Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Excel, Ausgabe vom 1. März 2005

Herzlich Willkommen zu Ihren Excel-Secrets

Sehr geehrte Excel-Anwender,

Sie möchten Ihr Excel- und Office-Knowhow verbessern? Dann nutzen Sie doch einen der kostenlosen Workshops, die Microsoft für Office-Anwender im Mittelstand anbietet!

Gemeinsam mit Partnerunternehmen bietet Microsoft aktuelle Workshops mit dem Fokus "Die neue Generation Zusammenarbeit" an. Es handelt sich um halbtägig Seminare, in denen Sie erfahren können, wie Sie Geschäftsprozesse optimieren und Ihr Dokumenten-Management verbessern können. Weitere Informationen finden Sie unter:

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Auch wenn in Ihren Unternehmen die Budgets für Fort- und Weiterbildung gekürzt worden sind, kann ein solches kostenloses Seminar eine gute Möglichkeit sein, "am Ball" zu bleiben, ohne Ihren Etat zu belasten.

Mit freundlichem Gruß

Ihr

Martin Althaus, Chefredakteur

Der Excel-Berater

Excel_aktuell

Minuszeichen von hinten nach vorn setzen

Wer Daten aus anderen Programmen oder von einem Großrechner bekommt, um sie mit Excel weiterzuverarbeiten, ist mitunter mit Minuszeichen konfrontiert, die nicht vor, sondern hinter der Zahl stehen.

Das Problem ist nun, dass Excel derartig dargestellte Zahlen als Text interpretiert. Daher kann mit ihnen nicht sofort gerechnet werden.

Sie benötigen also eine Methode, das Minuszeichen von hinten nach vorn zu bekommen. Die einfachste Methode arbeitet mit einer Hilfsspalte, in der die importierten Daten so umgewandelt werden, dass Sie mit ihnen rechnen können.

Stellen Sie sich vor, in der Zelle A1 steht eine Zahl mit einem Minuszeichen dahinter. Zur Umsetzung des Minuszeichens nach links geben Sie in die Zelle B1 folgende Formel ein:

=WENN(RECHTS(A1;1)="-"; LINKS(A1;LÄNGE(A1)-1)*(-1);A1)

Diese Formel überprüft, ob das erste Zeichen von rechts ein Minuszeichen ist. Wenn ja, wird der Zellinhalt bis auf das rechte Zeichen mit dem Wert -1 multipliziert. Das Ergebnis ist dann die gewünschte negative Zahl in der korrekten Form.

Wenn die Überprüfung ergibt, dass das erste Zeichen von rechts kein Minuszeichen ist, liefert die Formel als Ergebnis einfach den Inhalt der Zelle A1.

Die Formel brauchen Sie nur in die erste Zelle, in unserem Beispiel B1, einzugeben. Anschließend kopieren Sie die Formel nach unten.

Umwandlung von Hyperlinks vermeiden

Wenn Sie bei der Arbeit mit Excel in einer Zelle eine Internet- oder E-Mail-Adresse eingeben, wandelt Excel diese sofort nach dem Bestätigen der Taste <Enter> in einen Hyperlink um.

Grundsätzlich ist das recht praktisch. Mitunter kann es aber vorkommen, dass Sie diesen Eingriff in Ihre Schreibgewohnheiten gar nicht wünschen.

Natürlich können Sie Excel zwingen, wirklich nur das zu tun, was Sie eingeben. Die Methoden unterscheiden sich je nach eingesetzter Version.

Bei der Arbeit mit Excel ab Version XP (2002) gehen Sie so vor:

1. Rufen Sie im Menü "Extras" den Befehl "AutoKorrektur-Optionen" auf.
2. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie dann das Register "AutoFormat während der Eingabe".
3. In dieser Box deaktivieren Sie dann die Option "Internet- und Netzwerkpfade durch Hyperlinks".
4. Nach der Bestätigung mit "OK" sind Sie die Ersetzung los.

So komfortabel geht das in den älteren Excel-Versionen leider nicht. Mit zwei kleinen Tricks kommen Sie dennoch zum gewünschten Ergebnis:

1. Geben Sie vor der Eingabe der Internet- oder E-Mail-Adresse ein Leerzeichen oder ein Apostroph ein.
2. Excel interpretiert die Eingabe dann als einfachen Text und umgeht die Ersetzung.

Die andere Variante verbirgt sich hinter der Tastenkombination <Strg><z>, die Sie nach der Eingabe der Internet- oder E-Mail-Adresse betätigen.

Damit machen Sie den letzten Schritt – also die Umwandlung in einen Hyperlink – wieder rückgängig.

Nullwerte nicht anzeigen

Wer mit Excel Tabellen aufbaut, die schon Formeln enthalten, obwohl die dazugehörigen Werte erst nach und nach eingetragen werden, kennt das Problem: Die Tabelle ist überfüllt mit 0,00-Inhalten. Das ist der Übersichtlichkeit nicht gerade zuträglich.

Excel bietet Ihnen zwei Möglichkeiten, Nullwerte zu unterdrücken und die Ergebniszellen erst dann zu füllen, wenn es etwas zu berechnen gibt.

Um die Ausgabe von Nullwerten generell zu unterbinden, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Aktivieren Sie im Menü "Extras" den Befehl "Optionen".
2. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das Register "Ansicht".
3. Unter der Überschrift "Fensteroptionen" deaktivieren Sie in dieser Box die Option "Nullwerte".
4. Das bestätigen Sie mit der Schaltfläche "OK".

Von nun an werden keine Nullwerte mehr in Ihrer Tabelle angezeigt.

Sollen nur Nullwerte in bestimmten Ergebnis-Zellen unterdrückt werden, so setzen Sie in den entsprechenden Zellen eine Wenn-Abfrage ein, mit der Sie überprüfen, ob in einer Zelle, auf die sich die Berechnung bezieht, schon etwas steht.

Für die Multiplikation der Zellen A1 und B1 überprüft beispielsweise die folgende Formel, ob in A1 schon etwas eingetragen wurde:

=WENN(A1<>"";A1*B1;"")

Schutz ohne Blattschutz

Grundsätzlich bietet Excel Ihnen die Möglichkeit, Formeln in einer Zelle mit einem Schutz zu versehen. Voraussetzung dabei ist, dass Sie das Tabellenblatt mit einem Schutz versehen. Sonst ist der Zellschutz nicht wirksam.

Diese Methode ist zwar wirksam, aber leider auch manchmal nachteilig. Nämlich dann, wenn Sie Änderungen an einer geschützten Zelle vornehmen wollen – beispielsweise das Entfernen oder Hinzufügen von Zeilen.

Hier stellen wir Ihnen eine Methode vor, mit der Sie Formeln gegen versehentliches Überschreiben schützen können, ohne den Blattschutz aktivieren zu müssen:

1. Dazu geben Sie zuerst die gewünschte Formel ein.
2. Dann markieren Sie die Zelle und rufen im Menü "Daten" den Befehl "Gültigkeit" auf.
3. Im Listfeld "Zulassen" aktivieren Sie die Option "Benutzerdefiniert".
4. Dann geben Sie die folgende Formel in das Eingabefeld ein: =ISTLEER(INDIREKT("ZS";0))
5. Anschließend wechseln Sie in der Dialogbox in das Register "Fehlermeldung".
6. Dort definieren Sie die Meldung, die angezeigt werden soll, wenn ein Anwender versucht, die Formel zu überschreiben.
7. Dann schließen Sie Box mit der Schaltfläche "OK".

Wenn nun der Versuch unternommen wird, etwas in die Zelle einzugeben, erscheint eine Warnung.

Vorsicht: Die beschriebene Methode bietet einen guten Schutz vor Überschreiben. Sie beschränkt sich allerdings auf die versehentliche Variante. Jeder Anwender kann die Formel mit der Entfernen-Taste löschen oder die Gültigkeitsprüfung deaktivieren und dann die Formel löschen.

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