Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Word, Ausgabe vom 21. März 2006

Editorial

Liebe Leserin, lieber Leser,

Formulare begleiten uns in vielen Bereichen unseres Alltags. Wenn Sie nicht nur damit beschäftigt sind diese auszufüllen sondern auch zu erstellen, dann finden Sie in diesem Newsletter einen praktikablen Tipp, wie Sie Teile Ihres Formulars automatisieren. Damit stellen Sie unter anderem sicher, dass nur die von Ihnen gewünschten Eingaben gemacht werden. Sehen Sie selbst.

Viel Spaß beim Lesen dieser Ausgabe wünscht Ihnen

Petra B. Körber

Tabellenzeilen komfortabel verschieben

Versionen: Word 97, 2000, 2002 und 2003

Immer wieder müssen Sie einzelne Zeilen in einer Tabelle an eine andere Stelle verschieben – zum Beispiel dann, wenn Sie nachträglich Daten eingefügt haben und jetzt eine andere Sortierung benötigen. Aber das Verschieben ist ganz schön mühsam, wenn man jede Zeile auf die herkömmliche Weise markiert, ausschneidet und anderswo wieder einfügt. Viel schneller geht es so:

1. Platzieren Sie den Cursor in der Zeile, die Sie verschieben wollen.
2. Halten Sie die Tasten "Alt+Umschalt" gedrückt.
3. Bewegen Sie die Zeile dann mit "Cursor unten/Cursor oben" an die gewünschte Position.
4. Lassen Sie die Tasten wieder los und die Zeile steht an ihrer neuen Position.

Bei dieser Technik machen Sie sich die Tatsache zunutze, dass die Tastenkombinationen aus dem Gliederungsmodus auch in der normalen Textverarbeitung zur Verfügung stehen!

So lassen Sie einzelne Formularfelder bei der Dateneingabe automatisch ausfüllen

Versionen: Word 97, 2000, 2002 und 2003

Formulare in Word werden noch leistungsfähiger, wenn Sie kleine Makros zur Automatisierung einsetzen. Schon mit wenig Aufwand können Sie verblüffende Effekte erzielen. Nehmen wir beispielsweise an, dass Sie in einem Fragebogen Namen, Adresse und das Geschlecht abfragen. Mit einem Makro könnten Sie die Einstellung "Männlich" oder "Weiblich" nach der Eingabe des Vornamens bereits automatisch vorschlagen.

Dabei gehen wir davon aus, dass weibliche Vornamen meistens mit "AEIOU" enden. Das trifft zugegebenermaßen nicht immer zu, aber die Trefferquote ist recht hoch. In den wenigen Fällen, in denen dieser Trick nicht greift, muss das Feld eben manuell geändert werden.

Um eine solche Automatisierung in Ihre Formulare zu integrieren, nutzen Sie die Tatsache, dass jedem Formularfeld zwei Makros zugewiesen werden können, die entweder beim Auswählen oder Verlassen ausgeführt werden. Bei den Makros handelt es sich um VBA-Routinen, mit denen Sie beliebige Aktionen ausführen können und die in einem Modul der entsprechenden Dokumentvorlage gespeichert werden müssen.

Und so legen Sie das Makro für unser Beispiel an:

1. Öffnen Sie die Datei mit dem gewünschten Formular.
2. Drücken Sie "Alt+F11", um die VBA-Entwicklungsumgebung zu öffnen.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das VBA-Projekt Ihrer Vorlage und wählen Sie das Kontextmenü "Einfügen-Modul".
4. Geben Sie im VBA-Editor die folgenden Anweisungen ein:

Sub GeschlechtSetzen()

Dim strValue, strZeichen As String

With ActiveDocument strValue = .FormFields("txtVorname").Result strZeichen = LCase$(Right$(strValue, 1)) If InStr("aeiou", strZeichen) <> 0 Then .FormFields("txtGeschlecht").Result = "Weiblich"

Else

.FormFields("txtGeschlecht").Result = "Männlich"

End If

End With

End Sub

Ersetzen Sie dabei "txtVorname" und "txtGeschlecht" durch die Namen der Felder in Ihrem Formular. Speichern Sie die Änderungen und schließen Sie die VBA-Entwicklungsumgebung wieder.

In der Formular-Vorlage rufen Sie nun den Optionen-Dialog für das Formularfeld "Vorname" durch einen Doppelklick auf das Feld auf. Sollte das nicht funktionieren, ist der Formularmodus aktiviert und muss zunächst über "Extras-Dokumentschutz aufheben" deaktiviert werden.

Markieren Sie im Optionen-Dialogfenster im Bereich "Makro starten bei" in der Liste "Verlassen" das soeben erstellte Makro "GeschlechtSetzen". Es wird dann automatisch nach der Eingabe in das Feld und dem Betätigen der Tab-Taste aufgerufen. Das Makro liest daraufhin den eingegebenen Vornamen aus und prüft, ob es sich bei dem letzten Zeichen um A, E, I, O oder U handelt. Ist das der Fall, wird im Feld "Geschlecht" der Text "Weiblich" ansonsten die Einstellung "Männlich" vorgegeben.

Mehr Infos zu diesem Thema finden Sie hier:

http://www.computerwissen.de/ ?wwb_5229

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