Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Access, Ausgabe vom 1. September 2005

Herzlich Willkommen zu Ihren Access-Secrets

Liebe Leserin, lieber Leser,

in den letzten Monaten haben Microsoft, Google und verschiedene andere Anbieter kostenlose Tools für die Suche in den Dateien und E-Mails auf Ihrem lokalen Rechner veröffentlicht. Keines der Programme hat allerdings bisher Access-Datenbanken berücksichtigt. Ab sofort steht jetzt eine Erweiterung für Google Desktop Search zur Verfügung, die dieses Problem behebt. Sofern Sie es noch nicht einsetzen, müssen Sie zunächst das kostenlose Google-Tool herunterladen und installieren:

http://desktop.google.de

Die Erweiterung "AccessCrawler" zur Suche in Access-Datenbanken finden Sie unter:

Der kostenlose AccessCrawler

Nach der Installation berücksichtigt Google Desktop Search dann die ersten 1000 Datensätze jeder Tabelle in Access-Datenbanken für seinen internen Index. Der Autor des AccessCrawler hat diese Beschränkung vorgesehen, um den Index bei sehr umfangreichen Datenbanken nicht unkontrolliert wachsen zu lassen. Auf Wunsch können Sie die Standardvorgabe aber über den folgenden Registrykey verändern:

HKLM\ SOFTWARE\ Unixpoet.com\ SpiderAccess\ max_records

Ihr

Thomas Tai

Chefredakteur

Access-Berater

Access-Aktuell

Access-Datenbanken auch im laufenden Betrieb automatisch sichern

Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97

Der Total Visual Agent 2003 bietet optimale Datensicherheit für Access-Datenbanken:

• Automatisches Reparieren, Komprimieren und Sichern von Jet-Datenbanken sowie Access-Data-Projects (ADP-Dateien) nach einem von Ihnen festgelegten Zeitplan. Lassen Sie diese zeitaufwendigen Arbeitsschritte in Zukunft ganz einfach mitten in der Nacht ausführen, ohne dass Sie am Computer sitzen müssen!
• Der Total Visual Agent 2003 sichert Tabellendaten aus laufenden Datenbanken. Er kann daher besonders wichtige Daten häufig zu sichern (zum Beispiel jede Stunde oder sogar alle 10 Minuten), ohne dass ein Anwender die Arbeit unterbrechen muss. Bei Datenbanken, die 24 Stunden lang im Einsatz sind, ist der Total Visual Agent 2003 die einzige Möglichkeit zur zuverlässigen, automatisierten Datensicherung.
• Sicherheitskopien der kompletten Datenbank können automatisch erstellt und auf Wunsch in ZIP-Dateien komprimiert werden.

Ab sofort ist die neue Version 2003 des Total Visual Agent verfügbar, die die Datenbankformate von Access 2003, 2002/XP, 2000, 97, 95 und 2.0 unterstützt. Highlight neben vielen Detailverbesserungen ist der Total Visual Agent Service, mit dessen Hilfe die Sicherung als Windows-Server gestartet werden kann, der auch nach einem automatischen Neustart des Rechners aktiv bleibt.

Weitere Informationen finden Sie unter:

http://www.add-in-world.com/ katalog/ tvagent2003/

Nützliche Kontextmenü-Erweiterungen für Access

Versionen: Access 2003, 2002/XP und 2000

Die Access-Spezialisten von Trigeminal stellen zwei kostenlose COM-Add-Ins zur Verfügung, mit deren Hilfe Sie die Kontextmenüs von Access für den bequemeren Aufruf nützlicher Funktionen erweitern können. Microsoft hatte zum Beispiel mit Access 2000 eine InPlace-Bearbeitung für Unterformulare und Unterberichte eingeführt, die allerdings bei Entwicklern wenig beliebt ist, da sie nur für sehr große Unterformulare/Unterberichte sinnvoll einzusetzen ist. Bei kleineren Unterformularen/Unterberichten sind nur graue Balken sichtbar, und die zu ändernden Elemente müssen mühsam ins Bild gescrollt werden.

Der "TSI SubForminator" erweitert das Kontextmenü im Formular-/Berichtsentwurf um einen Eintrag TSI SUBFORMINATOR!, über den Sie ein Unterformular/einen Unterbericht zur Bearbeitung direkt in einem eigenen Fenster öffnen können. Sie finden das Archiv des Tools unter der folgenden Adresse:

Download des TSI SubForminator

Entpacken Sie den Inhalt nach dem Download zunächst in ein beliebiges Verzeichnis auf Ihrer Festplatte. Von dort aus muss das COM-Add-In im nächsten Schritt beim System registriert werden:

1. Wählen Sie das Menü START-AUSFÜHREN an.
2. Geben Sie die folgende Anweisung ein: regsvr32 C:\<Ziel>\TsiSubforminator.dll
3. "C:\<Ziel>" ersetzen Sie dabei durch den Pfad des Verzeichnisses, in das Sie das Archiv entpackt haben.
4. Drücken Sie die Return-Taste oder klicken Sie auf OK.

Ab dem nächsten Start von Access können Sie im Formular-/Berichtsentwurf mit der rechten Maustaste auf ein Unterformular/einen Unterbericht klicken und über den Eintrag TSI SUBFORMINATOR! in einem eigenen Fenster bearbeiten.

Ebenfalls ab Access 2000 vermissen Entwickler den Aufruf des Ausdruck-Editors über das Kontextmenü in Modulen – es ist von Microsoft kommentarlos gestrichen worden. Mit dem COM-Add-In "TSI Xpressions" können Sie es wiederbeleben. Nach der Installation finden Sie im Kontextmenü von Modulen den Eintrag TSI XPRESSION, über den der Ausdruck-Editor wie gewohnt abgerufen werden kann.

Sie finden das Archiv des Tools unter der folgenden Adresse:

Download von TSI Xpressions

Entpacken Sie den Inhalt nach dem Download zunächst in ein beliebiges Verzeichnis auf Ihrer Festplatte. Von dort aus muss das COM-Add-In "TsiXpr90.dll" dann wie oben erläutert beim System registriert werden.

So erstellen Sie eine selbst lernende Datenbank

Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97

Haben Sie schon immer nach einer Software gesucht, die automatisch die richtigen Eingaben für Sie vornimmt? Wir zeigen Ihnen in der aktuellen Ausgabe von Access_aktuell, wie Sie eine Access-Datenbank erstellen, die genau das leistet. Mit wenig Aufwand können Sie diese Technik in Ihren eigenen Datenbanken einsetzen und so in Zukunft nicht nur Zeit sparen, sondern auch andere Anwender verblüffen. Ein weiterer Vorteil: Sie verhindern Eingabefehler wie vertauschte Anredecodes, die bei Werbeschreiben bestenfalls peinlich, schlimmstenfalls geschäftsschädigend sein können.

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Access-Daten einfacher ändern

Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97

In einigen Anwendungen müssen Sie dasselbe Feld in allen Datensätzen eines Formulars ändern. Nach jeder Änderung greifen Sie zur Maus, klicken in die Navigationsschaltflächen, aktivieren das gewünschte Feld und nehmen die nächste Änderung vor. Einfacher geht es wie folgt:

1. Nehmen Sie die Änderungen im betreffenden Feld vor und lassen Sie den Cursor einfach hinter dem letzten Zeichen stehen.
2. Drücken Sie dann Strg+Bild oben.
3. Access wechselt daraufhin zum nächsten Datensatz, behält aber das aktuelle Feld als aktives Feld bei. Sie können also sofort mit der nächsten Änderung fortfahren, ohne die Maus benutzen zu müssen. Mit Strg+Bild unten funktioniert das Ganze auch rückwärts.

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