Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Access, Ausgabe vom 17. Januar 2005

Herzlich Willkommen zu Ihren Access-Secrets

Liebe Leserin, lieber Leser,

große Ereignisse werfen ihre Schatten voraus: Die aus Access 2000, 2002/XP und 2003 bekannte kostenlose "kleine" Version des Microsoft SQL Server wird in Kürze aktualisiert. Unter dem Namen "SQL Server 2005 Express" wird eine etwas abgespeckte Version des brandneuen SQL-Server 2005 zur kostenlosen Weitergabe zur Verfügung stehen. Nutzen Sie die Preview-Version, um sich bereits jetzt mit der neuen Technologie zu beschäftigen:

SQL Server 2005 Express als kostenlose Preview-Version

Außerdem wird eine Preview Version des ebenfalls kostenlosen SQL Server 2005 Express Manager angeboten. Dabei handelt es sich um eine komfortable Oberfläche zur Pflege, Abfrage und Administration von SQL Server 2005 Express-Datenbanken:

Preview zum SQL Server 2005 Express Manager

Ihr

Thomas Tai

Chefredakteur

Access-Berater

Access-Aktuell

Der kostenlose Start-Manager für Access

Versionen: Access 97, 2000, 2002/XP und 2003

Viele Entwickler nutzen mehrere Versionen von Access parallel auf einem Rechner. Beim Doppelklick auf eine MDB-Datei im Explorer entscheidet dann der Zufall, ob die Datenbank mit der richtigen Version geöffnet wird oder ob Sie sich mit einem ungewollten Konvertieren-Dialog oder einer Fehlermeldung "Unbekanntes Datenbank-Format ..." konfrontiert sehen.

Der kostenlose Start-Manager schafft Abhilfe: Über eine komfortable, zentrale Datenbank können Sie in Zukunft alle lokalen und gegebenenfalls im Netzwerk verteilten Access-Datenbanken per Mausklick automatisch mit der passenden Access-Version öffnen:

http://www.add-in-world.com/ katalog/ ac-startmanager/

Automatische Parameterabfrage für Berichte

Versionen: Access 97, 2000, 2002/XP und 2003

Vielen Berichten liegen Parameterabfragen zugrunde, damit die für die Auswertung gewünschten Datensätze abhängig von variablen Kriterien selektiert werden können. Beim Öffnen dieser Berichte zeigt Access mehrere Male hintereinander Dialoge zur Abfrage der Parameter an. Das ist nicht nur umständlich, sondern auch fehlerträchtig, da der geforderte Datentyp für die jeweilige Parametereingabe nicht ersichtlich ist. Sie können das Problem durch ein Formular lösen, das die Parameter entgegennimmt, aber möchten Sie zu jedem Bericht zusätzlich ein Formular gestalten?

In der neuesten Ausgabe des Informationsdienstes Access_aktuell finden Sie die perfekte Lösung: Ein einziger Funktionsaufruf genügt und ein übersichtliches Formular für die Parameterabfrage wird voll automatisch generiert. Bei der Ausgabe eines Berichtes können Sie also alle notwendigen Parameterwerte in einem einzigen Dialog entgegen nehmen, der dynamisch erzeugt wird und nicht für jede Abfrage von Ihnen angelegt werden muss.

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Funktionen der Back-End-Datenbank nutzen

Versionen: Access 97, 2000, 2002/XP und 2003

Wenn Sie Datenbanken auf Front-End und Back-End aufteilen, bietet es sich an, immer wieder benötigte Funktionen zentral in der Back-End-Datenbank abzulegen. Damit Sie sie dann allerdings aus verschiedenen Front-End-Anwendungen darauf zugreifen können, müssen Sie einen kleinen Trick kennen.

Funktionen haben genau wie Variablen nur in der Datenbank Gültigkeit, in der sie definiert beziehungsweise deklariert sind. Um aus dem Front-End heraus auf die Funktionen und Variablen des Back-Ends zuzugreifen, setzen Sie einen Verweis auf das Back-End. Dadurch haben die Funktionen und Variablen auch Gültigkeit in der Datenbank, in der der Verweis gesetzt wird. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie im Front-End ein beliebiges Modul im Entwurfsmodus oder drücken Sie Alt+F11, um die VBA-Entwicklungsumgebung zu öffnen.
2. Wählen Sie das Menü EXTRAS-VERWEISE an.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche DURCHSUCHEN.
4. Im nachfolgenden Dateiauswahl-Dialog markieren Sie in der Liste DATEITYP den Eintrag "Microsoft Access Datenbanken", lokalisieren dann das Back-End, markieren die Datei und klicken auf OK.
5. Klicken Sie nochmals auf OK, um die Einbindung abzuschließen.
6. Wiederholen Sie diese Schritte in allen Front-End-Datenbanken, die die zentralen Funktionen/Variablen des Back-Ends nutzen sollen.

Anschließend können Sie problemlos auf alle im Back-End vorhandenen Funktionen und Variablen zugreifen. Alternativ dazu können Sie übrigens die Module mit den gemeinsam zu nutzenden Funktionen/Variablen auch in eine MDE-Datei auslagern, diese zentral im Netzwerk ablegen und dann einen Verweis darauf setzen.

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