Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Outlook, Ausgabe vom 7. Februar 2005

Editorial

Dieser Tage teilt sich die Bevölkerung in zwei Teile:

Die einen zeigen durch Pappnasen und andere Verkleidungen, dass sie zu den Karnevalisten gehören, die anderen durch das Fehlen von Verkleidungen, dass sie nicht zu dieser Spezies gehören.

Auch ein Wurm ist dieser Tage in einem Kostüm unterwegs. Als Grillhähnchen verkleidet, treibt er sein Unwesen. Lesen Sie deshalb gleich den ersten Beitrag.

Einen schönen Rosenmontag wünscht Ihnen Ihr

Michael Freihof

Chefredakteur "Outlook optimal nutzen!"

"Grillhähnchen"-Wurm verbreitet sich über den Messenger

Wenn Sie den Microsoft-Messenger nutzen, um Nachrichten zu empfangen und zu versenden, sollten Sie in den nächsten Tagen Ihren Virenschutz sorgsamer als sonst aktualisieren!

Denn es ist ein Wurm namens "Worm/Bropia.F" in Umlauf, der sich ausschließlich über den Messenger verbreitet. Gefährdet sind alle Windows-Betriebssysteme.

Dass der Wurm ein lustiges Bild eines gegrillten Hähnchens mit einem Bikinimuster zeigt, ist die eine Seite (die eher karnevalistische), dass der Wurm Funktionen beinhaltet, die eine schwer wiegende "Denial-of-Service-Attacke" auf das System starten kann (kompletter Systemstillstand durch schwere Überlastung), ist die andere, weniger lustige.

Der Virus trägt sich in die Registry von Windows ein und startet sich damit beim Systemstart selbst und versendet sich als Kopie an alle Messenger-Nutzer, mit dem Sie Kontakt aufnehmen oder der mit Ihnen über den Messenger kommuniziert.

Abhilfe: Wie immer ist ein funktionierender, gewissenhaft mit Updates versorgter Virenschutz sowie ein umsichtiger Umgang mit möglichen Sicherheitslücken eine gute Vorsorge.

Sie müssen möglicherweise den Messenger abschalten!

Sie benutzen den Messenger nicht, sagen Sie? Also kann Ihnen auch nichts passieren?

Wenn Sie mit Outlook XP arbeiten, kann es sein, dass Sie den Messenger nutzen und nichts davon wissen! Denn in Outlook XP gibt es eine (standardmäßig aktivierte!) Option, dass der Messenger im Hintergrund läuft, ohne dass Sie es merken.

Wenn Sie also diese Form der Kommunikation ausdrücklich nicht wünschen, müssen Sie diese Funktion deaktivieren:

1. Öffnen Sie "Extras > Optionen > Weitere".
2. Deaktivieren Sie die Option "Instant Messaging in Microsoft Outlook aktivieren".
3. Nach dem Hinweis, dass dies erst beim nächsten Start von Outlook gültig wird, schließen Sie die Dialogbox und starten Outlook neu.

Die Firma "Message Labs" untersucht kostenlos Ihren E-Mail-Verkehr!

Sie möchten wissen, wie sicher der E-Mail-Verkehr in Ihrem Unternehmen ist? Dann können Sie das kostenlos hier in Auftrag geben:

http://www.messagelabs.com/ promotion/ freeaudit/ default.asp

Wenn Sie sich auf dem Formular registrieren, scannt die renommierte Firma eine Woche lang kostenlos Ihren E-Mail-Verkehr und erstattet anschließend umfassend Bericht.

Diesem Bericht können Sie entnehmen, wie sicher und professionell Ihr SPAM- und Virenschutz ist.

Er enthält auch eine Beschreibung aller Risiken und eine Berechnung der daraus entstandenen Kosten, sodass Sie bei Bedarf die Schwachstellen in Ihrem System eliminieren können.

Aktion "Sicheres Löschen von Outlook-Daten"

Wenn Sie Elemente in Outlook löschen, so machen das die meisten Anwender sicher mit der (dafür auch gedachten) Taste [Entf].

Das Element wird dadurch in den Ordner "Gelöschte Objekte" verschoben und dort weiter aufbewahrt – bei manchen Anwendern bis zum "St. Nimmerleinstag". Der Ordner "Gelöschte Objekte" wird also sozusagen als eine Art Zusatzarchiv verwendet.

Das lässt keinen Systemadministrator kalt, denn die Daten schlummern dadurch nicht nur im Papierkorb und nehmen Platz weg, sondern sie werden bei einer Archivierung durch die Standardeinstellungen der AutoArchivierung zusätzlich noch ins Archiv verschoben, also nie endgültig gelöscht!

Wenn Sie das nicht wollen, löschen Sie Ihre E-Mails doch gleich endgültig und verwenden Sie dafür zum Löschen [Shift]+[Entf]. Beantworten Sie die Outlook-Sicherheitsabfrage nach dem endgültigen Löschen mit Ja!

Doch Sie können (und sollten!) ein Übriges tun: Kreuzen Sie in "Extras > Optionen > Weitere" die Option an, dass bei Beendigung von Outlook auch der Ordner mit den gelöschten Objekten geleert werden soll.

Und wenn Sie noch über die Schaltfläche "Erweiterte Optionen" angeben, dass Sie keine Warnung haben möchten, wenn Elemente endgültig gelöscht werden, so geschieht das Ganze unbemerkt im Hintergrund:

Doch gibt es hier noch einen Haken: Wie in jeder Datenbank werden die Elemente in der PST-Datei (und auf dem Exchange Server – dort allerdings in anderer Weise) als gelöscht markiert.

Erst, wenn Sie die PST-Datei komprimieren, indem Sie in der Ordnerliste die oberste Ebene mit der rechten Maustaste anklicken und über "Eigenschaften > Allgemeines > Erweitert > Jetzt komprimieren" die Daten reorganisieren und komprimieren, werden die "gelöschten" Dateien endgültig gelöscht.

Übrigens: Die Leser von "Outlook optimal nutzen" können in den Tipps und Tricks der Ausgabe 3/2003 nachlesen, wie Sie mit einem kleinen Eintrag in der Registrierungsdatenbank von Windows dafür sorgen können, dass die gelöschten Einträge aus der PST-Datei immer endgültig verschwinden.

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