Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Excel, Ausgabe vom 20. Dezember 2005

Herzlich willkommen zu Ihren Excel Secrets!

Liebe Leserin, lieber Leser,

nur noch ein paar Tage, dann ist das Jahr 2005 schon wieder Geschichte. Ich weiß aus Ihren Zuschriften, dass Sie als Excel-Anwender gerade in dieser Zeit häufig besonders viel zu tun haben: Budgetpläne abstimmen, Abrechnungen erstellen, Listen kontrollieren und, und, und. Und das alles natürlich noch vor dem Jahreswechsel ...

Für die meisten von Ihnen geht es dann auch im Neuen Jahr gleich wieder engagiert weiter: Planungen abstimmen, Umsätze kalkulieren, Kostenpläne berechnen, Tabellen erstellen, und, und, und.

Ich wünsche Ihnen eine besonders glückliche und erfolgreiche Hand bei Ihrem Jahres-Endspurt und den Aufgaben, die im Neuen Jahr auf Sie warten!

Ergänzung zu letzter Secrets-Ausgabe

In die letzte Ausgabe Ihrer Excel-Secrets hat sich eine kleine Ungenauigkeit eingeschlichen, die Sie vielleicht bemerkt haben, wenn Sie mit der Tabellenfunktion ZELLE Informationen zum Dateinamen der aktuellen Arbeitsmappe abrufen wollten. Sie finden den entsprechenden Tipp in ergänzter und vollständiger Form in dieser Ausgabe Ihrer "Excel-Secrets" erneut. Vielen Dank für die vielen Hinweise!

Ich wünsche Ihnen ein frohes Weihnachtsfest und Gesundheit und Glück für das Jahr 2006!

Ihr Martin Althaus

Chefredakteur

Der Excel-Berater

Excel_aktuell

P.S. Die nächste Ausgabe Ihrer Excel-Secrets erscheint am 3.1.2006

Pfadnamen und Dateinamen in einer Zelle ausgeben

In der täglichen Praxis kommt es immer wieder vor, dass Sie in einer Zelle einer Excel-Tabelle den Dateinamen einer Arbeitsmappe ausgeben möchten.

Für diese Aufgabenstellung bietet sich der Einsatz der Tabellenfunktion ZELLE an. Mit dieser können Sie verschiedene Informationen zur aktiven Zelle oder Tabelle ausgeben. Als Argument übergeben Sie der Tabelle den gewünschten Informations-Typ und die Adresse der Zelle, zu der Sie Informationen erhalten wollen. Der Ausdruck:

=ZELLE("dateiname";A1")

ermittelt beispielsweise den Dateinamen und Pfad der Arbeitsmappe, in der sich Zelle A1 befindet. Diesen Pfad gibt Excel in der Excel-üblichen Schreibweise aus.

Um den kompletten Pfad- und Dateinamen einer Arbeitsmappe in Windows-Schreibweise zu ermitteln, tragen Sie den folgnden Ausdruck in eine Zelle ein:

=LINKS(WECHSELN(ZELLE("dateiname";A1); "[";""); FINDEN("]"; ZELLE("dateiname";A1))-2)

Zum Ausprobieren dieser Formel ohne Abtippen: Die Zeile mit dieser Formel (hier in dieser Mail) mit der Maus markieren, dann die Tasten STRG und C gleichzeitig drücken, eine Zelle in Excel anklicken und die kopierte Formel mit den gleichzeitigen Tasten STRG und V einfügen.

Beachten Sie unbedingt, dass die Funktion nur ein Ergebnis liefert, wenn die Datei bereits gespeichert wurde. Ansonsten liefert sie eine leere Zelle.

Ausgabe von Fehlerwerten unterdrücken

Excel bietet eine Möglichkeit, das Drucken von Fehlerwerten zu unterdrücken oder das Format, in dem die Fehlerwerte gedruckt werden, zu ändern. Gehen Sie folgendermaßen vor, um eines dieser beiden Ziele zu erreichen:

1. Starten Sie Excel und öffnen Sie anschließend die entsprechende Arbeitsmappe.
2. Rufen Sie im Menü "Datei" den Befehl "Seite einrichten" auf. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das Register "Tabelle".
3. In der Mitte der Dialogbox finden Sie im Abschnitt "Druck" Listfeld mit dem Namen "Fehlerwerte als":
4. Verwenden Sie die Option "<leer>", wenn Fehlerwerte beim Ausdruck gar nicht ausgegeben werden sollen.
5. Aktivieren Sie die Option "- -", wenn Fehlerwerte in der Tabelle als Striche gedruckt werden sollen.
6. Setzen Sie die Option "#NV" ein, wenn Zellen mit Fehlerwerten beim Drucken den Wert #NV enthalten sollen.
7. Aktivieren Sie die Option "dargestellt", wenn Fehlerwerte so gedruckt werden sollen, wie sie in der Tabelle angezeigt werden.

Die Einstellungen zur Darstellung der Fehlerwerte bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK". Auf die Darstellung der Fehlerwerte auf dem Bildschirm haben die vorgenommenen Einstellungen keinen Einfluss; sie wirken sich lediglich beim Ausdruck aus.

Variable Bezüge anlegen

Die Funktion INDIREKT bietet Ihnen interessante Möglichkeiten, in Ihren Excel-Tabellen mit variablen Bezügen zu arbeiten.

Sie können mit dieser Funktion Bezüge erzeugen, die sich aus dem Inhalt einer oder mehrerer Zellen ergeben.

Stellen Sie sich eine Tabelle vor, in der in Spalte A viele Werte stehen. In den Zellen D1 und D2 sollen nun die Spalte und die Zeile eines Wertes, der Sie interessiert, angegeben werden. Tragen Sie beispielsweise den Buchstaben A in Zelle D1 ein und die Zahl 20 in Zelle D2. Zusammen sollen diese Zellinhalte die Adresse festlegen, die Sie auslesen möchten (also A20).

Der Wert der diesen Angaben entsprechenden Zelle soll in der Zelle D4 erscheinen.

Mit der Funktion INDIREKT können Sie in diesem Beispiel aus den Angaben in den Zellen D1 und D2 einen Bezug erzeugen, der den gewünschten Wert liefert. Damit haben Sie die Möglichkeit, Bezüge in Formeln indirekt zu verändern, ohne an der Formel Änderungen vornehmen zu müssen.

Die Funktion INDIREKT geben Sie dazu in der folgenden Form in die Zelle D4 ein:

=INDIREKT(D1&D2)

Durch die Verbindung der Argumente mit dem &-Zeichen ergibt sich daraus die Zelladresse B2. Die INDIREKT-Funktion liefert dann den Inhalt dieser Zelle.

Sternchen ersetzen

Wenn Sie Daten aus anderen Anwendungen in Excel-Tabellen importieren, enthalten die importierten Datensätze oft das Zeichen *.

Wenn Sie versuchen, dieses Zeichen über die Funktion "Ersetzen" aus dem Bearbeiten-Menü durch ein anderes Zeichen zu ersetzen oder zu entfernen, dann funktioniert das nicht ohne Probleme.

Das beschriebene Problem hängt damit zusammen, dass Excel das Zeichen * als freien Platzhalter interpretiert. Das hat zur Folge, dass beim Suchen und Ersetzen alle Daten ersetzt werden.

Sie können dieses Problem der Fehlinterpretation allerdings über einen Trick umgehen. Geben Sie dazu beim Suchen und Ersetzen vor dem Zeichen * eine Tilde (~) ein. Das Tildenzeichen finden Sie rechts unten auf der Taste +. Für die Eingabe müssen Sie gleichzeitig die Taste ALTGR und + drücken.

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