Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Excel, Ausgabe vom 23. November 2004

Herzlich Willkommen zu Ihren Excel-Secrets

Liebe Leserin, lieber Leser,

ich freue mich, dass Sie Ihre aktuelle Ausgabe von Excel-Secrets lesen. In Zukunft werde ich Sie an dieser Stelle immer begrüßen.

Mein Name ist Martin Althaus und ich bin der Chefredakteur der Informationsdienste "Der Excel-Berater" und "Excel Aktuell". Ab sofort werden Sie direkt von mir die neusten Tipps, Tricks, News und Praxishinweise zu Excel erhalten.

Alle 14 Tage möchte ich Ihnen künftig Tricks, Tipps und Informationen liefern, die Sie in Ihrer täglichen Praxis mit Excel sofort umsetzen können. Dabei unterstützt mich mein Redaktionsteam mit sofort einsetzbarem Experten-Tricks aus der Praxis für die Praxis.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Lesen und viel Erfolg bei Ihrer Arbeit mit Excel

Ihr Martin Althaus, Chefredakteur

Der Excel-Berater

Excel Aktuell

Wichtiges Sicherheitsupdate für Excel

In Excel wurde eine neue Sicherheitsanfälligkeit entdeckt, die sich folgendermaßen äußert:

Wenn ein Benutzer mit Administratorrechten angemeldet ist, kann ein potentieller Angreifer aus dem Internet die Sicherheitslücke in Excel dazu ausnutzen, die vollständige Kontrolle über das betroffene System zu erlangen.

Betroffen von der Sicherheitslücke sind: Excel 2000, Excel 2002 sowie Excel 2001 und Excel X für Mac.

Von der Sicherheitslücke nicht betroffen sind die folgenden Versionen: Office XP Service Pack 3, Office Excel 2003, Office 2003 Service Pack 1 und Excel 2004 für Mac. Microsoft hat ein Update entwickelt und zum Download bereitgestellt, mit dem die Lücke geschlossen werden kann. Die sofortige Installation dieses Updates ist dringend zu empfehlen.

Weitere Informationen und eine Downloadmöglichkeit finden Sie im Internet unter der folgenden Adresse:

http://go.microsoft.com/ ?linkid=1288630

Umwandlung von Hyperlinks vermeiden

Wenn Sie bei der Arbeit mit Excel in einer Zelle eine Internet- oder E-Mail-Adresse eingeben, wandelt Excel diese sofort nach dem Betätigen der Taste <Enter> in einen Hyperlink um.

Grundsätzlich ist das recht praktisch. Mitunter kann es aber vorkommen, dass Sie diesen Eingriff in Ihre Schreibgewohnheiten gar nicht wünschen.

Natürlich können Sie Excel zwingen, wirklich nur das zu tun, was Sie eingeben. Die Methoden unterscheiden sich je nach eingesetzter Version.

Bei der Arbeit mit Excel XP (2002) rufen Sie im Menü "Extras" den Befehl "AutoKorrektur-Optionen" auf. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie dann das Register "AutoFormat während der Eingabe".

In dieser Box deaktivieren Sie dann die Option "Internet- und Netzwerkpfade durch Hyperlinks". Nach der Bestätigung mit "OK" sind Sie die Ersetzung los.

So komfortabel geht das in den älteren Excel-Versionen leider nicht. Mit zwei kleinen Tricks kommen Sie dennoch zum gewünschten Ergebnis. Geben Sie vor der Eingabe der Internet- oder E-Mail-Adresse ein Leerzeichen oder ein Apostroph ein. Excel interpretiert die Eingabe dann als einfachen Text und umgeht die Ersetzung.

Die andere Variante verbirgt sich hinter der Tastenkombination <Strg><Z>, die Sie nach der Eingabe der Internet- oder E-Mail-Adresse betätigen. Damit machen Sie den letzten Schritt – also die Umwandlung in einen Hyperlink – wieder rückgängig. Also: Web-Adresse oder E-Mail-Adresse eingeben und anschließend sofort <Strg><Z> drücken – fertig.

Zeiten sicher runden

Stellen Sie sich eine Tabelle vor, in der bei der Eingabe von Uhrzeiten in einer anderen Zelle als Ergebnis die Zeitangabe jeweils auf fünf Minuten abgerundet werden soll.

Dazu verwenden Sie die Funktion: UNTERGRENZE. Die Schrittweite legen Sie über den Parameter "0:05" (mit Anführungszeichen) fest. Mit der folgenden Formel runden Sie eine Zeitangabe in der Zelle A1 auf die nächsten fünf Minuten ab:

=UNTERGRENZE(A1;"0:05")

Analog können Sie mit der Funktion OBERGRENZE Zeiten auch aufrunden. Mit der folgenden Formel runden Sie eine Zeitangabe in der Zelle A2 auf die nächsten 15 Minuten auf:

=OBERGRENZE(A2);"0:15")

Externe Verknüpfungen in Ihren Tabellen finden

Externe Verknüpfungen sind sehr hilfreich bei tabellenübergreifenden Berechnungen. So weit, so gut.

Problematisch kann es werden, wenn Sie bei Tabellen, die Sie vor längerer Zeit erstellt haben, nicht mehr genau wissen, in welchen Formeln Sie Verknüpfungen verwendet haben. Das ist vor allem dann ärgerlich, wenn Sie gezielt die Bezüge auf externe Dateien entfernen wollen, doch ein oder zwei Verknüpfungen sich einfach nicht ausfindig machen lassen. Beim Öffnen der Datei werden Sie dann jedes Mal wieder gefragt, ob die Verknüpfung, die Sie gar nicht mehr verwenden möchten, aktualisiert werden soll.

Mit der folgenden Methode suchen Sie gezielt nach den Formeln, die einen externen Bezug auf eine andere Arbeitsmappe enthalten. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

Markieren Sie den Bereich, den Excel durchsuchen soll. Wenn Sie alle Zellen und Formeln eines Tabellenblatts durchsuchen möchten, müssen Sie keine Markierung vornehmen. Anschließend rufen Sie im Menü "Bearbeiten" den Befehl "Suchen" auf. Alternativ können Sie auch gleichzeitig die Tasten <Strg> und <F> drücken.

Nun zeigt Ihnen Excel ein Dialogfenster an. Geben Sie nun in das Feld "Suche nach" das Ausrufezeichen (!) ein. Das Ausrufezeichen verwenden Sie als Suchkriterium, weil es in allen externen Bezügen in einer Formel für die Bezeichnung einer externen Tabelle verwendet werden muss.

Dann markieren Sie in der Auswahl-Liste "Suchen in" den Eintrag "Formeln". Abschließend stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen "Nur ganze Zellen suchen" (Excel 2000) oder "Gesamten Zelleninhalt vergleichen" (Excel XP und Excel 2003) nicht aktiviert ist.

Zum Start der Suche klicken Sie auf die Schaltfläche "Weitersuchen". Excel setzt daraufhin den Cursor auf die erste Zelle, die eine Formel mit einer Verknüpfung enthält. Wenn es sich dabei um eine Verknüpfung handelt, die Sie entfernen möchten, verlassen Sie die Suchen-Dialogbox mit der Schaltfläche "Schließen". Dann ersetzen Sie den externen Bezug durch einen konstanten Wert. Danach können Sie bei Bedarf die Suche fortsetzen.

Über "Excel-Secrets"

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