Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Excel, Ausgabe vom 1. Februar 2005

Herzlich Willkommen zu Ihren Excel-Secrets!

Liebe Leserin, lieber Leser,

Gerüchten zufolge soll die nächste Excel-Version bereits mit viel Schwung in den Labors von Microsoft entwickelt und getestet werden. Breits im Sommer 2006 soll die neue Version im Rahmen des dann neuen Office-Pakets in den Handel kommen – mit einer ersten Beta-Version (Vorab-Version für Tester) wird im August 2005 gerechnet.

Excel soll in der neuen Version enger mit den Windows-Server-Anwendungen verknüpft werden, heißt es in Meldungen von Online-Diensten. Ob die neue Version dann Office 12 oder Office 2006 heißen wird (oder ob ein ganz neuer Name das Rennen macht), ist noch offen, ist aber auch nicht so wichtig,

meint Ihr

Martin Althaus, Chefredakteur

Der Excel-Berater

Excel Aktuell

Mehrere Zellen mit gleichem Inhalt füllen

Wenn Sie mehrere markierte Zellen in einem Tabellenblatt mit demselben Inhalt füllen möchten, gibt es einen sehr schnellen Weg.

1. Markieren Sie den Bereich oder die Zellen, die mit denselben Werten oder Texten gefüllt werden sollen.
2. Dann geben Sie den Wert oder den Text mit der Tastatur ein.
3. Nun halten Sie die <Strg>-Taste gedrückt und betätigen dabei die <Enter>-Taste.

Fertig!

"Speichern unter" blitzschnell und sicher

Die Anpassung einer bestehenden Arbeitsmappe und das anschließende Speichern unter einem neuen Namen ist mitunter eine sehr zeitsparende Arbeitsweise.

Dabei sollten Sie allerdings äußerste Vorsicht und Konzentration walten lassen. Wenn Sie nämlich statt des Befehls "Speichern unter" aus Versehen in der Hektik den Befehl "Speichern" wählen, sind die Daten der ursprünglichen Tabelle verloren. Da hilft auch das in vielen anderen Fällen eine Fehlbedienung rettende Rückgängigmachen nicht, da diese Option beim Speichern nicht möglich ist. Da die beiden Befehle im Menü "Datei" direkt untereinander stehen, ist die Gefahr besonders groß.

Wenn Sie die Option "Speichern unter" häufiger einsetzen, können Sie mit einer kleinen Anpassung die Gefahr des versehentlichen Überschreibens nahezu völlig ausschließen. Entfernen Sie einfach das Kommando aus dem Datei-Menü! Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Rufen Sie im Menü "Ansicht" den Befehl "Symbolleisten" auf.
2. Im verzweigenden Menü wählen Sie den Befehl "Anpassen".
3. Daraufhin erscheint eine Dialogbox. In dieser aktivieren Sie das Register "Befehle".
4. Nun öffnen Sie in Ihrer Menü-Leiste das Menü "Datei".
5. Dort klicken Sie mit der Maus den Befehl "Speichern" an.
6. Mit gedrückt gehaltener linker Maustaste ziehen Sie diesen dann in die geöffnete Dialogbox "Anpassen". Dort lassen Sie die Maustaste los.
7. Der Menüpunkt "Speichern" ist daraufhin im Menü "Datei" nicht mehr verfügbar.

Wenn Sie zur Gruppe der Symbolleisten-Fans gehören, sollten Sie auf die gleiche Art und Weise auch die Schaltfläche "Speichern" von der Standard-Symbolleiste entfernen.

Anschließend markieren Sie in der Dialogbox "Anpassen" in der Kategorie "Datei" den Befehl "Speichern unter". Diesen ziehen Sie dann mit gedrückt gehaltener linker Maustaste an eine beliebige Position auf der Standard-Symbolleiste.

Wenn Sie sich nun Sorgen machen, dass sich das Fehlen der Speichern-Befehle in der Praxis nachteilig auswirken könnte, kann ich Sie beruhigen: Bei neu erstellten Mappen bemerken Sie beim Einsatz des "Speichern unter"-Befehls keinerlei Unterschied. Bei bestehenden Mappen erscheint die "Speichern unter"-Box, die Sie – wenn Sie den Namen beibehalten wollen – mit einem einfachen Klick auf "OK" schließen. Was bleibt, ist also ein zusätzlicher Mausklick bei bestehenden Mappen. Sie müssen selbst entscheiden, ob Sie das für den Gewinn an Sicherheit hinnehmen möchten.

Übrigens: Rückgängig geht es genau umgekehrt: Ziehen Sie bei geöffneten Kommando "Extras – Anpassen" den Befehl "Speichern" wieder in Ihr Datei-Menü.

Bilder und Grafiken als Zellkommentare

Sie können Zellen in Ihren Excel-Tabellen mit Kommentaren versehen. Dazu setzen Sie das Kommando "Einfügen – Kommentar" ein. Damit können Sie zum Beispiel anderen Anwendern die erforderlichen Eingaben erläutern oder die Funktionsweise einer Formel erklären.

Wenig bekannt ist, dass Sie auch eine Grafik oder ein Bild als Kommentar hinterlegen können. Und das geht so:

1. Erstellen Sie als Erstes in der gewünschten Zelle einen Kommentar.
2. Dann markieren Sie den Kommentar und drücken auf der Umrandung die rechte Maustaste.
3. Im erscheinenden Kontextmenü rufen Sie dann den Befehl "Kommentar formatieren" auf.
4. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das Register "Farben und Linien" und klicken hier auf die Liste "Farbe".
5. Dann wählen Sie in dieser Liste den Eintrag "Fülleffekte".
6. Daraufhin öffnet Excel eine weitere Dialogbox. Hier aktivieren Sie das Register "Grafik".
7. Nach dem Anklicken der Schaltfläche "Grafik auswählen" erscheint eine weitere Box, in der Sie festlegen, welche Grafik von Ihrer Festplatte verwendet werden soll.
8. Die Auswahl bestätigen Sie mit "OK".
9. Nun schließen Sie die noch offenen Boxen jeweils mit "OK".

Die ausgewählte Grafik wird dann als Hintergrund des Kommentars angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger darauf bewegen.

Zentriert auf dem Papier drucken

Beim Ausdruck von Excel-Tabellen ist es mitunter störend, wenn die Tabelle in einer Ecke des Papiers ausgegeben wird. Das fällt gerade bei kleinen Tabellen auf.

Excel bietet Ihnen allerdings auch die Möglichkeit, eine Tabelle exakt zentriert in der Mitte des Papiers auszugeben. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Laden Sie die Tabelle und rufen Sie den Befehl "Datei – Seite einrichten" auf
2. In der daraufhin erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das Register "Seitenränder".
3. Unten links in dieser Box finden Sie unter "Auf der Seite zentrieren" die beiden Optionsfelder "Horizontal" und "Vertikal".
4. Damit legen Sie fest, in welcher Dimension die Tabelle beim Drucken zentriert werden soll.

Ihre Einstellungen bestätigen Sie mit "OK". Die Tabelle wird dann in der gewünschten Form ausgegeben.

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