Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Excel, Ausgabe vom 15. Februar 2005

Herzlich Willkommen zu Ihren Excel-Secrets!

Liebe Leserin, lieber Leser,

wussten Sie, dass die SUMME-Tabellenfunktion von Excel nicht immer richtig rechnet? Das ist wirklich unglaublich, weil es doch sicher kaum eine Arbeitsmappe gibt, in der diese Funktion nicht eingesetzt wird. Sie glauben mir nicht? Probieren Sie es selbst aus:

1. Excel starten
2. In Zelle A1 eintragen: '100 (also erst das Hochkomma mit der Tastenkombination <Shift><#> und dann die Zahl 100
3. In Zelle A2 eintragen: 200
4. Jetzt in Zelle A3 eintragen: =A1+A2
5. Das Ergebnis ist 300 (ist ja richtig)
6. Nun der gleiche Weg mit der SUMME-Funktion: In Zelle A4 eintragen: =SUMME(A1:A2)
7. Das Ergebnis ist 200

Erstaunlich, dass die Addition über das Pluszeichen ein anderes Ergebnis liefert als die Addition über die SUMME-Funktion. Kenner unter Ihnen wissen, dass das daran liegt, dass es sich bei der Zahl 100 durch die Art der Eingabe eigentlich um einen Text handelt. Man sollte aber trotzdem erwarten, dass Excel solche Texte immer gleich behandelt.

Das ist aber nicht der Fall: Beim Einsatz der Addition über das Pluszeichen wird der Zahlentext in eine Zahl umgewandelt und damit gerechnet, bei der Addition über SUMME passiert das offenbar nicht.

Fehlerträchtig, finde ich. Und gefährlich ist das auch. Daher: Achten Sie darauf, dass Sie nicht unbeabsichtigt in die SUMME-Falle treten!

meint Ihr Martin Althaus

Chefredakteur

Der Excel-Berater

Excel_aktuell

Doppelte Werte automatisch farbig markieren

Wer regelmäßig in Excel mit Listen arbeitet, ist immer wieder mit der Problematik doppelter Listeneinträge konfrontiert.

Der vorgestellte Weg führt über die bedingte Formatierung. Sie hat den Vorteil, dass sie sowohl für bestehende als auch für noch zu erstellende Listen und eine Kombination aus beiden eingesetzt werden kann.

In einem markierten Bereich werden mit dieser Methode alle Werte, die doppelt vorkommen, farbig markiert. Wird ein neuer Wert eingetragen, der bereits vorhanden ist, werden dieser sowie der gleiche Wert, der sich schon vorher in der Tabelle befunden hat, farbig hinterlegt.

Für den Einsatz der bedingten Formatierung in der beschriebenen Form gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie die erste Zelle, auf die die bedingte Formatierung angewandt werden soll. Rufen Sie dann im Menü "Format" den Befehl "Bedingte Formatierung" auf.
2. Daraufhin wird eine Dialogbox eingeblendet. Hier aktivieren Sie das Listfeld unter "Bedingung 1" und wählen dort mit einem Mausklick die Option "Formel ist" aus.
3. In das Eingabefeld tragen Sie anschließend die folgende Formel als Bedingung ein:
4. =ZÄHLENWENN($A$1:$B$10;A1)>1

Diese Formel geht davon aus, dass sich Ihre Liste im Zellbereich von A1 bis B10 befinden. Passen Sie diesen Bereich an die Liste an, in der Sie doppelte Einträge markieren möchten.

Im nächsten Schritt müssen Sie festlegen, in welcher Form die doppelten Listeneinträge hervorgehoben werden sollen. Das geht so:

Klicken Sie die Schaltfläche "Format" an. In der Format-Dialogbox können Sie eine Farbe und/oder ein Muster auswählen. In dieser Form werden dann die doppelten Einträge der Liste hervorgehoben. Wenn Sie die Einstellungen vorgenommen haben, bestätigen Sie das mit der Schaltfläche "OK".

Als Nächstes müssen Sie die definierte bedingte Formatierung auf die anderen Zellen des Bereichs übertragen:

1. Klicken Sie das Symbol "Format übertragen" in der Standard-Symbolleiste an. Es ist das Symbol, das wie ein Malerpinsel aussieht.
2. Mit dem Mauszeiger, der sich in einen Pinsel verwandelt hat, markieren Sie nun die anderen Zellen des Bereichs.

Sie sehen: alle Einträge, die mehrfach in der Liste auftauchen, werden nun von Excel in der Farbe Ihrer Wahl angezeigt.

Sie können bei der Definition der Formatierung auch Bereiche einbeziehen, die noch keine Daten enthalten. Erst wenn Sie dann dort etwas eintragen, werden die doppelten Einträge wie gewünscht markiert.

Brüche schnell eingeben

Der Versuch, einen Bruch in eine Zelle einzugeben, endet immer bei einem Datum. Es geht aber doch:

Um einen Bruch in eine Zelle eingeben und weiterberechnen zu können, geben Sie davor einfach die Zahl 0 und anschließend ein Leerzeichen ein, also beispielsweise:

0 3/4

Daraus macht Excel sofort den korrekten, gewünschten Bruch, mit dem Sie auch weiterrechnen können – im Beispiel entspricht das dem dezimalen Wert 0,75.

Zahlen mit Trennzeichen versehen

Für verschiedene Aufgabenstellungen ist es erforderlich, Zahlen aus einer Excel-Tabelle so darzustellen, dass die einzelnen Ziffern einer Zahl durch ein vorgegebenes Trennzeichen getrennt ausgegeben werden.

Aus der Zahl 123456 kann so dann die folgende Zahl werden:

1-2-3-4-5-6

Diese Aufgaben können Sie mit einer Formel lösen, in der verschiedene Text-Funktionen miteinander kombiniert werden.

Wenn die darzustellende Zahl in der Zelle A1 steht und das Trennzeichen ein Bindestrich sein soll, sieht die Formel folgendermaßen aus:

=TEIL(TEXT(A1;WIEDERHOLEN("0-"; LÄNGE(A1)));1;LÄNGE(A1)*2-1)

Für den Fall, dass Sie statt des Bindestrichs ein anderes Trennzeichen verwenden möchten, ersetzen Sie in der Formel den Bindestrich, der als Argument hinter der Funktion WIEDERHOLEN steht, durch das entsprechende Zeichen, etwa den Buchstaben X. Die Formel sieht dann so aus:

=TEIL(TEXT(A1;WIEDERHOLEN("0X"; LÄNGE(A1)));1;LÄNGE(A1)*2-1)

Die Darstellung von Zahlen in der beschriebenen Form funktioniert bis zur Zahl 9.999.999.999.999.990, was in der Praxis wohl ausreichend sein sollte. Bei größeren Zahlen wird die Fehlermeldung #WERT! ausgegeben.

Beachten Sie bitte: Die Formel liefert als Ergebnis einen Text. Damit können Sie anschließend keine weiteren Berechnungen durchführen.

Schneller Zugriff auf die Schriftfarbenpalette

Wenn Sie in einer umfangreichen Tabelle viel mit verschiedenen Schriftfarben arbeiten, kann es lästig sein, immer wieder für die Zuweisung einer Farbe die Schriftfarbenpalette aus der Symbolleiste zu öffnen.

Genau deshalb gibt es die Möglichkeit, die Palette aus der Format-Symbolleiste zu lösen und frei auf der Arbeitsfläche zu positionieren. Das geht so:

1. Öffnen Sie die Palette aus der Symbolleiste mit einem Mausklick auf den daneben liegenden Pfeil.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger auf den oberen Rand der geöffneten Palette bis er sich zu einem Kreuz mit vier Pfeilen verändert.
3. Drücken Sie nun die linke Maustaste und ziehen die Palette mit gedrückt gehaltener Maustaste an die gewünschte Position auf dem Tabellenblatt.
4. Wenn Sie die Formatierung abgeschlossen haben, schließen Sie die Palette mit der Kreuz-Schaltfläche rechts oben.

Sie steht Ihnen dann wieder auf der Symbolleiste zur Verfügung.

Tipp: Auf die gleiche Art und Weise können Sie auch andere Listfelder – zum Beispiel die Rahmen oder die Füllmuster – oder ganze Symbolleisten bei Bedarf auf dem Tabellenblatt positionieren.

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