Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Word, Ausgabe vom 7. März 2006

Editorial

Liebe Leserin, lieber Leser,

das Erstellen von Serienbriefen mit Word ist eigentlich kein großes Thema. Spannend wird es erst, wenn es an die Details geht. Dann gibt es leider mehr Stolperfallen als einem lieb sein kann. Zum Beispiel weigert sich Word augenscheinlich beharrlich, das Rechnungsdatum aus einer Excel-Tabelle im vorgegebenen Format zu übernehmen. Wir zeigen Ihnen in diesem Newsletter, wie Sie eines der vielen Hindernisse bei der Serienbrief-Erstellung überwinden.

Viel Spaß beim Lesen dieser Ausgabe wünscht Ihnen

Petra B. Körber

Nie mehr Ärger mit der richtigen Spaltenbreite in Tabellen

Versionen: Word 97, 2000, 2002 und 2003

Werden die Wörter in Ihren Tabellenzellen völlig willkürlich auf zwei Zeilen verteilt? Dann ist die Spaltenbreite zu schmal und Word hat (auch bei eingeschalteter Trennhilfe) keine Möglichkeit, das Wort richtig zu trennen.

Abhilfe bringt die Funktion (nicht in Word 97) zum automatischen Anpassen der Spaltenbreite. Dabei wird die Spalte von Word automatisch verbreitert, sodass das längste Wort vollständig in einer Zeile Platz findet. Für den zusätzlich benötigten Platz verkleinert Word automatisch die restlichen Spalten. Die Tabelle selbst wird nicht breiter, lediglich die Breiten der Spalten in der Tabelle ändern sich. Und so gehen Sie dazu vor:

1. Rufen Sie das Menü "Tabelle-Tabelleneigenschaften", Registerkarte "Tabelle" auf.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Optionen".
3. Soll die Spaltenbreite automatisch vergrößert werden, schalten Sie das Kontrollkästchen "Automatische Größenänderung zulassen" ein. Soll die Breite der Spalte unabhängig vom Inhalt so bleiben, wie Sie diese anfangs definiert haben, dann schalten Sie das Kontrollkästchen aus.
4. Bestätigen Sie alle Dialogfenster mit "Ok", wird die Änderung übernommen.

Beachten Sie: Schalten Sie die Funktion nachträglich aus, wird die Breite bereits vorhandener Spalten wieder auf den Anfangswert zurückgestellt.

Datum aus Excel im Word-Serienbrief immer im richtigen Format

Versionen: Word 2002 und 2003

Das passiert immer häufiger: Wenn Sie in einem Serienbrief in Word 2003/2002 als Datenquelle eine Excel-Arbeitsmappe nutzen, kann es zu Problemen mit dem Datumsformat kommen. Soll zum Beispiel aus einer Spalte mit Datumsangaben einer Excel-Tabelle ein Datum in den Serienbrief übernommen werden, erscheint das Datum in Word immer im Format "MM/TT/JJJJ", egal wie Sie es formatiert haben. Das ist schon ärgerlich!

Das Problem tritt in Word 2003/2002 immer dann auf, wenn Word beim Zugriff auf Excel-Tabellen den Import-Filter für die Datenquelle selbst bestimmt. Dann kommt ein Filter zum Einsatz, der die Formatierung des Datums nicht korrekt übernimmt und stattdessen das Datum im Standard-Datumsformat übergibt.

Vermeiden Sie diesen Formatfehler und stellen Sie Word so ein, dass Sie den Import-Filter selbst festlegen können. Wählen Sie dann als Import-Filter je nach Word-Version und installierter Filter die Option "Microsoft Excel-Arbeitsblätter über Konverter" oder "MS Excel-Arbeitsblätter über DDE". Und so geht's:

1. Rufen Sie das Menü "Extras-Optionen" auf und wechseln Sie auf die Registerkarte "Allgemein". Schalten Sie hier das Kontrollkästchen "Konvertierung beim Öffnen bestätigen" ein. Verlassen Sie das Dialogfenster mit "Ok". Diesen Schritt müssen Sie nur einmal ausführen, Word merkt sich diese Einstellung dauerhaft.
2. Beachten Sie: Ohne die Änderung im Menü "Extras-Optionen", Registerkarte "Allgemein" legt Word den Import-Filter beim Laden einer Datei, die nicht im Word-Format vorliegt, generell selbst fest. Das gilt nicht nur für die Datenquelle bei Serienbriefen, sondern auch für gewöhnliche Dokumente, die Sie von einer fremden Textverarbeitung übernehmen möchten oder die aus einer reinen Textdatei bestehen. Nur wenn Sie das Kontrollkästchen "Konvertierung beim Öffnen bestätigen" einschalten, werden Sie immer nach dem gewünschten Format gefragt und können selbst entscheiden.
3. Erstellen Sie jetzt Ihren Serienbrief, indem Sie das Menü "Extras-Briefe und Sendungen-Serienbrieferstellung" (Word 2003) bzw. "Extras-Briefe und Sendungen-Seriendruck-Assistent" (Word 2002) aufrufen.
4. Wählen Sie im ersten Schritt des Assistenten den gewünschten Dokumenttyp, zum Beispiel: "Briefe".
5. Im zweiten Schritt des Assistenten legen Sie über das Optionsfeld "Aktuelles Dokument verwenden" fest, dass das aktuelle Dokument zum Serienbrief wird.
6. Wählen Sie im dritten Schritt die Option "Vorhandene Liste verwenden" und klicken Sie auf "Durchsuchen". Wechseln Sie dann in den Ordner, in dem sich Ihre Excel-Datei befindet. Markieren Sie die Excel-Datei und klicken Sie auf "Öffnen".
7. Da Sie im ersten Schritt festgelegt haben, dass Sie beim Öffnen von "fremden" Dateien das Dateiformat selbst bestimmen möchten, erscheint jetzt ein Dialogfenster, in dem Sie die Art der Datenquelle festlegen können. Wählen Sie hier je nach Word-Version und nach installierten Import-Filtern die Option "Microsoft Excel-Arbeitsblätter über Konverter (*.XLS;*.XLW)" oder "MS Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.XLS)". Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "Ok".
8. Jetzt erscheint ein weiteres Dialogfenster: Haben Sie als Import-Filter "Microsoft Excel-Arbeitsblätter über Konverter (*.xls;*.xlw)" gewählt, lautet der Titel des angezeigten Dialogfensters "Arbeitsblatt öffnen". Beim Import-Filter "MS Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls)" erscheint hingegen das Dialogfenster "Microsoft Excel". Gleichgültig, welches Fenster bei Ihnen erscheint, Sie können hier das gewünschte Arbeitsblatt auswählen, in dem sich Ihre Adressdaten befinden. Bestätigen Sie dann das Dialogfenster mit "Ok".
9. Nun erscheint das Seriendruckempfänger-Dialogfenster, in dem Sie Ihre Adress-Auswahl durchführen. Hier können Sie Adressfilter setzen und/oder einzelne Adressen durch Ausschalten des jeweiligen Kontrollkästchens aus der Adressliste herausnehmen.
10. Wenn Sie das Seriendruckempfänger-Dialogfenster mit "Ok" bestätigt haben, können Sie im vierten Schritt des Seriendruck-Assistenten die Seriendruckfelder in Ihr Dokument einfügen.

Datumsfelder werden nun aufgrund des von Ihnen selbst gewählten Import-Filters korrekt übernommen und erscheinen exakt in dem Format, das Sie in Excel definiert haben.

Mehr Infos zu diesem Thema finden Sie hier:

http://www.computerwissen.de/ ?wwb_5229

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