Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Word, Ausgabe vom 6. September 2005

Editorial

Liebe Leserin, lieber Leser,

Sie sind auf der Suche nach einem kostenlosen Programm, mit dem sich schnell und einfach Sicherungen von Ihren Word-Dateien auf einem USB-Speicherstick anlegen lassen? Dann laden Sie sich das Microsoft-Programm "Windows XP USB Flash Driver Manager" unter folgender Internet-Adresse herunter:

http://www.microsoft.com/ downloads/ results.aspx ?freetext=usb+manager &productID= &DisplayLang=en

Zwar ist das Programm offiziell nur für Windows XP ausgelegt, die Dateioperationen lassen sich aber auch unter Windows 2000 nutzen.

Viel Spaß beim Lesen der aktuellen Ausgabe wünscht Ihnen

Petra B. Körber

Chefredakteurin WORD professionell

Für ein perfektes Tabellen-Layout: Ersetzen Sie eine beliebige Anzahl von Leerzeichen durch Tabulatoren

Versionen: Word 97, Word 2000, 2002 und 2003

Wenn Sie eine Textdatei erhalten haben, in denen Tabellen mithilfe von Leerzeichen formatiert wurden, hat das in der Regel viel manuelle Formatierarbeit zur Folge. So sind die Spalten nicht durch Tabulatoren, sondern durch Leerzeichen voneinander getrennt. Die Anzahl der Leerzeichen ist dann auch noch in jeder Spalte und Zeile unterschiedlich, sodass die Standardfunktionen von Word zur Umwandlung in eine Tabelle nicht weiterhelfen.

Die Funktion "Tabelle-Umwandeln-Text in Tabelle" versagt, weil kein eindeutiges Trennzeichen zwischen den Spalten vorhanden ist. Auch das Ersetzen der Leerzeichen durch Tabulatoren ist nicht ohne weiteres möglich, weil die Anzahl der Leerzeichen immer unterschiedlich ist. Ein kleiner Trick hilft weiter:

1. Setzen Sie den Cursor an den Anfang des Dokuments.
2. Wählen Sie das Menü "Bearbeiten-Ersetzen" und geben Sie in das Feld "Suchen nach" ein Leerzeichen und dann die folgende Zeichenkette ein: {2;}
3. Mit dem Ausdruck {2;} erreichen Sie, dass nicht nur nach einer festen Anzahl von Zeichen, sondern nach allen Zeichenketten mit zwei oder mehr Leerzeichen gesucht wird.
4. Wechseln Sie in das Feld "Ersetzen durch" und geben Sie ^t als Platzhalter für einen Tabulator ein.
5. In Word 2003, 2002 und 2000 öffnen Sie den unteren Teil des Dialogfensters mit einem Klick auf "Erweitern".
6. Aktivieren Sie nun das Kontrollkästchen "Platzhalterzeichen verwenden" (Word 2003/2002) bzw. "Mit Mustervergleich" (Word 2000/97) und klicken Sie auf "Alle ersetzen". Word durchsucht den Text daraufhin nach den Stellen, an denen zwei oder mehr Leerzeichen auftauchen und ersetzt sie durch einen Tabulator. Schließen Sie das Dialogfenster.
7. Anschließend setzen Sie das Menü "Tabelle-Umwandeln-Text in Tabelle" wie gewohnt ein.

Mehr Infos zu diesem Thema finden Sie hier:

WORD professionell

Wie Sie Seiteneinstellungen ganz einfach übertragen

Versionen: Word 97, Word 2000, 2002 und 2003

Im Dialogfenster "Seite einrichten" können Sie zahlreiche Einstellungen rund um die Ränder des aktuellen Dokuments sowie die zu verwendenden Druckerschächte vornehmen. Dabei kommt es häufig vor, dass Sie die exakten Einstellungen eines bereits vorhandenen Dokuments auf ein oder mehrere andere Dateien übertragen wollen. Mit dem folgenden Trick klappt das in wenigen Sekunden:

1. Öffnen Sie alle Dokumente, auf die Sie vorhandene Seiteneinstellungen übertragen möchten.
2. Aktivieren Sie das Dokument mit den gewünschten Seiteneinstellungen.
3. Wählen Sie das Menü "Datei-Seite einrichten" und bestätigen Sie direkt danach wieder mit "Ok", ohne irgendwelche Änderungen vorzunehmen.
4. Wechseln Sie in das erste Dokument, auf das Sie die Einstellungen übertragen möchten und drücken Sie einfach "F4". Mit dieser Tastenkombination wiederholen Sie den letzten Arbeitsschritt. In diesem Fall handelt es sich dabei um die Festlegung der gewünschten Seiteneinstellungen.
5. Wiederholen Sie Schritt 4 für jedes Dokument, in dem Sie die Seiteneinstellungen verwenden möchten.

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