Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Outlook, Ausgabe vom 14. November 2005

Exchange Server ja oder nein?

Liebe Leserin, lieber Leser,

wir werden oft gefragt: "Sollen wir einen Exchange Server anschaffen?" Darauf antworten wir meist mit einem sehr entschiedenen "Kommt drauf an!".

Denn diese Server-Lösung bietet einem Unternehmen zum einen sehr viele zusätzliche Funktionen, die über eine Stand-Alone-Lösung weit hinausgehen:

• Öffentliche Ordner für alle User
• Stellvertreter-Funktionen
• Freigabe der Ordner für andere Personen (Chef/Assistentin)
• Einfacherer Workflow
• ... und vieles anderes mehr

Doch erkauft wird dies zum anderen durch eine Serverplattform, die alles andere als einfach einzurichten und zu administrieren ist. Wenn es also keine Person im Unternehmen gibt, die in dieser Hinsicht über mehr als befriedigende Kenntnisse verfügt: Finger weg!

Eine Alternative ist dann vielleicht das Rundum-Sorglos-Paket, das Sie bei "1&1", "Schlund + Partner" und nun auch bei "vodafone" (siehe unten) bekommen. Dort wird Ihnen Einrichtung und Administration abgenommen und Sie zahlen nur für jedes Postfach eine monatliche Gebühr.

Und wenn Sie dann noch "Outlook optimal nutzen!" im Haus haben, kann nicht mehr sehr viel schief gehen. Denn wie man Outlook in einer Exchange-Umgebung optimal nutzt, finden Sie dort! Denn wir wollen, dass Outlook Ihnen Arbeit abnimmt und nicht zusätzliche Arbeit bereitet.

Ich wünsche Ihnen eine gute Woche!

Herzlichst

Michael Freihof

Chefredakteur

"Outlook optimal nutzen!"

und

"Outlook Knowledge Base"

Optimieren Sie kostenlos Ihren Exchange Server mit dem "Best Practices Analyzer"

Dass der Exchange Server alles andere als einfach zu administrieren ist, ist jedem bekannt, der sich damit beschäftigt. Um so erfreulicher ist es, dass Microsoft jetzt ein kostenloses Tool bereitstellt, mit dem die wichtigsten Einstellungen und Werte wie das Active Directory und die Registrierung untersucht werden.

Nach der Analyse erhalten Sie einen umfangreichen Bericht und Empfehlungen für eine optimale Einstellung.

Hier können Sie das Tool herunterladen:

Download "Best Practices Analyzer"

Die Suchordner von Outlook 2003

Eine der hilfreichsten Neuerungen von Outlook 2003 ist ohne Zweifel die neue Funktion der Suchordner. Doch genau die werden nach unseren Erfahrungen noch viel zu wenig genutzt.

Dabei ist das Arbeiten mit Suchordnern sehr komfortabel: Mit diesen Ordnern können Sie – ohne selbst eingreifen zu müssen – ein- und ausgehende E-Mails organisieren. Was früher mühsam mit Regeln eingerichtet werden musste, können Sie jetzt einfach durch das Anlegen dieser Ordner erreichen:

• Sie können E-Mails von oder an bestimmte Personen zusammentragen lassen.
• Auch E-Mails ab einer bestimmten Größe können Sie in Suchordnern erfassen lassen.
• Sie arbeiten in Projekten? Dann sind E-Mails mit einem bestimmten Wort im Betreff oder im Text durch einen Suchordner schnell zusammengefasst.
• Oder Sie möchten E-Mails zusammen ablegen, die zur Nachverfolgung gekennzeichnet sind.

Es gibt noch zahlreiche weitere Möglichkeiten, doch die Liste zeigt schon, wie variabel Sie diese neuen Ordner handhaben können.

Die Suchordner sind ein wenig versteckt: Wenn Sie im Navigationsbereich der Gruppe E-Mail nach unten scrollen, sehen Sie dort einen (nicht löschbaren) Zweig namens "Suchordner", darunter sehen Sie die standardmäßig eingerichteten Suchordner "Große Nachrichten", "Nachverfolgung" und "Ungelesene Nachrichten".

Als Beispiel nehmen wir an, dass Sie einen Suchordner erstellen wollen, in dem automatisch alle E-Mails zusammengetragen werden, die als wichtig gekennzeichnet sind:

1. Wechseln Sie im Navigationsbereich in die Gruppe "E-Mail".
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag "Suchordner".
3. Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt "Neuer Suchordner".
4. In der folgenden Dialogbox klicken Sie an, dass Sie "Wichtige Nachrichten sammeln" möchten.
5. Im unteren Teil können Sie noch angeben, welche Datendatei (PST-Datei) durchsucht werden soll.

Das ist alles! Mit wenigen Mausklicks haben Sie einen Suchordner, der alle Nachrichten mit der Wichtigkeit "Hoch" sammelt.

Natürlich steckt da noch mehr drin, denn richtig spannend wird es, wenn Sie benutzerdefinierte Suchordner anlegen und wenn Sie die Suchordner in die Favoriten einbinden, um sie mit einem Mausklick öffnen zu können.

Wenn Sie Leser von "Outlook optimal nutzen!" sind, können Sie das im Beitrag S 802 nachlesen, den Sie sich sich auch hier herunterladen können (bitte Username und Passwort angeben):

Beitrag S 802

Wenn Sie noch kein Leser sind, können Sie es hier werden:

Testbestellung "Outlook optimal nutzen!"

Vorschau: Kostenloses Tool für das Wiederherstellen gelöschter Outlook-Elemente

Wir wollen die Leser von "Outlook optimal nutzen!" schon mal vorbereiten: In der nächsten Ausgabe finden Sie ein Tool vor, mit dem Sie gelöschte Outlook-Elemente wiederherstellen können.

Einzige Voraussetzung: Die Daten dürfen noch nicht komprimiert worden sein.

Wenn Sie Leser von "Outlook optimal nutzen!" sind, können Sie das Tool natürlich auch im geschützten Abonnentenbereich von

Outlook optimal

herunterladen!

Welcher DSL-Tarif ist für Sie der günstigste?

Derzeit wird jede Woche ein neuer DSL-Tarif durch das Dorf getrieben. Und jedes Mal scheint der neue Tarif günstiger. Doch ist er das wirklich?

Oft ist es nicht einfach, aus der Kombination zwischen Grundpreis und Tarif das für das eigene Surfverhalten günstigste Angebot auszuwählen. Und oft ist die "Flatrate" nur dann wirklich die bessere Lösung, wenn man ein entsprechendes Volumen benötigt.

Abhilfe schafft der kostenlose "Tarifrechner" von "TelTarif", mit dem Sie den jeweils günstigsten Tarif berechnen lassen können.

DSL-Tarife berechnen

Virtueller Exchange Server nun auch bei vodafone

Auch bei Vodafone gibt es jetzt die Möglichkeit, einen virtuellen Exchange Server zu mieten: Sie greifen mit Outlook über das Internet auf einen Server zu und haben die volle Funktionalität des Exchange Servers, also Besprechungsplanung, Öffentliche Ordner etc.

Was Sie nicht haben: Die Probleme mit der Installation und Wartung des Systems. Dafür müssen Sie jedoch für zwei Postfächer 30 Euro im Monat berappen. Die Preise finden Sie auf dieser Seite:

Preise für ManagedExchange

Die beiden Anbieter "1&1" und "Schlund + Partner" bieten auch einen derartigen Dienst an, der mit 9,99 Euro pro Monat deutlich billiger ist. Auch der freie Platz ist dort um einiges größer.

Hier gilt es, die Leistungen genau gegeneinander abzuwägen! So kann vodafone eine bestehende Web-Präsenz übernehmen, wodurch die E-Mail-Adressen beibehalten werden können.

Angebot Schlund + Partner

Angebot von 1&1

Warum begnügen Sie sich mit 5 %?

Denn wir haben in den "Outlook-Secrets" natürlich nur ein Bruchteil der Informationen, die wir für die Leser von "Outlook optimal nutzen!" in jeder Ausgabe sorgfältig aufbereiten!

Unsere selbst gestellte Aufgabe in diesem Standardwerk:

Sie in Ihrer Praxis mit Outlook zu begleiten, Sie zu unterstützen mit ausgeklügelten Schritt-für-Schritt-Anleitungen, fundierten Insider-Tipps und komprimiertem Praxiswissen für Ihren täglichen professionellen Einsatz von Outlook und Exchange. Denn Outlook kann Ihnen ganz entscheidend helfen, Ihre tägliche Arbeit effizienter und zielgerichteter zu verrichten.

In dieser Ausgabe von Outlook haben wir wieder ein paar Tipps für die Nutzung von Outlook. In der neuesten Ausgabe von "Outlook optimal nutzen!" haben wir 24 Seiten (!!!) "Tipps und Tricks", die nicht umsonst die meist gelesene Rubrik darstellen.

Wenn Sie mehr wissen wollen oder den Berater kostenlos zum Test anfordern möchten: Wir sind einen Mausklick entfernt:

Testanforderung "Outlook optimal nutzen!"

Machen Sie den Test! Sie werden überrascht sein, was Outlook alles kann und was Sie alles mit Outlook machen können. Und wenn etwas mal nicht klappt: Als Bezieher des Praxis-Handbuchs können Sie die kostenlose Hotline nutzen! Ich helfe Ihnen gern weiter.