Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Excel, Ausgabe vom 21. Dezember 2004

Herzlich Willkommen bei Ihren Excel Secrets

Liebe Leserin, lieber Leser,

in der letzten Ausgabe Ihrer Excel-Secrets hatte sich aus produktionstechnischen Gründen ein kleiner Fehler eingeschlichen. Ich hatte Ihnen von speziellen Formeln für die bedingte Formatierung berichtet, mit der Sie dafür sorgen können, dass jede zweite Zeile einer Tabelle automatisch hervorgehoben formatiert wird.

Leider war in die Formel ein Leerzeichen an eine falsche Position "gerutscht". Das Problem trat dann auf, wenn Sie die Formel aus Ihrer letzten Ausgabe von Excel Secrets direkt in Excel hineinkopiert haben. Vielen Dank allen Lesern, die mich auf den Fehler hingewiesen haben!

Zur Klarstellung habe ich den entsprechenden Praxis-Tipp in dieser Ausgabe Ihrer Excel-Secrets noch einmal komplett dargestellt – diesmal ohne das störende Leerzeichen.

Mit freundlichem Gruß

Ihr Martin Althaus, Chefredakteur

Der Excel-Berater

Excel Aktuell

Nochmal: Zeilen abwechselnd farbig markieren – vollautomatisch

Wenn Sie möchten, dass jede zweite Zeile in einem Tabellenblatt farbig hervorgehoben wird, können Sie sich über einen Trick die bedingte Formatierung zu Nutze machen.

Dazu gehen Sie so vor:

Markieren Sie den Bereich, in dem die Zeilen unterschiedliche Farben bekommen sollen. Aktivieren Sie den Befehl "Format – Bedingte Formatierung". Daraufhin erscheint die Dialogbox "Bedingte Formatierung".

In dieser Box aktivieren Sie im linken Listfeld die Option "Formel ist". Dann geben Sie in das Eingabefeld die folgende Formel ein:

=REST(ZEILE(A2);2)=0

Passen Sie die Formel auf Ihren Zellbereich an. Im Beispiel oben ist die aktive Zelle die Zelle A2. Für eine anderen aktive Zelle passen Sie diesen Bezug bitte an.

Anschließend klicken Sie die Schaltfläche "Format" an. In dieser Box wählen Sie die gewünschten Farben aus und bestätigen das mit "OK". Diese Farben werden anschließend alle "zweiten" Zellen erhalten. Die Box "Bedingte Formatierung" schließen Sie dann mit der Schaltfläche "OK".

Die Zeilen des markierten Bereichs erscheinen dann in der gewünschten Darstellung.

Und noch ein Tipp: Wenn Sie eine Tabelle erstellen möchten, in der die Zeilenformatierung nach diesem Muster erst vorgenommen werden soll, wenn Sie in eine Zelle des Bereichs etwas eingeben, verwenden Sie bei der bedingten Formatierung diese erweiterte Formel:

=WENN(NICHT(ISTLEER(A2)); REST(ZEILE(A2);2)=0)

Achten Sie auch hier darauf, die Auswahl "Formel ist" einzustellen und die Zellbezeichnung A2 auf die Zelle anzupassen, in der Sie die bedingte Formatierung einsetzen.

Aktuelles Alter in Jahren ermitteln

Stellen Sie sich vor, Sie möchten das Alter einer Person in Abhängigkeit vom aktuellen Datum berechnen. Dabei ist nicht nur der Geburtsjahrgang, sondern auch das genaue Geburtsdatum der Person wichtig.

Dieses Problem lösen Sie über eine Formel in der eine WENN-Abfrage mit einigen Datumsfunktionen kombiniert wird. Die folgende Formel berechnet das Alter in Jahren in Abhängigkeit vom aktuellen Datum:

=WENN(DATUM(JAHR(HEUTE()); MONAT(A2);TAG(A2))<=HEUTE(); JAHR(HEUTE())-JAHR(A2); JAHR(HEUTE())-JAHR(A2)-1)

Falls Sie nicht das aktuelle Alter, sondern das Alter zu einem bestimmten Datum ermitteln möchten, müssen Sie die HEUTE-Funktion in der Formel durch dieses Datum oder den Bezug auf das Datum ersetzen.

Wenn das Geburtsdatum in Zelle A2 steht und das andere Datum in der Zelle B2, lautet die Formel folgendermaßen:

=WENN(DATUM(JAHR(B2); MONAT(A2);TAG(A2))<=B2; JAHR(B2)-JAHR(A2);JAHR(B2)-JAHR(A2)-1)

Denken Sie an die korrekte Formatierung der Ergebniszelle – über das Format "Standard".

Nur Zahlen einer bestimmten Größe anzeigen

Wenn Sie über die Zellformatierung bestimmen möchten, dass nur Zahlen angezeigt werden, die eine bestimmte Größe haben, können Sie dazu keines der Standard-Formate verwenden. Abhilfe schaffen hier benutzerdefinierte Zahlenformate.

Wenn Sie beispielsweise nur die Zahlen anzeigen möchten, die größer als 200 sind, geben Sie das folgende benutzerdefinierte Zahlenformat in die Dialogbox ein:

[<200]"";Standard

Nach der Eingabe bestätigen Sie das Format mit der Schaltfläche "OK". Anschließend werden in den Zellen, die Sie mit diesem Format versehen haben, nur noch die Werte angezeigt, die größer sind als 200.

Das bezieht sich allerdings nur auf Zahlen. Texte werden grundsätzlich wie gewohnt in den so formatierten Zellen angezeigt.

Auf diese Art und Weise können Sie statt eines Grenzwerts auch einen Bereich angeben, so dass nur Zahlen angezeigt werden, die innerhalb dieses Bereichs liegen. Um nur die Zahlen anzuzeigen, die zwischen 50 und 100 liegen, verwenden Sie das folgende benutzerdefinierte Zahlenformat:

[<50]"";[>100]"";Standard

Kopieren, ohne Werte durch Leerzellen zu überschreiben

Wenn Sie einen großen Bereich, in dem nicht alle Zellen einen Inhalt besitzen, kopieren wollen, stehen Sie mitunter vor folgendem Problem: Der Bereich, der die Daten aufnehmen soll, ist nicht leer; die Leerzellen aus dem Quellbereich sollen jedoch im Zielbereich keine Daten löschen.

Zur Lösung dieses Problems besitzt Excel ein Optionsfeld, das sich in der Dialogbox "Inhalte einfügen" aus dem Menü "Bearbeiten" befindet. Gehen Sie folgendermaßen vor: Markieren Sie den Bereich, den Sie kopieren wollen, und aktivieren Sie den Befehl "Kopieren" aus dem Menü "Bearbeiten".

Dann bewegen Sie den Cursor auf die Zelle, an der Sie den kopierten Bereich einfügen wollen, und rufen den Befehl "Inhalte einfügen" aus dem Menü "Bearbeiten" auf. In der Dialogbox "Inhalte einfügen" aktivieren Sie das Optionsfeld "Leerzellen überspringen". Das bestätigen Sie mit "Ok". Der Inhalt der Zwischenablage wird dann ohne die beschriebenen Probleme auf dem Tabellenblatt eingefügt.

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