Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Word, Ausgabe vom 13. Dezember 2005

Editorial

Liebe Leserin, lieber Leser,

jetzt ist es bald so weit: Weihnachten nähert sich mit großen Schritten. Da gibt es viel zu erledigen. Doch über die Feiertage haben Sie vielleicht auch wieder einmal mehr Zeit, um zu lesen und sich ein paar neue Word-Kniffe anzueignen. Wir haben Ihnen zu diesem Zweck zwei wenig bekannte Tricks zusammengestellt.

Ein frohes Weihnachtsfest wünscht Ihnen

Petra B. Körber

Schränken Sie den Bildlaufbereich in einer eingebetteten Excel-Tabelle ein

Versionen: Word 97, 2000, 2002 und 2003

Wenn Sie Daten in eine eingebettete Excel-Tabelle eingeben, können Sie mit den Pfeiltasten jede beliebige Zelle erreichen. Problematisch ist dabei, dass die letzte Position gespeichert wird, sobald Sie wieder zum Word-Dokument zurückkehren. Unter Umständen sind dann die Spaltenüberschriften nicht mehr sichtbar oder es werden Daten eingeblendet, die im Word-Text gar nichts zu suchen haben.

Um das zu vermeiden, müssen Sie den per Pfeiltasten erreichbaren Bereich einschränken. Leider merkt sich Excel die entsprechende Einstellung nicht, obwohl es eine dafür vorgesehene Tabelleneigenschaft gibt. Sie können aber ein Makro schreiben, das automatisch beim Öffnen der Excel-Tabelle ausgeführt wird und den zulässigen Bildlaufbereich bestimmt. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Doppelklicken Sie im Word-Dokument auf das eingebettete Excel-Objekt, um es bearbeiten zu können.
2. Drücken Sie Alt+F11, um aus der Tabelle in den Visual Basic-Editor zu wechseln.
3. Im Projekt-Explorer ist jetzt das Projekt der eingebetteten Mappe markiert. Öffnen Sie per Doppelklick die untergeordneten Zweige, bis Sie den Objektnamen "DieseArbeitsmappe" sehen.
4. Doppelklicken Sie auf "DieseArbeitsmappe" und geben Sie im Codefenster folgenden Prozedurcode ein:
5. Private Sub Workbook_Open()
6. ThisWorkbook.Sheets(1).ScrollArea = "A1:E25"
7. End Sub
8. Ersetzen Sie "A1:E25" durch den Bereich, auf den Sie den Bildlauf einschränken wollen. Normalerweise ist das genau der Bereich, der im Word-Fenster sichtbar ist.
9. Verlassen Sie den Visual Basic-Editor mit "Datei-Schließen und zurück zu Microsoft Excel".

Bevor die Einstellungen wirksam werden, müssen Sie erst das Word-Dokument speichern und noch einmal neu öffnen. Sobald Sie die Excel-Tabelle mit einem Doppelklick aktivieren, startet die "Workbook_Open"-Prozedur, die den Bildlauf einschränkt.

Beachten Sie: Je nach Sicherheitseinstellung erscheint vorher noch eine Warnung vor Makroviren, die Sie mit "Ja" bzw. "Makros aktivieren" bestätigen müssen.

Mehr Infos zu diesem Thema finden Sie hier:

http://www.computerwissen.de/ ?wwb_5229

Wie Sie eine EPS-Grafik pannenfrei einbinden

Versionen: Word 97, 2000, 2002 und 2003

Sobald Sie eine EPS-Grafik in Word einbinden möchten, bietet Ihnen Word auch tatsächlich einen Grafikfilter für EPS-Grafiken an. Wenn Sie dann jedoch eine Photoshop-Grafik auswählen, erhalten Sie die Fehlermeldung "Ein Fehler ist beim Importieren aufgetreten" und der Import wird abgebrochen.

Word verarbeitet zwar viele Grafikformate und fügt die Grafiken problemlos in Ihren Text ein. Allerdings können Sie für bestimmte Grafikformate in den Grafikprogrammen spezielle Einstellungen festlegen, die Word nicht umsetzen kann. Ganz besonders das EPS-Format hat hier einige Stolperfallen parat, die Sie jedoch schnell und einfach aus der Welt schaffen können. Dazu legen Sie in Photoshop für die EPS-Datei die Formatoptionen fest, mit denen Word fehlerfrei arbeiten kann:

1. Wechseln Sie zum Speichern Ihrer Grafik in Photoshop in das Menü "Datei-Speichern unter".
2. Legen Sie den Dateinamen und den Pfad fest und bestätigen Sie Ihre Eingaben. Photoshop öffnet jetzt ein Dialogfenster, in dem Sie gezielt wichtige Formatoptionen wählen können.
3. Öffnen Sie im Dialogfenster "EPS Optionen" das Listenfeld "Kodierung" und wählen Sie hier den Eintrag "Binär".
4. Im Listenfeld "Bildschirmdarstellung" können Sie optional für die Anzeige der Vorschaugrafik in Ihrem Dokument eine der Optionen TIFF oder JPEG wählen. Doch Vorsicht mit der JPEG-Option – sie funktioniert nur, wenn Sie über einen Drucker verfügen, der mit PostScript Level 2 arbeitet.
5. Abschließend bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit einem Klick auf "Ok". Die so gespeicherte EPS-Datei lässt sich anschließend problemlos in Ihre Word-Dokumente einfügen.

Beachten Sie: Grundsätzlich können EPS-Dateien nicht ohne Hilfsprogramme auf dem Bildschirm angezeigt werden. In Ihrem Word-Dokument erscheint deshalb auf dem Bildschirm lediglich – sofern in der EPS-Datei vorhanden – die Vorschaugrafik als Platzhalter. Erst beim Ausdruck wird die eigentliche hochauflösende Grafik eingesetzt.

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http://www.computerwissen.de/ ?wwb_5229