Outlook und die Effizienz der Anwender

Niemand weiß so viel wie alle...

Liebe Leserin, lieber Leser,

Letzte Woche hatte ich ein interessantes Gespräch mit einem mittelständischen Unternehmer, der vorhatte, an einem unserer Workshops teilzunehmen. Der Grund war seine etwas provozierende Kernfrage: „Kann man überhaupt mit Outlook an Effizienz am Arbeitsplatz gewinnen?“

Ich habe nur ein paar Gedanken aufgemacht:

• Nicht „wo lege ich etwas ab“ ist die Frage, sondern „wie finde ich es wieder?“
• Warum die ganze E‑Mail ablegen, wenn man nur eine Info daraus braucht?
• Wie verfahre ich, wenn eine E‑Mail mehrere relevante, nicht zusammen gehörende Informationen enthält?
• Wie finde ich das Dokument zur E‑Mail oder die E‑Mail zum Dokument mit einem Mausklick?
• Wie finde ich E‑Mails, deren Informationen zusammengehören?
• Und wie stellt man diese Information in einem geeigneten Umfeld allen Mitgliedern des Teams zur Verfügung?

Für all diese Fragen gibt es in Outlook eine – oftmals überraschend einfache – Antwort. Und wir hatten danach ein angenehmes Gespräch...

Wenn auch Sie sich diese Antworten erarbeiten möchten, finden Sie weiter unten eine Möglichkeit dafür: Ein interessanter Workshop Wissens- und Informationsmanagement mit Outlook mit dem Chefredakteur dieses Newsletters.

Aber auch in diesem Newsletter und in "Outlook optimal nutzen" werden wir immer wieder Hinweise darauf geben, wie Sie Outlook zu einem echten Personal Information Manager machen können!

Denken Sie daran: Das wichtigste Potenzial sind die Menschen des Unternehmens und das, was sie über die Kunden und Produkte, aber auch über die Prozesse und Strukturen wissen.

Und niemand weiß so viel wie alle zusammen!

Eine gute Woche für Sie!

Michael Freihof

Chefredakteur

„Outlook optimal nutzen!“

und

„Outlook Knowledge Base“

Die neue Beta-Version von Office 2007 ist da!

Wenn Sie schon ungeduldig mit den Hufen scharren, weil Sie es nicht erwarten können, das neue Office und vor allem das neue Outlook auszuprobieren: Das Warten auf die neue Beta-Version hat ein Ende:

Sie können sich die neue Beta-Version bei Microsoft herunterladen!

Doch vorher sollten Sie sich die Seite, auf der Sie den Download beginnen können, genau anschauen:

• Sie finden dort auf dem unteren Teil der Seite ein paar wichtige Hinweise für die Nutzung dieser Beta-Version (etwa, dass sie sich am 1.2.2007 abschaltet).
• Sie finden oben den überaus wichtigen Link für die Systemanforderungen.
• Sie finden in der Mitte rechts einen Link, der Ihnen Infos über die genaue Größe des Downloads und der zu erwartenden Downloadzeit gibt.
• Und Sie finden den Link zur Anmeldung für den Download. Dieser kann nicht anonym durchgeführt werden!

Weitere Infos über das neue Outlook finden Sie hier.

Freenet bietet Synchronisations-Dienst für Outlook und Handy an

Outlook und Handy rücken zusammen

Wenn Sie Aufgaben, Termine und Kontakte aus Outlook mit Ihrem Handy synchronisieren wollen, ist dies als Freenet-Kunde in Zukunft kein Problem mehr:  Mit dem Dienst „MailSync“ können Sie dies auf Knopfdruck erledigen lassen.

Damit können auch bei einem neuen Handy die Daten stets auf dem Laufenden gehalten werden.

Doch alles hat seinen Preis: „Power“- und „Plus-Kunden“ sowie „Premium Mitglieder“ müssen für die Aktivierung einmalig 2 Euro bezahlen, bei allen anderen sind 5 Euro fällig. Eine monatliche Gebühr fällt jedoch nicht an.

Für die Synchronisation mit Outlook wird ein Tool bereitgestellt, der nach Freischaltung im Bereich Mobil und Tools heruntergeladen werden kann.

Outlook mit Kartenmaterial für die nächste Geschäftsreise?

Keine Zukunftsmusik, sondern bald ganz normal! Denn Microsoft verbindet den neuen „Live Messenger“ mit Outlook: Mit dem „Live Messenger“ holen Sie sich Kartenmaterial über den neuen Dienst „Windows Live Local“, das mit einem Add-In in Outlook integriert werden kann, etwa um die Route darzustellen und zu berechnen oder die Adresse des Gesprächsteilnehmers anzuzeigen.

Das Add-In läuft nur mit Windows XP und Outlook 2003, Sie können es sich sofort als Beta-Version herunterladen.

Niemand weiß so viel wie alle: Workshop „Wissens- und Informationsmanagement mit Outlook“ mit dem Chefradakteur der „Outlook Secrets“

Wollten Sie schon immer wissen, wie man mit Outlook das Wissen der Mitarbeiter im Unternehmen allen anderen bereit stellt?

Dann sollten Sie jetzt weiterlesen! Denn Sie können als Leser dieses Newsletters am Workshop Wissens- und Informationsmanagement mit Outlook zu einem ermäßigten Preis teilnehmen.

Bei diesem eintägigen Seminar in Frankfurt werden wir gemeinsam diese Themen erarbeiten:

• Basiswissen: Grundlagen des Informationsmanagements
• Basiswissen: Warum eine Wissensdatenbank 
• Warum gerade in Outlook
• Erstellen einer sinnvollen Ablagestruktur in Outlook
• Erstellen mehrerer Ablagemasken für die Wissensdatenbank in Outlook
• Einbinden dieser Ablagemasken in die normale Outlook-Arbeit
• Funktionen: Ablegen, Wiedervorlage, Suchen, Filtern, Listen, Ausdrucke
• Einbinden von Suchtools für eine schnelle (indizierte) Suche
• Verknüpfungen zwischen Outlook-Elementen herstellen (auch mit Tools)
• Verknüpfungen in Office-Dokumenten zu Einträgen in der Datenbank

Der Workshop findet an drei verschiedenen Tagen im Juni, August und September in Frankfurt statt – Termine und Ort finden Sie in unseren Unterlagen, die wir Ihnen gern per E‑Mail zuschicken. Sie sind interessiert? Eine kurze Mail genügt.

Wenn Sie das Seminar in Ihrem Unternehmen durchführen möchten, können wir die Inhalte selbstverständlich auf Ihre Wünsche abstimmen – auch hier reicht eine kurze E‑Mail an seminare@easytransfer.de!

Erinnerungen feiner tunen

Geburtstage nicht mehr vergessen

Wenn Sie in einer Aufgabe oder einem Termin eine Erinnerung setzen, so enthält die angebotene Liste nicht immer das Gewünschte.

Doch das ist nicht problematisch! Denn wenn Sie statt dem Öffnen der Liste in das Feld klicken, können Sie alles eintragen, was Sie möchten, also 38 Minuten oder 14 Tage.

Übrigens: Wenn Sie für eine Geburtstagserinnerung 3 Tage wählen, fällt die Erinnerung immer auf einen Tag vor dem Geburtstag, an dem Sie wahrscheinlich diese Erinnerung sehen können!

Über "Outlook-Secrets"

Heute wird der Newsletter "Outlook-Secrets" gesponsert von "Outlook aktuell" dem brandneuen Infodienst, mit dem Sie Struktur in Ihren elektronischen Arbeitsalltag bringen.

Mit "Outlook aktuell" bekommen Sie Praxis-Wissen und erfahren direkt wie was in Outlook funktioniert, wo sich welche Menüfunktion versteckt und wie Sie Outlook zu Ihrer Zeitmanagement-Zentrale machen.

Die 1. Ausgabe schenken wir Ihnen. Außerdem legen wir Ihnen noch eine CD-ROM mit nützlichen Outlook-Programm-Erweiterungen bei. Diese CD-ROM dürfen Sie in jedem Fall behalten.

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