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Eduard Altmann
Herausgeber WORD professionell

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Profi-Tipps & -Tricks: Top 10 der besten Word-Tipps

Tipp Nr. 1: Wie Sie verborgene persönliche Informationen aus einem Dokument entfernen Tipp Nr. 2: So können Sie Tabellenzeilen komfortabel verschieben Tipp Nr. 3: So wenden Sie die Rechtschreibprüfung auf bereits geprüfte Texte an Tipp Nr. 4: So entfernen Sie störende Leerzeichen am Zeilenanfang Tipp Nr. 5: Wie Sie Textpassagen sicher über mehrere Seiten verschieben Tipp Nr. 6: So erfahren Sie, welche Funktion einer Tastenkombination zugeordnet ist Tipp Nr. 7: Wie Sie einzelne bereits erstellte Texte noch schneller zu einem neuen Dokument zusammenstellen Tipp Nr. 8: Wie Sie alle Formatvorlagen einfach per Mausklick zuweisen Tipp Nr. 9: Wie Sie die Schriftgröße noch schneller per Tastendruck ändern Tipp Nr. 10: So bringen Sie Ihre Tabelle schnell auf Seitenbreite

Lösungen und Soforthilfen: Schritt-für-Schritt- Anleitungen gegen Word-Probleme

Wie kann ich Start-Probleme mit Word beseitigen? Wie kann ich mich vor Datenverlust beim Speichern schützen? Wie kann ich das Problem mit den Schriften lösen? Wo ist der obere Seitenrand geblieben? Wie kann ich mit wenigen Mausklicks ein Abbildungsverzeichnis anlegen?

Profi-Tipps & -Tricks:
Top 10 der besten Word-Tipps

Mit WORD professionell erhalten Sie kompetente Praxis-Tipps

Tipp Nr. 1: Wie Sie verborgene persönliche Informationen aus einem Dokument entfernen

 ab Version 2002

Technisch versierte Computer-Anwender sind in der Lage, aus einem Word-Dokument weit mehr Informationen herauszuholen, als auf dem Bildschirm sichtbar ist.

Davor können Sie sich schützen. Denn in einer Word-Datei auf der Festplatte befinden sich tatsächlich Daten, die darin nichts verloren haben. Dazu zählen längst gelöschte Elemente oder persönliche Informationen wie Namensangaben und Bearbeitungszeiten.

Um dafür zu sorgen, dass ein Großteil dieser manchmal sogar geheimen Daten aus Ihren Word-Dokumenten entfernt wird, genügen zwei Einstellungen in den Word-Programmoptionen:

1. Rufen Sie im Menü EXTRAS den Befehl OPTIONEN auf.

2. Wechseln Sie auf die Registerkarte SPEICHERN und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen SCHNELLSPEICHERUNG ZULASSEN.

3. Danach wechseln Sie im Dialogfenster OPTIONEN auf die Registerkarte SICHERHEIT.

4. Dort schalten Sie das Kontrollkästchen zum Entfernen persönlicher Daten ein. In Word 2002 heißt die Option PERSÖNLICHE INFORMATIONEN BEIM SPEICHERN AUS DIESER DATEI ENTFERNEN. In Word 2003 heißt sie BEIM SPEICHERN PERSÖNLICHE DATEN AUS DATEIEIGENSCHAFTEN ENTFERNEN.

5. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit OK.

WORD professionell rät: Diese Einstellung gilt immer nur für das gerade geöffnete Dokument! Wiederholen Sie diese Aktion deshalb bei jeder zu speichernden Datei.

Das ist nur ein kleiner Auszug aus WORD professionell:

Tipp Nr. 2: So können Sie Tabellenzeilen komfortabel verschieben

ab Version 97

Sie möchten einzelne Zeilen Ihrer Tabelle schnell und komfortabel bearbeiten? Dann kommen Sie per Tastatur ganz schnell zum Ziel:

1. Platzieren Sie den Cursor in der Zeile, die Sie verschieben wollen.

2. Halten Sie die Tasten Alt+Umschalt gedrückt.

3. Bewegen Sie die Zeile dann mit Cursor unten/Cursor oben an die gewünschte Position.

Bei dieser Technik machen Sie sich die Tatsache zunutze, dass die Tastenkombinationen aus dem Gliederungsmodus auch in der normalen Textverarbeitung zur Verfügung stehen!

Das ist nur ein kleiner Auszug aus WORD professionell:

Tipp Nr. 3: So wenden Sie die Rechtschreibprüfung auf bereits geprüfte Texte an

ab Version 97

Sie haben Ihr Dokument auf Rechtschreibung geprüft, nachträglich geändert und möchten es nochmals prüfen?

Pech gehabt, denn die Rechtschreibprüfung lässt sich nicht ein zweites Mal für diesen Text starten. Word merkt sich alle Prüf-Aktionen direkt im Dokument. So werden beispielsweise Begriffe, die Sie mit der IGNORIEREN-Schaltfläche übersprungen haben, bei weiteren Überprüfungen nicht mehr im Dialogfenster RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK angezeigt. So schaffen Sie Abhilfe:

1. Rufen Sie das Menü EXTRAS-OPTIONEN auf.

2. Wechseln Sie auf die Registerkarte RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche DOKUMENT (ERNEUT) (ÜBER)PRÜFEN.

4. Bestätigen Sie die folgende Meldung mit JA und schließen Sie das Dialogfenster mit OK. Wenn Sie die Rechtschreibprüfung nun mit F7 starten, überprüft Word das komplette Dokument erneut und zeigt alle fraglichen Begriffe an.

Das ist nur ein kleiner Auszug aus WORD professionell:

Tipp Nr. 4: So entfernen Sie störende Leerzeichen am Zeilenanfang

ab Version 97

Kopieren Sie Texte aus dem Internet in Ihr Word-Dokument? Dann steht oft ein hässlicher Leerraum am Anfang der Zeilen. So verschwinden diese Leerzeichen ganz schnell:

1. Markieren Sie die gewünschten Zeilen.

2. Zentrieren Sie den markierten Text mit der Tastenkombination Strg+e.

3. Anschließend richten Sie Ihren Text mit Strg+1 wieder linksbündig aus. Die Leerzeichen am Zeilenanfang sind nun verschwunden.

Das ist nur ein kleiner Auszug aus WORD professionell:

Tipp Nr. 5: Wie Sie Textpassagen sicher über mehrere Seiten verschieben

ab Version 97

Grundsätzlich können Sie Textpassagen schnell per Drag & Drop über mehrere Seiten verschieben. In der Praxis scheitert das jedoch häufig daran, dass Word zu schnell weiterblättert und Sie über das Ziel hinausschießen. Die bessere und sichere Alternative sieht so aus:

1. Markieren Sie die zu verschiebende Textpassage und halten Sie die Strg-Taste gedrückt.

2. Wechseln Sie zu der Textstelle, an der Sie den Text einfügen möchten. Klicken Sie dort einmal mit der rechten Maustaste und schon wird der markierte Text an diese Stelle verschoben.

Das ist nur ein kleiner Auszug aus WORD professionell:

Tipp Nr. 6: So erfahren Sie, welche Funktion einer Tastenkombination zugeordnet ist

ab Version 97

Sie würden gerne wissen, welche Funktion sich hinter der Tastenkombination Alt+F3 versteckt?

1. Dann drücken Sie die Tastenkombination Strg+Alt+Num+ (Num+ = Plus-Taste auf dem numerischen Tastenblock).

2. Anschließend drücken Sie die gewünschte Tastenkombination. Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster TASTATUR ANPASSEN, in dem Sie unter Befehle die dazugehörige Funktion ablesen können - in unserem Beispiel AutoTextErstellen.

Das ist nur ein kleiner Auszug aus WORD professionell:

Tipp Nr. 7: Wie Sie einzelne, bereits erstellte Texte noch schneller zu einem neuen Dokument zusammenstellen

ab Version 97

Manchmal haben Sie die Texte, die Sie für ein neues Dokument benötigen (wenn auch verteilt in unterschiedlichen Dokumenten) bereits vorliegen. Setzen Sie den folgenden Trick ein, um aus den bereits vorhandenen Textabschnitten ein neues Dokument zu erstellen.

1. Markieren Sie dazu in den Quelldokumenten hintereinander die gewünschten Textteile und drücken Sie jeweils die Tastenkombination Strg+F3.

2. Wechseln Sie in ein neues Dokument und drücken Sie die Tastenkombination Strg+Umschalt+F3. Alle ausgewählten Textteile werden nun in das neue Dokument eingefügt.

Beachten Sie: Da Word die Textteile beim Sammeln ausschneidet, müssen Sie darauf achten, dass Sie die Quelldokumente vor dem Schließen nicht speichern, damit sie im Urzustand erhalten bleiben.

Das ist nur ein kleiner Auszug aus WORD professionell:

Tipp Nr. 8: Wie Sie alle Formatvorlagen einfach per Mausklick zuweisen

ab Version 2002, 2000 und 97

Mit Hilfe der Format-Symbolleiste haben Sie alle verfügbaren Formatvorlagen schnell im Blick. Standardmäßig werden hier in Word im Dropdown-Listenfeld FORMATVORLAGE aber nur fünf Formatvorlagen angezeigt.

1. Um alle Formatvorlagen aufzulisten, halten Sie die Umschalt-Taste gedrückt und klicken Sie dann auf den Dropdown-Pfeil des Formatvorlagenfeldes.

2. Ein Mausklick auf die gewünschte Formatvorlage genügt jetzt, um sie zuzuweisen.

Das ist nur ein kleiner Auszug aus WORD professionell:

Tipp Nr. 9: Wie Sie die Schriftgröße noch schneller per Tastendruck ändern

ab Version 97

Wenn Sie einzelne Wörter zur besseren Hervorhebung um ein oder zwei Punkte vergrößern oder verkleinern möchten, geht das am schnellsten mit den folgenden Tastenkombinationen:

1. Markieren Sie das gewünschte Wort.

2. Drücken Sie die Tastenkombination Umschalt+Strg+p. Daraufhin ist die Dropdown-Liste SCHRIFTGRAD in der Format-Symbolleiste aktiviert.

3. Mit Pfeiltaste oben (verkleinern) und Pfeiltaste unten (vergrößern) können Sie nun schnell den gewünschten Schriftgrad schrittweise einstellen.

4. Drücken Sie die Return-Taste, um den eingestellten Schriftgrad zu übernehmen.

Das ist nur ein kleiner Auszug aus WORD professionell:

Tipp Nr. 10: So bringen Sie Ihre Tabelle schnell auf Seitenbreite

ab Version 97

Wenn Sie eine Tabelle über das Symbol TABELLE EINFÜGEN eingefügt haben, wird sie immer über die komplette Seitenbreite angelegt. Falls Sie jetzt den linken und/oder rechten Seitenrand ändern, wird die Tabelle nicht automatisch breiter oder schmaler. Sparen Sie sich das mühsame manuelle Anpassen jeder Tabellenspalte an die neue Seitenbreite, indem Sie folgenden Trick anwenden:

1. Markieren Sie die Tabelle über TABELLE-MARKIEREN-TABELLE (Word 2003/2002/2000) bzw. TABELLE-TABELLE MARKIEREN (Word 97).

2. Wählen Sie dann TABELLE-AUTOANPASSEN-GRÖßE AN FENSTER ANPASSEN (Word 2003/2002) bzw. TABELLE-AUTOANPASSEN-AUTOANPASSENFENSTER (Word 2000).

3. Rufen Sie in Word 97 TABELLE-ZEILENHÖHE UND -BREITE auf und wechseln Sie auf die Registerkarte SPALTE.

   Hier ist das Eingabefeld BREITE DER SPALTEN L-N entweder leer oder es wird ein Wert angezeigt, der nicht der optimalen Breite entspricht.

   Auch ein Klick auf die Schaltfläche OPTIMALE BREITE hilft nicht weiter. Verkleinern Sie den Wert bei BREITE DER SPALTEN L-N, bis der Eintrag AUTO erscheint. Sobald Sie das Dialogfenster mit OK bestätigen, werden die Spalten der Tabelle automatisch an die Seitenbreite angepasst.

Das ist nur ein kleiner Auszug aus WORD professionell:

Lösungen und Soforthilfen: Schritt-für-Schritt-Anleitungen gegen Word-Probleme

Mit WORD professionell erhalten Sie kompetente Soforthilfe-Lösungen

Wie kann ich Start-Probleme mit Word beseitigen?

ab Version 97

Frage: Nach dem Doppelklick auf das Word-Symbol warte ich ca. eine Minute, bis der Word-Startbildschirm erscheint. Es dauert dann immer noch eine ganze Weile, bis Word schließlich den ersten Buchstaben annimmt. Wie kann ich den Programmstart von Word verkürzen?

Antwort: Räumen Sie in der Windows-Registry auf. Sobald Windows die Word-Programmdateien geladen hat, liest Word aus zwei Einträgen (Keys) der Windows-Registrierungsdatenbank (Registry) Programmeinstellungen aus und übernimmt die entsprechenden Einstellungen. Hier befinden sich Informationen zu den Druckereinstellungen in Word oder auch Anpassungen von Menüs bzw. die genaue Position und Reihenfolge der Word-Symbolleisten.

Leider gibt es immer wieder Probleme mit den beiden Keys, die unter anderem auch den Word-Start deutlich verlangsamen können oder für die unterschiedlichsten Fehler verantwortlich sind.

Die zwei problematischen Keys können Sie jedoch problemlos löschen. Sie müssen sich lediglich die geänderten Einstellungen im Menü EXTRAS-OPTIONEN notieren, sodass Sie diese anschließend wieder korrekt einstellen können:

1. Beenden Sie alle Anwendungen und starten Sie dann den Registrierungseditor. Wählen Sie START-AUSFÜHREN... und geben Sie "regedit" ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit OK.

2. Öffnen Sie jetzt nacheinander die folgenden Einträge:

   HKEY_CURRENT_USER
   Software
   Microsoft
   Office
   <Word-Version> Word

3. Im Eintrag "Word" befindet sich der Eintrag "Data", den Sie jetzt mit der linken Maustaste anklicken. Daraufhin erscheinen auf der rechten Seite unter anderem die Schlüssel SETTINGS und TOOLBARS.

4. Markieren Sie den Eintrag "settings" und drücken Sie die Taste Entf. Bestätigen Sie die folgende Meldung mit JA. Löschen Sie anschließend auf die gleiche Weise den Eintrag TOOLBARS.

5. Beenden Sie den Registrierungseditor.

6. Nach einem Neustart Ihres Systems sollte Ihr Word nun schneller starten.

Das ist nur ein kleiner Auszug aus WORD professionell:

Wie kann ich mich vor Datenverlust beim Speichern schützen?

ab Version 97

Frage: Nach dem Speichern eines umfangreichen Dokuments konnte ich dieses anschließend nicht mehr öffnen. Ich hatte zwar eine Sicherungskopie des Dokuments, die aber bereits einen halben Tag alt war. Über sechs Stunden Arbeit waren umsonst. Wie kann ich mich in Zukunft vor Datenverlust beim Speichern schützen?

Antwort: Prüfen Sie im Menü EXTRAS-OPTIONEN auf der Registerkarte SPEICHERN folgende Optionen:

1. Schalten Sie das Kontrollkästchen HINTERGRUNDSPEICHERUNG (Word 2003/2002) bzw. SPEICHERUNG IM HINTERGRUND ZULASSEN (Word 2000/97) aus. Auf einem modernen PC dauert das Speichern nicht mehr lange, sodass Sie die entsprechende Zeit warten sollten. Denn speichert Word im Hintergrund und erlaubt es Ihnen gleichzeitig weiter zu arbeiten, treten immer wieder Probleme auf, die zu defekten Word-Dateien führen.

2. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen SCHNELLSPEICHERUNG ZULASSEN. Ist diese Option eingeschaltet, werden Änderungen beim Speichern einfach an das Ende der Datei angehängt - die Word-Datei wird nicht komplett neu gespeichert. Das hat zur Folge, dass die interne Dateistruktur stark fragmentiert wird und regelmäßig Probleme auftreten.

3. Schalten Sie das Kontrollkästchen AUTOWIEDERHERSTELLEN-INFO SPEICHERN ALLE: X MINUTEN ein. Diese Option stellt sicher, dass Word automatisch regelmäßig eine Kopie Ihres Dokuments anlegt. Bei einem Programmabsturz können Sie dann auf diese Sicherungskopie zurückgreifen. Beim Schließen des Dokuments wird die Datei automatisch gelöscht, sodass kein zusätzlicher Speicherplatz belegt wird.

4. Wenn Sie das Kontrollkästchen (AUTOMATISCHE) ANFRAGE FÜR SPEICHERUNG VON NORMAL.DOT einschalten, wird Word keine Änderung an Ihrer Standard-Dokumentvorlage vornehmen, ohne dass Sie dies zuvor bestätigen müssen.

   Diese Einstellung kann außerdem einen zusätzlichen Schutz vor Makroviren bieten.

Das ist nur ein kleiner Auszug aus WORD professionell:

Wie kann ich das Problem mit den Schriften lösen?

ab Version 97

Frage: Als problematisch erweisen sich Dokumente mit individuellen Schriftarten besonders dann, wenn sie auf einem anderen PC geöffnet werden. Einzelne Textpassagen werden plötzlich in "Arial", "Times New Roman" oder "Courier New" dargestellt, obwohl ich ihnen ursprünglich eine ganz andere Schriftart zugewiesen habe. Wie kann ich dieses Problem beseitigen?

Antwort: Die von Ihnen vorgesehene Schrift ist auf dem anderen PC nicht vorhanden. Daher müssen Sie die Schrift in Ihr Dokument einbinden. Und das geht so:

1. Wählen Sie das Menü EXTRAS-OPTIONEN und wechseln Sie auf die Registerkarte SPEICHERN.

2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen TRUETYPE-SCHRIFTARTEN EINBETTEN und bestätigen Sie mit OK.

3. Beachten Sie, dass sich die Einstellung nur auf das aktuelle Dokument bezieht. Je mehr Schriften enthalten sind, desto mehr Spreicherplatz belegt die Datei.

Das ist nur ein kleiner Auszug aus WORD professionell:

Wo ist der obere Seitenrand geblieben?

ab Version 97

Frage: In Word arbeite ich immer in der Seitenlayout-Ansicht. Seit kurzem fehlt in dieser Ansicht jedoch der obere Seitenrand und Seiten, die nicht voll sind, werden einfach abgeschnitten. In der Seitenansicht und beim Drucken ist alles in Ordnung, nur auf dem Bildschirm fehlt der Rand. Was kann ich da tun?

Antwort: In der Seitenlayout-Ansicht erscheint der Text auf dem Bildschirm genau so, wie er später ausgedruckt wird. Wenn Sie nun in einem Dokument große Seitenränder eingestellt haben oder eine Seite noch nicht voll ist, bleibt auch ein großer Teil des Bildschirms einfach leer, ohne dass Sie den Bereich nutzen können. Der obere und untere Seitenrand kann deshalb in Word 2003/2002 ausgeblendet werden. Sie können den oberen und unteren Seitenrand einfach wie folgt wieder einblenden:

1. Wechseln Sie in die Seitenlayout-Ansicht und positionieren Sie den Mauszeiger am oberen Rand einer beliebigen Seite. Daraufhin verwandelt sich der Mauszeiger in zwei kleine Pfeile, die gegeneinander zeigen. Außerdem erscheint der Quickinfo-Text LEERRÄUME ANZEIGEN.

2. Wenn Sie jetzt die linke Maustaste drücken, wird der Seitenrand wieder vollständig angezeigt. Wenn Sie nun den Mauszeiger auf dem Seitenrand positionieren, lautet der Info-Text LEERRÄUME AUSBLENDEN. Entsprechend sorgt ein Klick mit der linken Maustaste dafür, dass die Ränder wieder ausgeblendet werden.

Das ist nur ein kleiner Auszug aus WORD professionell:

Wie kann ich mit wenigen Mausklicks ein Abbildungsverzeichnis anlegen?

ab Version 97

Frage: Für meine Dokumentation fehlt nur noch das Abbildungsverzeichnis. Gibt es hier nicht einen anderen Weg als das mühsame und Zeit raubende Zusammenstellen der Abbildungsbeschriftungen "per Hand"?

Antwort: Doch den gibt es. Word bietet Ihnen auch für diese Aufgabe eine passende Funktion an. Und so gehen Sie vor:

1. Setzen Sie den Cursor auf eine neue Seite, beispielsweise hinter das Inhaltsverzeichnis.

2. Wählen Sie in Word 2003/2002 das Menü EINFÜGEN-REFERENZ-INDEX UND VERZEICHNISSE bzw. in Word 2000/97 EINFÜGEN-INDEX UND VERZEICHNISSE.

3. Wechseln Sie auf die Registerkarte ABBILDUNGSVERZEICHNIS. Wählen Sie im Dropdown-Listenfeld TITEL (Word 2003/2002) bzw. BESCHRIFTUNGSKATEGORIE (Word 2000) bzw. KATEGORIE (Word 97) den Eintrag ABBILDUNG bzw. BILD.

Das ist nur ein kleiner Auszug aus WORD professionell:

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