Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Word, Ausgabe vom 22. März 2005

Editorial

Liebe Leserin, lieber Leser,

manchmal ist die Lösung ganz einfach, wenn man nur den passenden Befehl in Word kennt! Das gilt auch für den heute vorgestellten Tipp, mit dem Sie Bilder in einem Dokument bearbeiten, deren Originale Ihnen nicht vorliegen.

Diese und weitere Praxis-Lösungen lesen Sie in Ihren Word-Secrets.

Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen

Petra B. Körber

Chefredakteurin WORD professionell

Gewusst wie: Das Kürzel für "Quadratmeter" nutzen

Für die technischen Dokumentationen in Ihrem Unternehmen benötigen Sie häufiger das Kürzel für "Quadratmeter"? Dies lässt sich ganz schnell schreiben: Geben Sie "m" ein, halten Sie die Taste AltGr gedrückt und geben Sie jetzt "2" ein. Daraufhin ersetzt Word das Zeichen automatisch durch die Einheit "m²". Dasselbe funktioniert auch für "Kubikmeter" mit AltGr+3.

Eingebettete Bilder nachträglich bequem bearbeiten

Versionen: Word 2000, 2002 und 2003

Ein typisches Problem: Sie haben von einem anderen Anwender ein Dokument mit eingebetteten Produktfotos erhalten. Beim Probedruck stellen Sie nun fest, dass verschiedene Bilder überarbeitet werden müssen – allerdings liegen Ihnen die Originale der Bilddateien nicht vor. Was tun? Eine Möglichkeit besteht darin, alle Produktfotos der Reihe nach zu markieren, in die Zwischenablage zu kopieren, von dort in eine Bildbearbeitungs-Software zu laden, das überarbeitete Foto als Datei zu speichern und in Word neu einzubinden. Ein recht mühsames Unterfangen.

Hier hilft folgender Trick weiter: Mit "Als Webseite speichern" stellt Ihnen Word ab der Version 2000 eine komfortable Lösung zur Verfügung. Diese Funktion konvertiert das aktuelle Dokument in das HTML-Format und exportiert alle Bilder in externe Dateien. Dabei wählt Word eines der Formate GIF, JPG, BMP, PNG usw. unter Berücksichtigung der Auflösung und Farbtiefe der einzelnen Objekte. Die so generierten externen Dateien können Sie dann der Reihe nach mit einer Bildbearbeitungs-Software Ihrer Wahl bearbeiten und anschließend neu in das Dokument einbinden.

Um die Bilder des betreffenden Dokuments in externe Dateien zu exportieren, legen Sie zunächst eine Kopie des Dokuments an, um bei Problemen auf die ursprüngliche Version zurückgreifen zu können. Word selbst ändert zwar nichts am Ausgangsdokument, aber wenn später beim neuerlichen Einbinden der Fotos etwas schief geht, sind Sie auf der sicheren Seite. Öffnen Sie dann die Kopie des Dokuments und gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie das Menü "Datei-Als Webseite speichern" und wählen Sie als Dateityp "Webseite (*.htm, *.html)"
2. Gehen Sie in den Ordner, in dem die HTML-Version gespeichert werden soll, ändern Sie bei Bedarf den vorgegebenen Dateinamen und klicken Sie dann auf "Speichern".
3. Unter Umständen zeigt Word nun einen Hinweis bezüglich in der HTML-Version nicht unterstützter Word-Funktionen an. Klicken Sie hier einfach auf "Weiter" – die Änderungen am Text nimmt Word automatisch vor, außerdem sind in diesem Fall nur die Bilder von Interesse.

Word konvertiert und exportiert das Dokument nun unter dem angegebenen Namen in das HTML-Format. Im gewählten Ordner finden Sie die entsprechende HTML-Seite und einen Unterordner <Dokumentname>-Dateien. Wenn das Dokument beispielsweise "Produktinfos.doc" heißt, gibt es anschließend die HTML-Seite "Produktinfos.htm" und den Ordner "Produktinfos-Dateien". In diesem Ordner finden Sie die gewünschten Bilder als externe GIF-, JPG- und/oder PNG-Dateien, wobei Word die Namen automatisch aus der Bezeichnung "image" und einer fortlaufenden Nummerierung entsprechend der Reihenfolge im Dokument zusammengesetzt hat.

Dokumentverwaltung & Serienbriefe in Perfektion

Wo ist noch mal der Brief an Firma Kettler gespeichert? Wann wurde das Fax an Firma Bosse geschrieben, und wo ist es geblieben? An welchen Verteiler ging der Serienbrief mit der Einladung? Dies sind nur ein paar typische Fragen, die im Arbeitsalltag mit Word auftreten.

Damit Sie nicht jedes Mal eine umfangreiche Suchaktion starten müssen, nutzen Sie doch einfach das Programm "address manager 2005" von combit (ab 99 Euro). Denn das äußerst pfiffige Adressverwaltungsprogramm bietet deutlich mehr als "nur" die Adressverwaltung. Und arbeitet so ganz nebenbei auch perfekt mit Outlook zusammen, damit Sie die Adressen und Termine nicht doppelt pflegen müssen. Eine echte Praxis-Hilfe, die Ihre Arbeit enorm erleichtert.

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