherheitslücke geschlossen wird.

Auch wenn Sie den automatischen Emfpang von Updates in den Windows-Einstellungen auf Ihrem Computer eingeschaltet haben, müssen Sie dieses Office-Sicherheitsupdate (wie allen anderen Office-Updates) separat auf Ihrem System empfangen. Besonders einfach geht das über dem Microsoft Office-Update-Service. Sie finden diesen Dienst unter der folgenden Internet-Adresse:

http://www.officeupdate.com

Am besten ist es, diese Internet-Seite von Zeit zu Zeit zu besuchen, wenn Sie sich über aktuelle Sicherheitsupdates (und andere Updates) für Ihre Office-Produkte informieren möchten.

Mit freundlichem Gruß

Ihr Martin Althaus, Chefredakteur

Der Excel-Berater

Excel_aktuell

P.S. Die nächste Ausgabe Ihrer Excel-Secrets erscheint am 26.04.05

Automatische Wiedervorlage

Wohl jeder hat sie: Tabellen, die immer mal wieder oder in regelmäßigen Abständen weiterbearbeitet oder ergänzt werden müssen. Und wahrscheinlich hat auch jeder schon mal einen dieser Bearbeitungstermine verpasst.

Was liegt also näher, als die Erinnerung zu automatisieren? In der Kombination von Excel und Outlook gibt es einen sehr komfortablen Weg.

Als Erstes benötigen Sie eine neue Schaltfläche in Ihrer Excel-Symbolleiste. Diese richten Sie wie folgt ein:

1. Aktivieren Sie im Menü "Ansicht" den Befehl "Symbolleisten".
2. Im verzweigenden Menü rufen Sie dann den Befehl "Anpassen" auf.
3. Das führt in eine Dialogbox. In dieser wählen Sie das Register "Befehle".
4. Auf der linken Seite wählen Sie in dieser Box mit einem Mausklick die Kategorie "Extras". Daraufhin werden auf der rechten Seite die in dieser Kategorie verfügbaren Befehle angezeigt.
5. In dieser Liste markieren Sie den Befehl "Microsoft Outlook-Aufgabe erstellen".
6. Ziehen Sie nun mit gedrückt gehaltener linker Maustaste den Befehl "Microsoft Outlook-Aufgabe erstellen" in Ihre Excel-Symbolleiste.
7. An der gewünschten Position lassen Sie die Maustaste los, und sofort erscheint die neue Schaltfläche.
8. Mit der Schaltfläche "Schließen" verlassen Sie dann die Dialogbox zum Anpassen der Symbolleisten.

Ab sofort können Sie mit wenigen Mausklicks die automatisierte Wiedervorlage für Ihre Tabellen aktivieren. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie in Excel die Tabelle, für die Sie die Wiedervorlage einrichten möchten.
2. Klicken Sie die soeben neu erstellte Schaltfläche an.
3. Daraufhin öffnet sich eine Outlook-Aufgabe, die bereits automatisch eine Verknüpfung zu Ihrer geöffneten Excel-Tabelle enthält.
4. Mit der Schaltfläche "Fällig am:" öffnen Sie nun den Kalender und wählen das gewünschte Fälligkeitsdatum aus. Die notwendige Erinnerungs-Option setzt Outlook automatisch auf 8 Uhr des gewählten Tags.
5. Mit der Schaltfläche "Speichern und Schließen" speichern Sie nun noch die neue Aufgabe.

Am festgelegten Fälligkeitsdatum öffnet Outlook automatisch die Aufgabe mit der Datei-Verknüpfung.

Mit einem Doppelklick auf der Datei-Verknüpfung öffnen Sie dann die gewünschte Tabelle und können pünktlich mit der Arbeit loslegen.

Zurück in den Ursprungszustand

Wenn Sie Menüs und Symbolleisten an Ihre persönlichen Anforderungen angepasst haben, kann es kompliziert sein, den vorherigen Zustand wiederherzustellen.

Auch wenn Sie das Gefühl haben, mit den Standardeinstellungen besser zurechtzukommen, müssen Sie die Anpassungen nicht mühevoll Schritt für Schritt rückgängig machen:

1. Aktivieren Sie einfach im Menü "Ansicht" den Befehl "Symbolleisten".
2. Im verzweigenden Menü rufen Sie dann den Befehl "Anpassen" auf.
3. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie dann das Register "Optionen".
4. In dieser Box finden Sie die Schaltfläche "Zurücksetzen"
5. Klicken Sie diese Schaltfläche an.

Damit setzen Sie alle Menüs und Symbolleisten in den Ursprungszustand zurück.

Abfrage zur Aktualisierung externer Bezüge verhindern

Beim Öffnen von Dateien, in denen sich externe Bezüge (also Bezüge auf Zellen in anderen Arbeitsmappen) befinden, fragt Excel nach, ob Sie diese Bezüge aktualisieren möchten oder nicht.

Wenn Sie mit bestimmten Arbeitsmappen, die solche Bezüge enthalten, häufig arbeiten, kann die dauernde Bestätigung der Aktualisierung ziemlich lästig sein. Aber es gibt einen Trick, die Nachfrage abzuschalten:

1. Rufen Sie die Funktion "Extras – Optionen" auf.
2. Wechseln Sie in das Register "Bearbeiten"
3. Schalten Sie das Häkchen vor "Aktualisieren von automatischen Verknüpfungen bestätigen" aus.

Nun aktualisiert Excel beim Öffnen von Dateien mit externen Verknüpfungen diese Verknüpfungen immer automatisch.

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