Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Outlook, Ausgabe vom 4. Juli 2005

Nutzen Sie auch nur 20 % der Outlook-Funktionen?

Sehr geehrter Leserin, sehr geehrter Leser,

die alte Regel, dass 80 % der Anwender nur 20 % der Funktionen nutzen, trifft wohl auch (und gerade) auf Outlook zu.

Denn wie sonst sollte ich mir erklären, dass die meisten Menschen Outlook als Posteingang für ihre E-Mails sehen mit der zusätzlichen Möglichkeit, ein paar Termine zu verwalten.

Dass Outlook mehr ist als das, haben wir in unserem "Outlook optimal nutzen!" schon dutzendfach aufgegriffen – einige Beispiele:

• Outlook als Begleiter im Projekt-Management (Beitrag P 700)
• Outlook als Instrument des Zeitmanagements (Beitrag Z 200)
• Outlook als Basis für effizientes Wissensmanagement (Beitrag W 520)
• Outlook als Hilfe für ein umfassendes Kunden-Management (K 600)

Diese Liste ist noch lange nicht vollständig! Aber sie zeigt schon sehr schön, dass Outlook anscheinend alles andere als ein "Posteingang mit Terminen" ist.

Sicher ist: Es ist wurde noch kein Kunde dadurch gewonnen, weil eine Firma mit Outlook arbeitet. Aber ebenso sicher ist auch: Es wurden schon viele verloren, weil man nicht optimal mit Outlook arbeitet.

Denn Informationen schaden nur dem, der sie nicht oder nicht zur richtigen Zeit hat. Dann schaden sie aber richtig.

Ich wünsche Ihnen eine stressarme Woche!

Michael Freihof

Chefredakteur

"Outlook wirklich optimal nutzen!"

P.S: Vielleicht können wir Ihnen mit "Outlook optimal nutzen!" ja ein wenig dabei helfen. Doch dafür sollten Sie sich das Werk wenigstens einmal ansehen. Einfach kostenlos zum Test anfordern!

Schluss mit Viren!

Es gibt eine neue Initiative, die wir – aus sehr gutem Grund – unterstützen und die wir Ihnen daher an dieser Stelle einmal vorstellen möchten:

Auf der folgdenden Internet-Seite wird dazu aufgerufen, dass die größeren Service-Provider selbst einen Virenschutz auf Serverebene installieren und damit für ihre Kunden die Viren ausfiltern, die derzeit massenhaft unterwegs sind.

Schluss mit Viren

Wir meinen dazu:

Recht hat der Autor, denn stellen Sie sich vor, bei Ihrem Metzger wären mit einem Male eine größere Anzahl von Tauben im Laden und er würde sagen: "Tut mir leid, ich werde sie einfach nicht los".

Und dass es geht, beweisen Provider wie Schlund + Partner oder Web.de. Auch bei T-Online kann man einen derartigen Schutz aktivieren.

Die Betreiber der Webseite möchten die Endanwender (Sie also!) ein wenig dafür sensibilisieren, dass nur durch breite Zusammenarbeit der Provider die Themen wie Viren und Spam gelöst werden können.

Sicher: Dieser Server-seitige Virenschutz kann den Virenschutz auf Ihrem System nicht ersetzen, denn diese Filter müssen einfach etwas anders ausfallen, aber wenn bereits etwa 50 % vorher herausgefischt wird, wird die Verbreitungsgeschwindigkeit der meisten Viren drastisch gesenkt.

Und wenn wir Anwender dann noch die nötige Vorsicht walten lassen, verlieren die Viren-Bastler möglicherweise irgendwann die Lust ...

Schwachstelle im Internet-Explorer: Microsoft ziert sich

Die Firma Secunia hat eine Schwachstelle im Internet Explorer entdeckt, mit der bei Popup-Fenstern ein Hacker mit einem Phishing-Angriff Daten auf Ihrem System ausspähen kann.

Das wäre noch nicht das Problem, denn es werden ja in regelmäßigem Abstand Schwachstellen entdeckt und am nächsten "Patch-Day" behoben.

Doch in diesem Fall ziert sich Microsoft, denn es handelt sich (wie in einem Beitrag im Technet zu lesen) um eine Funktion, die sehr wichtig sei: Die Funktion, mehrere Browser-Fenster übereinander zu legen. Doch genau das machen sich ja die Betrüger beim Phishing zunutze!

Dass es auch anders geht, haben die Hersteller vom Browser "Opera" bewiesen: Dort wird ab Version 8.01 die Herkunft eines per JavaScript geöffneten Fensters angezeigt.

Was Sie tun können? Im einfachsten Falle laden Sie die kostenlose Google-Toolbar herunter, denn die unterdrückt zuerst mal alle Popup-Fenster, bis Sie die Popups einer Site erlauben:

Google-Toolbar

Wenn Sie ganz sicher gehen wollen, haben Sie eine noch bessere Möglichkeit. Denn das kostenlose Tool "AntiPhishingBar" integriert sich als Leiste in den Browser. Dort bietet er Ihnen dann Sicherheit vor Phishing:

• Anzeige der Domain auf der man sich wirklich befindet
• Erlaubt WhoIs-Abfrage ("Wer ist ...)
• Integrierter Trace und Namensauflösung
• URL-Filter und "Bad-Keyword" Filter

http://www.securityinfo.ch/ antiphishingbar.html

Sehen Sie, es geht doch. Man könnte jetzt sagen: Microsoft baut das nicht in seinen Browser ein, damit auch andere Firmen ihre Daseinsberechtigung haben ;-)

In diesem Zusammenhang mag es tröstlich sein, dass in England vor kurzem zwei Phishing-Betrüger, die mit per Phishing gewonnenen Daten Kreditkartenkäufe im Wert von 1,1 Mio. Euro getätigt haben, zu 6 und 4 Jahren Haft verurteilt wurden.

Was an dieser Meldung wiederum gefährlich ist: Man sieht, wie viel damit immer noch verdient werden kann. Um so wichtiger ist es, dass Firmen wie Microsoft begreifen, dass es eben nicht nur um Funktionen von Programmen geht.

Mit dem Viren-Ticker immer gut informiert!

Wenn Sie sich regelmäßig über neue Viren, Würmer und Trojaner informieren lassen wollen, gibt es jetzt dafür einen neuen eigenen Newsletter.

Auf der folgender Seite können Sie einen kostenlosen Service abonnieren:

Viren-Ticker

Sobald ein neuer Virus, Wurm oder Trojaner im Internet auftaucht, werden Sie per E-Mail gewarnt und erhalten Hinweise, wie Sie sich vor dieser Bedrohung wirksam schützen können.

Wie wichtig ein derartiger Newsletter sein kann, möchte ich mit einer Meldung unterstreichen, die wie eine Anekdote klingt:

Derzeit grassiert mit dem Virus "Bagle.bs" eine Abart (schönes Wort in diesem Zusammenhang) des berüchtigten Bagle, die besonders perfide vorgeht. Denn dieser funktioniert wie eine Firewall nach draußen und unterbindet damit die Aktualisierung von Virenprogrammen.

Der Virus legt eine FIREWALL_ANTI.DLL im Windows-Verzeichnis ab, in der die Adressen der bekanntesten Hersteller von Virenschutzprogrammen und einiger Microsoft-Server abgelegt sind. Diese Adressen werden nicht mehr angesprochen und der Virenschutz damit ausgehebelt.

E-Mails als Datei im Netzwerk veröffentlichen

Viele Anwender, die nicht mit dem Exchange Server arbeiten und auch kein anderes Tool einsetzen, mit dem man die Outlook-Daten im Netzwerk bereitstellen kann, haben oft das Problem, dass E-Mails mit wichtigen Daten umständlich an andere weitergeleitet werden müssen. Der Nachteil daran ist, dass dies erheblichen Zeitaufwand erfordert und zudem noch doppelte Daten entstehen.

Wenn Sie wichtige E-Mails abspeichern und damit anderen im Netz zur Verfügung stellen möchten, ohne die E-Mails explizit weiterzuleiten, so gibt es dafür eine Hintertür: Das Abspeichern im Nachrichtenformat .MSG.

Das bedeutet: Wenn Sie eine E-Mail im Format .MSG in einem Ordner des Dateisystems abspeichern, behält diese E-Mail ihre volle Funktionalität:

• Sie kann mit einem Doppelklick als E-Mail geöffnet werden ...
• ... sie kann weiterleitet werden ...
• ... und Sie können sie beantworten wie eine richtige E-Mail.

Einzige Voraussetzung: Wenn die E-Mail-Datei mit Doppelklick geöffnet wird, muss Outlook oder ein anderer E-Mail-Client auf dem PC verfügbar sein. So einfach geht es:

1. Klicken Sie die abzuspeichernde E-Mail doppelt an.
2. Öffnen Sie die Dialogbox "Datei > Speichern unter".
3. Öffnen Sie die Liste "Dateityp".
4. Wählen Sie "Nachrichtenformat (*.msg)" aus.
5. Vergeben Sie einen Namen.
6. Wählen Sie einen Ordner aus.
7. Speichern Sie das Dokument ab.

Zwei Zusatztipps:

Dieses Format bietet sich natürlich auch an, wenn Sie beispielsweise mehrere Office-Dokumente und E-Mails, die zu einem umfangreichen Projekt gehören, kompakt in einem einzigen Ordner speichern möchten.

Und: Die Abonnenten von "Outlook optimal nutzen!" haben es natürlich etwas einfacher! Denn dort können sie in Beitrag E 400 nachlesen, wie man das mit einem Makro auf Knopfdruck erledigen kann.

Den Code des Makros zum sofortigen Einbinden finden Sie dort – wie immer – auch.

Ist das kein Grund, unser Werk mal zum Testen anzufordern?

Denn die "Outlook-Secrets" sind nur die Spitze des Eisbergs!

Wie Sie sicher wissen, wird der Newsletter "Outlook-Secrets" von "Outlook optimal nutzen!" gesponsert, dem Berater für Ihren optimalen Einsatz von Outlook, dessen Chefredakteur ich bin.

Unsere selbst gestellt Aufgabe: Sie in Ihrer Praxis mit Outlook zu begleiten, Sie zu unterstützen mit ausgeklügelten Schritt-für-Schritt-Anleitungen, fundierten Insider-Tipps und komprimiertem Praxiswissen für Ihren täglichen professionellen Einsatz von Outlook und Exchange. Denn Outlook kann Ihnen ganz entscheidend helfen, Ihre tägliche Arbeit effizienter und zielgerichteter zu verrichten.

Wenn Sie sich vorstellen wollen, wie sich das Werk "anfühlt": In Ihrem Newsletter "Outlook-Secrets" finden Sie – und das soll auch so bleiben – immer wieder Tipps, die wir aus unserer Praxis für Ihre Praxis für wichtig halten. In "Outlook optimal nutzen!" finden Sie auf 96 Seiten derartige Tipps, Tricks und Anleitungen.

Wenn Sie mehr wissen wollen oder den Berater kostenlos zum Test anfordern möchten: Wir sind einen Mausklick entfernt:

Nämlich den hier!

Machen Sie den unverbindlichen Test! Sie werden überrascht sein, was Outlook alles kann und was Sie alles mit Outlook machen können.

Und wenn etwas mal nicht klappt: Als Bezieher des Praxis-Handbuchs können Sie die kostenlose Hotline nutzen! Ich helfe Ihnen gern weiter.

Ich darf einen Leser zitieren: "Die zwei Hilfestellungen bei wirklichen Problemen allein waren das Geld für das Jahres-Abonnement wert! Die wertvollen Tipps und Anleitungen haben ich also kostenlos dazu bekommen."