Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Access, Ausgabe vom 21. Juli 2005

Herzlich Willkommen zu Ihren Access-Secrets

Liebe Leserin, lieber Leser,

bereits seit der Version 2.0 bietet Microsoft zusätzlich zur Vollversion von Access eine so genannte "Runtime-Lizenz" an, mit deren Hilfe Sie Ihre Datenbanken auch an Anwender weitergeben können, die Access nicht installiert haben. Um die Runtime-Version für Access 2003 zu nutzen, müssen Sie allerdings zusätzlich die Visual Studio Tools für Microsoft Office (VSTO) erwerben. Wenig bekannt ist die Tatsache, dass die VSTO zusätzlich eine Reihe von "Developer Extensions" für Access enthalten, die Ihnen die tägliche Arbeit wesentlich erleichtern können. Außerdem wird der komplette Sourcecode zu allen Tools und Assistenten mitgeliefert, so dass sich bei Bedarf individuelle Anpassungen vornehmen lassen. Weitere Informationen zu den Developer Extensions finden Sie in der folgenden Techinfo des MSDN:

Informationen zu den Developer Extensions für Access 2003

Ihr

Thomas Tai

Chefredakteur

Access-Berater

Access-Aktuell

Fertige Beispiele zu DDL und DML

Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97

DDL (Data Definition Language) und DML (Data Manipulation Language) sind mächtige Werkzeuge, mit deren Hilfe Sie programmatisch oder durch Ausführung einer Abfrage Tabellen anlegen, ändern oder löschen können. Auf diesem Weg lassen sich beispielsweise Datenbanken nach der Auslieferung beim ersten Start um benötigte Tabellen und Basisdaten erweitern oder Updates durch das Hinzufügen und Aktualisieren von Feldern vereinfachen. Am besten erlernen Sie solche Techniken durch die Analyse fertiger Routinen und anhand praktischer Beispiele. Eine ganze Reihe davon stellt "Roger's Access Library" mit der Datenbank DAO.MDB interessierten Entwicklern kostenlos zur Verfügung:

Beispieldatenbank zu DDL und DML

Entpacken Sie den Inhalt nach dem Download zunächst in ein beliebiges Verzeichnis auf Ihrer Festplatte und starten Sie dort DAO.MDB per Doppelklick. Die Datenbank liegt im Access 97-Format vor, aber sie lässt sich problemlos auch mit den Versionen 2000, 2002/XP oder 2003 einsetzen.

In der Datenbank finden Sie verschiedene Module, in denen Sie fertige Routinen zum Anlegen und Ändern von Tabellen finden und die Sie nicht nur als "Lernmaterial", sondern gleichzeitig als Basis für eigene Lösungen heranziehen können. Daneben enthält die Datenbank unterschiedliche Abfragen, die das Anlegen und Ändern von Tabellen per SQL zeigen.

Unerwünschte Funktionen deaktivieren

Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97

Wie viel Zeit verbringen Sie damit, Ihre Datenbankanwendung gegen Bedienungsfehler zu schützen? Und dann setzt bei aller Mühe meistens dennoch die Erkenntnis durch, dass man einfach nicht an alles denken kann und ein Anwender doch wieder einen Weg gefunden hat, beispielsweise Ihre automatischen Prozeduren zur Prüfung der eingegebenen Daten zu umgehen. Die Lösung: deaktivieren Sie einfach die Menüs, Symbole und Tastenkombinationen, die zu Problemen führen können. Mit einer fertigen VBA-Lösung aus dem Access-Berater genügt dazu künftig ein einziger Funktionsaufruf.

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Zugriff in Front-End/Back-End-Lösungen beschleunigen

Versionen: Access 2003, 2002/XP und 2000

Ab Access 2000 können Sie bekanntlich für Tabellen automatisch Unterdatenblätter mit Detaildaten anzeigen lassen. Access selektiert dann beim Zugriff auf die Tabelle basierend auf den gesetzten Beziehungen die Datensätze für das jeweilige Unterdatenblatt. Als besonders problematisch hat sich die Einstellung "Automatisch" für die Eigenschaft "Unterdatenblattname" in Front-End/Back-End-Lösungen erwiesen: Zum Teil können Minuten vergehen, bevor im Front-End ein Formular angezeigt wird. Grund dafür ist nicht immer eine schlechte Netzwerkperformance, sondern oftmals auch oben genannte Einstellung. Access muss aufgrund dieser Einstellungen schlimmstenfalls Dutzende von Feldern auf deren Beziehungen prüfen, was unnötig Zeit in Anspruch nimmt.

In Praxistests konnten die Ladezeiten einiger Formulare durch eine Änderung dieser Einstellung von 2 Minuten auf 5 Sekunden reduziert werden. Deshalb empfiehlt es sich, im Back-End alle Tabellen zu prüfen und den Automatismus für Tabellen, zu denen keine Unterdatenblätter angezeigt werden müssen, explizit abzuschalten. Gehen Sie dazu wie folgt vor.

1. Stellen Sie sicher, dass alle Anwender ihre Front-End-Datenbanken verlassen haben und öffnen Sie dann das Back-End.
2. Öffnen Sie der Reihe nach alle Tabellen, die in einem Front-End eingebunden sind, im Entwurfsmodus.
3. Wählen Sie das Menü ANSICHT-EIGENSCHAFTEN an, um das Eigenschaften-Fenster für die jeweilige Tabelle anzeigen zu lassen.
4. Stellen Sie die Eigenschaft "Unterdatenblattname" auf den Eintrag "[Keines]", speichern und verlassen Sie den Tabellenentwurf.

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