Editorial

Liebe Leserin, lieber Leser,

würden Sie auch gerne wissen, wer sich gerade an Ihrem Word-Dokument zu schaffen gemacht hat? Dann haben wir für Sie das richtige Makro. Stellen Sie damit ab sofort fest, auf welchem Computer Ihre Datei zuletzt geöffnet wurde.

Und wenn Sie häufig mit der Silbentrennung arbeiten, dann zeigen wir Ihnen heute, wie Sie die häufigsten Probleme mit dieser Funktion einfach umgehen.

Viel Spaß beim Lesen dieser Ausgabe wünscht Ihnen

Petra B. Körber

Unbefugte Zugriffe auf Ihre Dokumente jetzt kontrollieren

Erfahren Sie, auf welchem Computer das Dokument zuletzt geöffnet wurde

Häufig werden Dokumente im Netzwerk gespeichert und können dort von beliebigen Anwendern geöffnet werden. Word hält in den Dokument-Eigenschaften zwar fest, wann ein Dokument zuletzt geöffnet wurde, aber zum jeweiligen Anwender gibt es keine Informationen, sodass Sie diese Zugriffe nicht genauer kontrollieren können.

Mithilfe einer Dokumentvariablen lässt sich jedoch zumindest festhalten, auf welchem Computer die Datei zuletzt geöffnet wurde, sodass auf diesem Weg Rückschlüsse auf den betreffenden Anwender möglich sind. Dazu geben Sie in der Ereignisprozedur „ThisDocument.Close“ des zu prüfenden Dokuments folgende Anweisungen ein:

Private Sub Document_Close()

  Dim strX As String

  On Error Resume Next

  strX = System.PrivateProfileString("", _

  "HKEY_LOCAL_MACHINE\System\CurrentControlSet\Control\" & _

  "ComputerName\ComputerName", "ComputerName")

  ThisDocument.Variables.Add Name:="LastCompName",

  Value:=strX

  ThisDocument.Variables("LastCompName") = strX

  ThisDocument.Save

End Sub

Über die Anweisung „System.PrivateProfileString“ wird hier zunächst der Name des Computers aus der Registry ausgelesen. Dann wird eine neue Dokumentvariable angelegt und für den Fall, dass sie bereits vorhanden war, anschließend der Wert gesetzt. Das erspart eine zusätzliche Abfrage, ob die Dokumentvariable bereits existiert. Mit „On Error Resume Next“ unterbinden Sie dabei eventuelle Fehlermeldungen.

Hier erfahren Sie, ob ein fremder Dokumentzugriff erfolgte

Wenn Sie das Dokument zur Prüfung öffnen, wechseln Sie mit Alt+F11 in die VBA-Entwicklungsumgebung und rufen dort im Direktbereich über die folgende Anweisung den Inhalt der Dokumentvariablen ab:

? ThisDocument.Variables("LastCompName")

Weicht die Anzeige vom Namen Ihres Computers ab, wurde von einem anderen Computer auf das Dokument zugegriffen. Für die Prüfung können Sie auf Wunsch übrigens auch ein kleines Makro „ZugriffAnzeigen“ einsetzen, das sich über Alt+F8 schnell abrufen lässt und den Inhalt der Dokumentvariablen per „MsgBox()“ anzeigt:

Sub ZugriffAnzeigen()

  MsgBox ThisDocument.Variables("LastCompName")

End Sub

Mehr Infos zu diesem Thema finden Sie hier:

www.computerwissen.de

So arbeitet die automatische Silbentrennung ab sofort perfekt

Die 4 häufigsten Silbentrennungsprobleme und ihre Lösungen

Die automatische Silbentrennung sorgt dafür, dass Wörter am Satzende so getrennt werden, dass in einer Zeile keine störenden Lücken mehr entstehen. Ihr Text erscheint wie aus einem Guss. Lesen Sie hier, wie Sie die Unzulänglichkeiten der automatischen Silbentrennung ganz schnell in Ihrem Sinne abstellen.

Problem 1: Word trennt nur Wörter, die es kennt

Ob ein Wort getrennt werden soll, entscheidet Word anhand der Einstellung im Menü Extras-Sprache-Silbentrennung selbstständig. An welcher Stelle das Wort getrennt wird, ermittelt Word über ein eigenes Silbentrennungs-Lexikon. Dieses kann aber im Gegensatz zum Rechtschreiblexikon nicht mit zusätzlichen Einträgen ergänzt werden.

Lösung: Damit Sie auch Wörter trennen können, die Word nicht kennt, nutzen Sie den bedingten Trennstrich: Fügen Sie in einem Wort an den Stellen den bedingten Trennstrich ein, an denen Word das Wort trennen kann. Wenn Sie die Tastenkombination Strg+- (Minuszeichen) drücken, wird an der aktuellen Cursorposition ein kleiner Trennstrich mit einem horizontalen Querstrich am Ende eingefügt. Der Vorteil des bedingten Trennstrichs ist, dass dieser nur dann gedruckt wird, wenn das Wort am Zeilenende an einem bedingten Trennstrich getrennt wird. In allen anderen Fällen wird der Trennstrich beim Drucken ignoriert. Deshalb können Sie in Ihrem Text den bedingten Trennstrich bedenkenlos an allen Trennpositionen einfügen.

Problem 2: Ein einzelner Absatz soll von der automatischen Silbentrennung ausgenommen werden

Die automatische Silbentrennung können Sie nur für eine komplettes Dokument ein- oder ausschalten.

Lösung: Damit ein Absatz - zum Beispiel eine zweizeilige Überschrift - nicht getrennt wird, gehen Sie wie folgt vor:

1. Positionieren Sie den Cursor in dem Absatz, in dem Sie keine automatische Silbentrennung benötigen.
2. Rufen Sie das Menü Format-Absatz auf und wechseln Sie auf die Registerkarte Zeilen- und Seitenumbruch (Word 2003/2002), Zeilen- und Seitenwechsel (Word 2000) bzw. Textfluß (Word 97).
3. Schalten Sie hier das Kontrollkästchen Keine Silbentrennung ein und schließen Sie das Dialogfenster mit Ok.

In dem aktuellen Absatz erfolgt jetzt keine automatische Silbentrennung mehr, eventuell vorhandene automatische Trennstriche werden entfernt. Beachten Sie, dass bedingte Trennstriche bestehen bleiben.

Problem 3: Die Trennung von zwei zusammengehörenden Wörtern vermeiden

In jedem Text gibt es Wortkombinationen, die am Zeilenende möglichst nicht getrennt werden dürfen. So sollte beispielsweise der Titel „Dr.“ nicht vom nachfolgenden Namen getrennt werden.

Lösung: Damit Word zwei Wörter immer zusammenhält, fügen Sie zwischen den Wörtern keinen normalen Leerschritt mit der Leertaste ein, sondern drücken die Tastenkombination Strg+Umschalt+Leertaste. Daraufhin wird ein geschützter Leerschritt eingefügt. Sofern Sie die Darstellung der Sonderzeichen mit Strg+Umschalt+* eingeschaltet haben, erscheint anstelle des einfachen Punktes jetzt ein kleiner Kreis. Am Zeilenende werden nun bei Bedarf beide Wörter in die nächste Zeile verschoben.

Wenn Sie den geschützten Leerschritt einsetzen, sollten Sie in den so zusammengehaltenen Wörtern bedingte Trennstriche einfügen. So kann Word die Wörter bei Bedarf trennen und für ein ausgeglichenes Schriftbild sorgen; zwischen den beiden Wörtern wird jedoch nicht getrennt.

Problem 4: Trennung bei einem Trennstrich vermeiden

Gleichgültig, ob es sich um einen Doppelnamen wie „Müller-Schulz“ oder eine Telefon-Durchwahl im Stil von „987-12“ handelt, das Wort sollte am Ende einer Zeile nicht am Trennstrich in zwei Teile getrennt werden.

Lösung: Damit Word den Trennstrich nicht für den Zeilenumbruch nutzt, fügen Sie anstelle des normalen Trennstrichs einen geschützten Trennstrich ein: Zwei Wörter, die per Strg+Umschalt+Minuszeichen verbunden sind, werden von Word nicht mehr am Trennstrich getrennt.

Beachten Sie, dass der geschützte Trennstrich auf dem Bildschirm länger und dünner als ein normaler Trennstrich erscheint. In der Seitenansicht oder auf dem Ausdruck wird er aber in der gleichen Weise wie der normale Trennstrich gedruckt.

Wenn Sie den geschützten Trennstrich einsetzen, sollten Sie auch hier in den so zusammengehaltenen Wörtern bedingte Trennstriche einfügen, damit Word bei Bedarf an anderer Stelle trennen kann.

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