Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Excel, Ausgabe vom 10. Mai 2005

Herzlich willkommen zu Ihren Excel Secrets!

Liebe Leserin, lieber Leser,

jetzt steht Pfingsten vor der Tür und viele von Ihnen werden ein paar Tage wegfahren oder mit der Familie oder Freunden ausspannen. Und dabei machen Sie sich vielleicht auch Gedanken darüber, wie das nächste Pfingstfest ausgestaltet werden soll. Nur wann wird das sein?

Klar, Sie können in einen Kalender gucken – das ist aber für einen echten Excel-Freund (oder eine echte Excel-Freundin) würdelos! Die passende Berechnungsformel muss her, die das Datum des Pfingstfestes direkt berechnen kann – natürlich für beliebige Jahre.

Haben Sie schon mal versucht, das Datum des Pfingstsonntags zu einem gegebenen Jahr mit Excel zu berechnen? Das ist gar nicht so einfach. Wenn die Jahreszahl in Zelle A1 steht, heisst die notwendige Formel:

=DATUM(A1;3;1)+REST((255-11 * REST(A1;19)-21);30) + 21 + (REST((255-11*REST(A1;19)-21);30) + 21>48)+6- REST(A1+GANZZAHL(A1/4)+REST((255- 11 * REST(A1;19)- 21);30) + 21+(REST((255- 11* REST(A1;19)- 21);30)+21>48)+1;7)+49

Die Formel basiert auf der Berechnungsvorschrift, dass das Pfingstfest immer genau sieben Wochen nach dem Osterfest stattfindet. Die Formel oben ist also eigentlich eine Berechnung des Termins des Ostersonntags, zu dem dann 49 Tage (also sieben Wochen) addiert werden. Denken Sie daran, die Zelle, in der Sie die Formel eingeben, als Datumwert zu formatieren und eine Jahreszahl (z.B. 2005) in Zelle A1 einzutragen.

Wenn Sie diese Formel in Ihren Tabellen verwenden möchten, können Sie sie übrigens mit der Maus in dieser Mail markieren, dann mit <Strg><C> kopieren und in Excel direkt mit <Strg><V> in eine Zelle einfügen.

Schöne Pfingsttage wünscht Ihnen

Ihr Martin Althaus

Chefredakteur

Der Excel-Berater

Excel_aktuell

P.S. Die nächste Ausgabe Ihrer Excel-Secrets erscheint am 24.05.2005

Bilder und Grafiken in Kommentare einbinden

Excel gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Tabellen mit Kommentaren zu versehen. Damit können Sie zum Beispiel anderen Anwendern die erforderlichen Eingaben erläutern oder die Funktionsweise einer Formel erklären.

Das eröffnet Ihnen vielseitige Möglichkeiten, um Tabellen und Berechnungen zu dokumentieren.

Zum Einfügen einer Grafik in einen Kommentar gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Erstellen Sie als Erstes in der gewünschten Zelle einen Kommentar.
2. Dann markieren Sie den Kommentar und drücken auf der Umrandung die rechte Maustaste.
3. Im erscheinenden Kontextmenü rufen Sie dann den Befehl "Kommentar formatieren" auf.
4. In dem erscheinenden Dialogfenster aktivieren Register "Farben und Linien".
5. Hier öffnen Sie das Listfeld "Farbe" und aktivieren dort den Befehl "Fülleffekte".
6. Daraufhin wird ein weiteres Dialogfenster geöffnet.
7. Hier aktivieren Sie Register "Grafik".
8. Nach dem Anklicken der Schaltfläche "Grafik auswählen" erscheint ein weiteres Dialogfenster.
9. Legen Sie hier fest, welche Grafik von Ihrer Festplatte verwendet werden soll.
10. Die Auswahl bestätigen Sie mit "OK". Nun schließen Sie die noch offenen Boxen jeweils mit "OK".

Die ausgewählte Grafik wird dann als Hintergrund des Kommentars angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger darauf bewegen.

Standard-Speicherort für Dateien ändern

Sie finden es umständlich, dass Excel Ihnen beim Speichern und Öffnen von Tabellen immer den Ordner "C:\Eigene Dateien" anbietet? Sie müssen dann immer erst umständlich zu Ihrer eigenen Dateistruktur navigieren?

Kein Problem: Mit wenigen Mausklicks richten Sie Excel so ein, dass beim Speichern und Öffnen immer der Ordner angezeigt wird, den Sie möchten. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Aktivieren Sie im Menü "Extras" den Befehl "Optionen".
2. In dem erscheinenden Dialogfenster aktivieren Sie dann das Register "Allgemein".
3. Im unteren Teil des Fensters finden Sie ein Eingabefeld für den "Standardarbeitsordner". Dort tragen Sie den Ordner ein, den Sie beim Öffnen bzw. Speichern angeboten bekommen wollen.

Jetzt bietet Ihnen Excel immer automatisch dieses Ordner beim Speichern von Arbeitsmappen an.

Symbol zum Einfügen von Zeilen einbinden

Wer häufig mit komplexen Tabellen arbeitet, die immer wieder um neue Zeilen erweitert werden müssen, der kennt den umständlichen Weg des Einfügens über Menüs.

In solchen Fällen kann es sehr hilfreich sein, auf einer der Symbolleisten eine Schaltfläche einzurichten, die das Einfügen mit einem einzigen Mausklick ermöglicht. Und das geht so:

1. Rufen Sie mit dem Befehl "Ansicht – Symbolleisten – Anpassen" das Dialogfenster "Anpassen" auf
2. Aktivieren Sie hier das Register "Befehle".
3. Hier finden Sie in der Kategorie "Einfügen" den Befehl "Zeilen".
4. Diesen Befehl klicken Sie mit der Maus an und ziehen ihn mit gedrückt gehaltener linker Maustaste an eine beliebige Position auf einer der Symbolleisten.
5. Dort steht Ihnen die neue Schaltfläche dann zur Verfügung.
6. Die Dialogbox "Anpassen" schließen Sie mit der Schaltfläche "Schließen".

Die Schaltfläche fügt eine oder mehrere Zeilen ein. Ist nur eine Zelle markiert, so wird nur eine Zeile eingefügt. Sind mehrere Zellen markiert, so werden so viele Zeilen eingefügt, wie Zeilen markiert sind.

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