Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Outlook, Ausgabe vom 6. Februar 2006

Die schnellste Methode, um eine E-Mail zu verschicken

Liebe Leserin, lieber Leser,

wir haben öfter mal die Gelegenheit genutzt, um darauf hinzuweisen, dass es oft fremder Hilfe bedarf – etwa in Workshops und Seminaren – um die Anwender bei der Bedienung der Software auf den richtigen Weg zu bringen. Und dabei sind es oftmals die ganz klitzekleinen Dinge, die einen spürbaren Vorteil bringen.

Beispiel gefällig?

Wenn Sie eine E-Mail an eine Person aus den Kontakten schicken wollen, müssen Sie eine nicht häufig benutzte Adresse über die Schaltfläche AN einfügen lassen. Das dauert!

Oder Sie gehen in die Kontakte und markieren den betreffenden Kontakt. Nun können Sie mit der rechten Maustaste und dem Menüpunkt "Neue Nachricht an Kontakt" eine E-Mail öffnen. Unsere Wertung: Allenfalls befriedigend.

Der sicher schnellste Weg: Sie gehen in die Kontakte und ziehen einfach den Kontakt mit der Maus auf das Symbol des Posteingangs. Sofort wird eine E-Mail an diesen Kontakt geöffnet.

Wir meinen: Das ist definitiv die schnellste Methode. Außerdem geht das sogar, wenn Sie eine E-Mail an mehrere Kontakte schicken wollen und diese vor dem Verschieben markieren.

Wenn Sie damit pro Tag nur etwa 3 Minuten sparen, entspricht das im Jahr etwa einem ganzen Arbeitstag Ersparnis. Das – finden wir – ist ein spürbarer Vorteil.

Viel Freude bei der Nutzung der "gewonnenen Einsichten" wünscht Ihnen

Herzlichst

Michael Freihof

Chefredakteur

"Outlook optimal nutzen!"

und

"Outlook Knowledge Base"

Haben Sie Glück gehabt und Virus "Nyxem" hat Sie verschont?

Dann freuen Sie sich vielleicht zu früh! Denn ob Sie den Virus haben oder nicht, merken Sie – wie Sie letzte Woche in meinem Newsletter lesen konnten – immer erst am dritten des Monats.

Und dann richtig: Dieser sehr destruktive Virus löscht gnadenlos alle wichtigen Dokumente auf Ihrer Festplatte.

Und da die nächste Aktivität eben am 3. März ansteht, sollten Sie – wenn Sie das noch nicht getan haben – Ihre Virensignaturen aktualisieren oder ein modernes Virenschutzprogramm kaufen (die auch in diesem Falle bereits vor der Verbreitung Schutz gegen das Teil boten).

Wenn Sie das NICHT tun wollen, sollten Sie zwei Dinge tun: Zum einen sollten Sie uns sagen, warum Sie das nicht wollen und zum anderen sich bei Bitdefender ein Removal-Tool herunterladen. Dann wissen Sie zumindest nach dem Suchlauf dieses Tools, dass Ihr System clean ist.

Removal Tool von Bitdefender

Was das Tool nicht tut: Es schützt Sie nicht gegen Infektionen und schützt nicht gegen einige Zigtausend andere Viren, Würmer und Trojaner. Es beseitig EINEN Virus, wenn er gefunden wird.

Ein Hinweis sei uns gestattet: Dieser Wurm kann sich nur bei Ihnen einnisten, wenn Sie eine E-Mail geöffnet haben, die beispielsweise folgenden Betreff hatte:

• *Hot Movie*
• Fw: Funny :)
• Fw: Picturs
• Fw: Real show
• Fw: SeX.mpg
• Fw: Sexy
• Fwd: Crazy illegal Sex!

Und wenn Sie diese E-Mail geöffnet haben, müssen Sie auch noch den Anhang öffnen. Meine persönliche Meinung: Diesen Virus bekommt man nicht mal "nur so".

Sie finden einen leeren PST-Ordner in Outlook 2003 vor?

Unser Kalender der Fußball-WM hat viel Anklang gefunden.

Was allerdings Anlass zu diesem Beitrag war, waren einige Reaktionen von Lesern, die nach dem Öffnen der PST-Datei einen leeren Ordner vorfanden, in dem nur ein Ordner "Gelöschte Objekte" zu sehen war. Und diese Leser haben uns das natürlich auch mitgeteilt.

Diese Leser mussten wir auf einen Umstand hinweisen, der in Outlook 2003 neu ist. Wenn Sie nämlich Ihr normales Outlook betrachten, wie Sie es jeden Tag sehen, sehen Sie auf der linken Seite den Kontext zu dem Ordner, den Sie rechts geöffnet haben.

Wenn Sie also im Posteingang arbeiten, sehen Sie links die Ordner dazu und wenn Sie im Kalender arbeiten, sehen Sie links die Ansichten und die weiteren verfügbaren Kalender.

Doch was passiert, wenn Sie einen neuen PST-Ordner aufmachen? Wenn Sie zu diesem Zeitpunkt (nach dem Öffnen des Ordners, wie wir es beschrieben haben) im Posteingang gearbeitet haben, sehen Sie diesen neuen Ordner schon.

Was Sie aber nicht sehen, ist der WM-Kalender! Denn da Sie im Posteingang arbeiten, sehen Sie nur E-Mail-Ordner – und das ist der WM-Kalender nachgewiesenermaßen nicht.

Um diesen neuen Ordner samt Kalender zu sehen, müssen Sie also entweder in einen Kalender gehen (und sehen dann den zusätzlichen Kalender) oder Sie gehen (wie früher) in die Ordnerliste, in der Sie ALLE Ordner sehen und können den Kalender sehen.

Nun also kann es losgehen ...

Ein kostenloses Tool zum Verschlüsseln Ihrer wichtigen Daten

Von der bekannten Security-Firma "Steganos" gibt es nun ein kostenloses Open-Source-Tool, das blitzschnell Ihre Passwörter, PINs, TANs und Textdateien verschlüsselt: Das Tool "LockNote" ähnelt dem Windows-Editor, benötigt keine Installation und ist sehr einfach in der Bedienung.

• Wenn Sie eine Textdatei verschlüsseln wollen, ziehen Sie die in ein LockNote-Fenster und schon entsteht im gleichen Ordner die verschlüsselte Datei.
• Andere Dinge (Kennwörter etc.) kopieren Sie in das Fenster und speichern ab. Fertig.

Verschlüsselt wird mit der AES-256-Bit-Verschlüsselung, der User kann mehrere Passwörter verwenden.

Auf diese Weise können Sie ein wichtiges (verschlüsseltes) Dokument mit Outlook per E-Mail versenden und dem Empfänger das Kennwort auf anderem Weg übermitteln. Und da er das kostenlose Programm auch hat, öffnet er den Anhang per Doppelklick und schon kann er das Kennwort eingeben.

Hier geht es zum Download: LockNote

Ein Hinweis: Der Server von LockNote war in letzter Zeit oft überlastet. In diesem Falle spüren Sie mit einer Google-Suche sofort Dutzende Fundstellen auf.

Sorry, Sie können auch mit MSN oder der neuen Suchmaschine ASK suchen. Nur Google fällt einem eben als erstes ein. Geht Ihnen das auch so?

Outlook ist kein Intranet!

Wir hören es von unseren Lesern immer wieder: Da wird mit oft beträchtlichem Aufwand in einer Outlook/Exchange-Umgebung versucht, ein echtes Intranet aufzubauen.

So lange man im Rahmen der vorgefertigten Möglichkeiten bleibt, ist alles zwar recht aufwändig, aber irgendwie geht es – eine "Kundenverwaltung" auf der Basis der Kontakte geht ja noch, aber bei einer richtigen "Personalverwaltung" oder einem firmenweiten "Fahrtenbuch" muss man meist passen, bei einer "Reisekostenabrechnung" erst recht.

Man muss es immer wieder deutlich sagen: Es gibt Speziallösungen mit Outlook, die durchaus sehr effizient sind: Wenn Sie mit "InLoox" in Outlook Projektplanung betreiben, so ist das ganz sicher eine tolle Lösung.

Aber es ist eben nur Projektplanung. Was dann noch fehlt, ist "Kunden-Management", ist "Personal-Management", ist "Vertrags-Management", ist "Produkt-Management" ...

Warum schauen Sie sich nicht mal eine Intranet-Lösung an, die das alles (und noch viel mehr) kann?

Ein Intranet bedeutet nicht, wie viele meinen, der "Ersatz fürs schwarze Brett", sondern Intranet bedeutet interaktive Formulare, bedeutet dynamische Teamarbeit, bedeutet erfolgreiche Projektarbeit.

Wenn Sie wissen wollen, wie Sie mit 100 Euro pro User und binnen einer Woche ein derartiges Intranet aufbauen, schicken Sie eine kurze E-Mail mit Angabe der Anzahl PCs und Sie haben binnen Stunden Ihre Informationen.

Hier klicken für E-Mail senden

Die Liste verwendeter E-Mail-Adressen bearbeiten

Die Liste der bereits verwendeten E-Mail-Adressen, ist eigentlich als Hilfe gedacht, hat aber einen Nachteil: Wenn Sie lange mit Outlook arbeiten, wird die Liste immer länger und ist damit nicht mehr intuitiv nutzbar.

Unser Tipp Nr. 1:

Also werden Sie nach dem Öffnen der Liste einfach alle unerwünschten Einträge mit ENTF entfernen!

Unser Tipp Nr. 2:

Und wenn Sie die ganze Liste entfernen wollen, dann löschen Sie die Datei OUTLOOK.NK2 im Ordner

Dokumente und Einstellungen\ NAME\ Anwendungsdaten\ Microsoft\ Outlook (Windows 2000/XP)

bzw.

\Windows\ Anwendungsdaten\ Microsoft\ Outlook (Windows 98/ME)

Diese Liste wird dann von Outlook wieder (leer) angelegt und mit den neuen E-Mail-Adressen gefüllt.

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