Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Outlook, Ausgabe vom 26. September 2005

Outlook als Wissensdatenbank

Liebe Leserin, lieber Leser,

ich werde immer wieder gefragt: "Wie fällt Ihnen immer noch etwas zu Outlook ein?" Dafür gibt es gleich ein ganzes Bündel von Antworten!

Zum einen arbeiten wir in der Redaktion selbst mit Outlook und Exchange und stoßen daher immer wieder auf praktische Probleme, für die wir dann Lösungen suchen – unser sehr erfolgreicher Beitrag "Wissensmanagement mit Outlook" ist so entstanden. Outlook als Wissensdatenbank zu nutzen, ist bis dahin niemand in den Sinn gekommen ...

Wenn Sie übrigens so etwas in Ihrem Unternehmen nutzen wollen, sollten Sie mich "mieten" – ich gebe Ihnen in einem 1-Tages-Seminar alle Infos, Tools und Formulare!

Eine kurze E-Mail genügt

Zum anderen bekommen wir in der Hotline immer wieder Fragen gestellt, deren Beantwortung dann oft zu einem ganzen Thema wird: "Wie bekomme ich das aktuelle Datum in eine Signatur?" hat uns ein Leser gefragt. Das haben wir ihm gesagt – und der daraus entstandene Beitrag, wie man in der Signatur automatisch nahezu beliebige Bestandteile einbastelt, ist derzeit "in der Mache". Sie dürfen gespannt sein!

Und schließlich: Wir sind bei vielen Firmen vor Ort und erarbeiten mit den Mitarbeitern E-Mail-Handhabung, Ablage-Strategien und Wissensstrukturen mit Outlook. Und natürlich lernen wir dabei immer dazu, wovon Sie wiederum profitieren.

So, jetzt muss ich mich aber wieder an meine Beiträge für "Outlook optimal nutzen!" machen. Eine gute Woche wünscht Ihnen und unseren Politikern

Herzlichst

Michael Freihof

Chefredakteur

"Outlook optimal nutzen!"

und

"Outlook Knowledge Base"

Gartner äußert sich zu Office 12

Wenn Sie Office im Unternehmen einsetzen (in größerer Anzahl sogar), ist diese Seite der sicher von hohem Interesse für Sie:

Gartner Group

Denn dort können Sie die sehr fundierten und sehr präzisen Bewertungen für den Einsatz und den Umstieg auf die neuen Versionen kostenlos nachlesen.

Wenn Sie mehr über die neue Version wissen möchten:

Microsoft zu Office 12

Gegen Spam: "Outlook optimal nutzen!"

Probleme mit Spam haben wir in "Outlook optimal nutzen!" schon seit Jahren "auf dem Kieker". In vielen Beiträgen haben wir beschrieben, was Sie gegen Spam alles unternehmen können:

• In Beitrag S 610 haben wir beschrieben, wie Sie mit den Bordmitteln von Outlook 2000 und Outlook XP Spam wirkungsvoll mit einem eigenen Regelwerk bekämpfen.
• In Beitrag S 620 zeigen wir Ihnen, wie Sie mit einem kostenlosen externen Programm, das sich nahtlos in Outlook integriert, Ihren Kampf gegen die Spammer aufnehmen.
• Da Outlook 2003 einen sehr effektiven eigenen Spam-Filter mitbringt, haben wir diesem mit S 625 einen eigenen Beitrag gewidmet – natürlich wie immer mit genauen Schritt-für-Schritt-Anleitungen!
• Und im Beitrag S 600 haben wir dargestellt, wie Sie verfahren, wenn Sie fälschlicherweise auf eine der "Schwarzen Listen" ("Abuse-Listen") gelangt sind, denn das ist sehr peinlich: Ihre E-Mails werden von den Mail-Servern der Welt nämlich nicht mehr weitergeleitet!

Sie sehen: Wir haben uns mit diesem Thema bereits sehr sorgfältig beschäftigt. Denn unser Ziel ist, dass Sie besser mit Outlook arbeiten. Und dazu gehört auch ein Spam-freier Posteingang!

Den Beitrag S 625 können Sie sich hier kostenlos herunterladen ...

... und wenn Sie die übrigen Beiträge lesen wollen und noch kein Leser von "Outlook optimal nutzen" sind, klicken Sie hier.

Testanforderung "Outlook optimal nutzen!"

Billiger telefonieren – mit System

Auch wenn wir immer mehr E-Mails verschicken: Kommunikationsweg Nr. 1 ist und bleibt das Telefon. Und da ist ja in den letzten Jahren preislich ziemlich viel ins Rutschen gekommen – jeder neue Anbieter sorgt für einen kleinen Preisrutsch nach unten, denn teuerer muss er seine Leistungen ja gar nicht erst anbieten.

Doch genau das macht das Telefonieren auch wieder schwieriger, denn wer ist für ein Gespräch nach Moskau um 14:00 Uhr der billigste Anbieter? Und wer für ein Ferngespräch um 19:00?

Hier hat sich die Internet-Seite "teltarif.de" einen Namen gemacht. Auf der Seite finden Sie alles wichtige zum Telefonieren und Surfen.

Ganz besonders empfehlenswert ist der Tarifrechner von Teltarif, mit dem Sie kostenlos nachschauen können, wo welches Gespräch zu welcher Zeit am billigsten ist.

Hier geht es zum Tarifrechner

Alternativ können Sie dort auch sog. "Watch-Dienste" bestellen. Hier bekommen Sie stets aktuelle Tariflisten per E-Mail zugeschickt.

Der Service ist im ersten Monat für einen Watch-Dienst kostenlos und kostet danach 80 Cent pro Monat und Dienst. Mehr dazu unter

Watch-Dienste von Teltarif

Ein Tool zum Auslagern von Anhängen

Die Leser von "Outlook optimal nutzen!" kennen es schon, denn wir haben ein derartiges Tool dort bereits für unsere Leser als Makro vorgestellt.

Hier nun ein kostenloses Tool, das Sie unbedingt ausprobieren sollten: EAS.

Dabei handelt es sich um ein Tool, das Anhänge von E-Mails als separate Datei auf der Festplatte speichert, aus der E-Mail herauslöscht und in die E-Mail einen Link zur gespeicherten Datei einfügt.

Damit wird Ihr Postfach wieder "rank und schlank" und quillt nicht durch die Anhänge ständig über. Dabei ist es egal, ob Sie mit dem Exchange Server oder mit einer lokalen PST-Datei arbeiten.

Das sollten Sie jedoch beachten:

• Es gibt keinen Vorgang, der das ganze wieder rückgängig macht.
• Der Pfadname zur Ablage darf keine Leerzeichen oder Umlaute enthalten, da sonst unter Umständen der Link nicht korrekt funktioniert.

Das Programm ist für Privatpersonen kostenlos, Firmen müssen für eine Lizenz 19,00 Euro bezahlen, auch komplette Firmenlizenzen sind erhältlich.

Hier geht es zum Download des Programms

Übrigens: Als Leser von "Outlook optimal nutzen!" empfehlen wir Ihnen den Beitrag A 480! Dort finden Sie die wichtigsten 7 Fragen zu der Handhabung von Anhängen (und natürlich die Antworten ...).

Wie sicher ist Ihr E-Mail-System wirklich?

Die meisten Viren dringen derzeit über nicht sichere E-Mail-Systeme ein! Daher sollten Sie einmal auf der folgenden Seite durch einen umfangreichen Test prüfen lassen, wie sicher Ihr System ist! Dort können Sie kostenlos eine Reihe von Tests starten lassen, deren Ergebnis Ihnen dann per E-Mail mitgeteilt wird.

e-Mail-Test der Firma GFI

Die Leser "Outlook optimal nutzen!" wissen nicht nur mehr über Outlook ...

... sie arbeiten damit auch

• erfolgreicher
• effizienter
• sinnvoller
• und stressärmer

Wie Sie sicher wissen, wird der Newsletter "Outlook-Secrets" von "Outlook optimal nutzen!" gesponsert, dem Berater für Ihren optimalen Einsatz von Outlook, dessen Chefredakteur ich bin.

Unsere selbst gestellte Aufgabe: Sie in Ihrer Praxis mit Outlook zu begleiten, Sie zu unterstützen mit ausgeklügelten Schritt-für-Schritt-Anleitungen, fundierten Insider-Tipps und komprimiertem Praxiswissen für Ihren täglichen professionellen Einsatz von Outlook und Exchange. Denn Outlook kann Ihnen ganz entscheidend helfen, Ihre tägliche Arbeit effizienter und zielgerichteter zu verrichten.

Wenn Sie sich vorstellen wollen, wie sich das Werk "anfühlt": In Ihrem Newsletter "Outlook-Secrets" finden Sie – und das soll auch so bleiben – immer wieder Tipps, die wir aus unserer Praxis für Ihre Praxis für wichtig halten. In "Outlook optimal nutzen!" finden Sie auf 94 Seiten derartige Tipps, Tricks und Anleitungen.

Wenn Sie mehr wissen wollen oder den Berater kostenlos zum Test anfordern möchten: Wir sind einen Mausklick entfernt:

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Und wenn etwas mal nicht klappt: Als Bezieher des Praxis-Handbuchs können Sie die kostenlose Hotline nutzen, ich helfe Ihnen gern weiter!