Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Outlook, Ausgabe vom 24. Oktober 2005

Haben Sie zu wenig Zeit?

Liebe Leserin, lieber Leser,

Sie haben auch immer keine Zeit? Dann nehmen Sie sich bitte jetzt davon eine Minute!

Unsere Befragungen ergeben nämlich immer wieder, dass viele Leser leider nicht die Zeit haben, sich mit den vielen zusätzlichen Funktionen von Outlook zu befassen, kleine Funktionen manchmal, die einfach nur Zeit sparen helfen ...

Und da es davon in Outlook so viele gibt, haben wir auch immer wieder zahlreiche Zeitspar-Tipps für Sie parat.

Nur: Man muss sich damit beschäftigen, die Funktion ausprobieren, für sich positiv beurteilen und dann einüben.

Beispielsweise das Eintragen eines Datums, das bei Outlook durchgängig im Format "in 14 t" (für: "in vierzehn Tagen") oder "morgen in 3 w"( für: "morgen in drei Wochen") geschehen kann.

Doch wie gesagt haben viele Anwender dafür keine Zeit. Wir haben also keine Zeit, um Zeit zu sparen? Umgekehrt formuliert wird es deutlicher: Wir verschwenden Zeit, weil wir keine haben ...

Ein wenig mehr Zeit wünscht Ihnen

Herzlichst

Michael Freihof

Chefredakteur

"Outlook optimal nutzen!"

und

"Outlook Knowledge Base"

Phishing mit Bordmitteln von Outlook unterbinden

Wir haben darüber berichtet: Das Phishing wird immer dreister. Es vergeht kaum ein Tag, an dem wir nicht eine oder zwei derartige E-Mails im Posteingang vorfinden. Und Sie sicher auch.

Mit Outlook 2003 werden die meisten davon zwar inzwischen durch den Spam-Filter herausgefischt, aber längst nicht alle. Also: In einen eigens dafür angelegten Spam-Ordner oder den Ordner "Junk-E-Mail" von Outlook 2003 verschieben.

Und die Anwender, die mit einer anderen Version arbeiten, müssen auf diesen Komfort ganz verzichten.

Doch nicht mehr lange! Denn mit einer Outlook-Regel ist das doch sehr einfach. Im Posteingang müssen Sie nur im Menü EXTRAS den Regel-Assistenten starten und eine Regel definieren, die den Inhalt oder den Betreff auswertet.

Denn wenn dort der Name einer Bank auftaucht, mit der Sie keinen Kundenkontakt pflegen, ist sie sicher mit unlauterer Absicht an Sie gesendet.

Auch den Namen Ihrer Bank können Sie bei den auszufilternden Namen mit eingeben, Sie müssen dann nur bei Ausnahmen den oder die Sachbearbeiter angeben, mit dem oder denen Sie es zu tun haben.

Übrigens: Als Leser von "Outlook optimal nutzen!" könnten Sie sich jetzt den Beitrag R 200 vornehmen und in Ruhe alles nachlesen, was wir dort für die optimale Nutzung dieser so wichtigen Funktionen des Regel-Assistenten für Sie zusammengetragen haben – natürlich wieder mit vielen Tipps und Tricks.

Oder wussten Sie, dass Sie aus einer eingegangenen E-Mail sofort eine Regel für die Behandlung von E-Mails dieses Absenders erstellen können?

Vielleicht sollten Sie doch mal "Outlook optimal nutzen!" zum Testen anfordern:

Ein Klick genügt!

Trotz Word als Editor für E-Mails den normalen Editor laden

Natürlich hat man mit Word als Editor für E-Mails sehr viele Vorteile – so viele, dass wir diesem Thema in "Outlook optimal nutzen!" mit dem Beitrag W 550 einen sehr breiten Raum eingeräumt haben. Wenn Sie Leser von "Outlook optimal nutzen!" sind, ist dieser Beitrag ein MUSS!

Übrigens gibt es ab der nächsten Office-Version für diesen Mausklick einen zusätzlichen Grund: Ab der nächsten Version von Office gibt es NUR NOCH Word als Editor für E-Mails!

Doch derzeit brauchen Sie neben Word ab und zu den normalen Editor noch. Beispielsweise brauchen Sie ihn dann, wenn Sie eine Vorlage für eine E-Mail erstellen wollen.

Denn wenn Sie mit Word als Editor arbeiten, dann können Sie mit dem Menüpunkt "Datei > Speichern unter" den Typ "Outlook Vorlage" nicht auswählen, den gibt es derzeit nur im normalen Editor.

Doch statt nun umständlich Word als Editor abzuschalten, die Vorlage zu erstellen und Word wieder als Editor einzuschalten, können Sie mit einem Trick einfach den normalen Editor anstelle von Word starten:

Im Menü "Aktionen" können Sie mit dem Menüpunkt "Neue E-Mail-Nachricht mit" den Menüpunkt "Microsoft Outlook Rich Text" (Outlook 2000) bzw. "Microsoft Outlook (Rich Text)" (Outlook XP) bzw. "Microsoft Office Outlook (Rich Text)" (Outlook 2003) den normalen Editor starten und Ihre Vorlage erstellen und abspeichern.

Die Einrichtung von Word als Editor bleibt davon unberührt!

Gefahr beim Online-Banking nimmt zu

Inzwischen haben wir uns (siehe Beitrag zuvor) an die Phishing-E-Mails gewöhnt, mit denen Betrüger versuchen, an die Geheimnummern und Passwörter von Online-Banking-Kunden zu kommen.

Doch wenn es das nur wäre ...

Wenn jemand auf eine Phishing-E-Mail hereinfällt und seine PIN oder TAN jemandem verrät, den er nicht kennt, dann ist das (pardon) eine schlichte Dummheit, man hätte es besser wissen können. Außerdem haben viele Banken inzwischen reagiert: Die Reihenfolge der TANs kann der Kunde nicht mehr selbst wählen.

Die Sicherheitsbehörden (unter anderem das BKA) haben aber jeden Tag mit weit gewiefteren Angriffen zu tun! So können die Hacker nicht nur die Tastatureingaben ablesen, sondern auch die Bewegungen des Cursors auf dem Bildschirm verfolgen.

Inzwischen sind auch Fälle bekannt, in denen die Hacker in laufende Online-Banking-Sitzungen eingedrungen sind. Diese Angriffe erfolgen durch eingeschleuste "Trojaner", über die der Betrüger im Hintergrund seine Angriffe vorbereitet.

Hier hilft nicht einfach Wachsamkeit, denn man kann diese Programme ja nicht direkt sehen. Was aber hilft, ist ein wirksamer (= stets aktueller) Virenschutz und eine Firewall – Sie als Leser wissen, dass wir nicht müde werden, darauf hinzuweisen.

Doch auch Programme wie "CurrPorts" können helfen. Mit solchen Tools kann man als etwas erfahrener User die Ports des PCs überwachen und so einem dort wartenden Eindringling auf die Schliche kommen. Sie können dieses kostenlose Tool hier herunterladen:

Download CurrPorts

Wenn Sie es noch sicherer haben wollen, brauchen Sie ein Programm wie den "Security Task Manager". Das Tool zeigt Ihnen erweiterte Informationen zu Programmen, Prozessen und Diensten, die auf dem Computer ausgeführt werden.

Sie sehen zusätzlich zu jedem Prozess:

• Dateipfad
• sicherheitsrelevante Bewertung
• Beschreibung
• Startzeit
• Diagramm der CPU-Auslastung
• enthaltene versteckte Funktionen z.B. Tastaturaufzeichnung, Browser-Überwachung, Manipulation
• Prozess-Typ z.B. sichtbares Fenster, DLL, in Taskleiste verankert, IE-Plugin, Dienst

Der Security Task Manager erkennt auch Prozesse, die sich vor dem Windows Task Manager verstecken, sich als virtuelle Treiber tarnen oder als Dienst (also unsichtbar) ausgeführt werden. Der Security Task Manager muss nicht installiert werden. Man kann ihn direkt von USB-Stick, Diskette oder CD-ROM starten.

Mit der Vollversion erhalten Sie zusätzlich den "SpyProtector", der vor Hackern der beschriebenen Art schützt. Die Software

• ... verhindert Tastatur- und Maus-Überwachung und macht so die sog. Keylogger oder andere Hacker-Tools unschädlich.
• ... warnt bei Änderungen oder Ergänzung der Autostart-Einträge oder Registryänderungen und schützt so vor Trojanern, die sich versteckt in die Windows Systemregistrierung eintragen.
• ... beseitigt Ihre Internet-Spuren z.B. Cookies, Cache, Verlauf, eingetippte Webadressen und temporäre Dateien.
• ... beseitigt die Spuren Ihrer Arbeit am PC insbesondere die Liste der zuletzt benutzen Programme (etwa im Startmenü) und Dokumente (z.B. in Word, ACDSee, PDF, WinZip, Mediaplayer).

Das Programm kostet 29,00 Euro pro Lizenz, Sie als Leser von "Outlook-Secrets" können es für einen Spezialpreis von 26,00 Euro erwerben.

Sie können sich zu dem Tool auch hier Informationen abrufen:

Infos anschauen

Wenn Sie bestellen wollen oder eine kostenlose Testversion herunterladen wollen, sollten Sie das unter der folgenden Adresse tun:

Bestellung und Download

Denn nur dort können Sie mit dem vereinbarten Rabatt bezahlen. Sie müssen nur auf der Bestellseite unten den Gutscheincode eingeben:

AXOKT05

Das Service Pack 2 zum Exchange Server 2003 ist da!

Wenn bei Ihnen mit Exchange Server gearbeitet wird, können Sie das neue SP hier herunterladen:

Download Service Pack 2 für Exchange Server

Doch Achtung: Ohne eine schnelle Internet-Verbindung sollten Sie das etwa 113 MByte große Update (Name E3SP2DEU.EXE) nicht herunterladen!

Die wichtigsten Verbesserungen sind zweifelsohne im Bereich der neuen Funktionen für die Verbindung zu mobilen Geräten zu suchen, etwa das neue "Direct Push", eine neue Exchange-Technologie, mit der eine zwischen dem mobilen Gerät und dem Server hergestellte Verbindung beibehalten wird

Auch das Tool "Remote Wipe" werden Administratoren zu schätzen wissen, denn damit können sie vertrauliche Daten von einem verloren gegangenen oder gestohlenen mobilen Gerät löschen können.

Wenn Sie weitere Infos brauchen, hier sind sie:

Infos zum Service Pack 2 für Exchange Server

Vorlagen können Arbeit sparen helfen!

Komisch: Kaum jemand käme auf die Idee, in Word ohne Vorlagen zu arbeiten. Doch bei Outlook tun das alle, so scheint es zumindest.

Denn anders können wir uns die vielen Anfragen nicht erklären, wie man etwa eine E-Mail mit immer dem gleichen Text erstellt oder eine Standardaufgabe mit vorausgefüllten Inhalten anlegt.

Dabei ist es so einfach: Sie erstellen das Element mit allen wiederkehrenden Elementen und speichern es mit "Datei > Speichern unter" als "Outlook-Vorlage" mit dem Dateityp "OFT" ab.

Soweit die Funktion. Natürlich gibt es noch das eine oder andere zusätzlich zu berichten (etwa wie man diese Vorlagen mit einem einzigen Doppelklick aufruft!), daher haben wir auch einen eigenen Beitrag dafür gemacht, in dem wir alle Tipps und Tricks zum Arbeiten mit Vorlagen zusammengetragen haben.

Wenn Sie schon Leser sind, sollten Sie sich – möglichst zeitnah – den Beitrag V 600 im Grundwerk einmal vornehmen, denn er kann wirklich helfen, Zeit zu sparen!

Wenn Sie nicht Leser sind und in Zukunft auch Zeit sparen wollen, ist dies hier der

Zeitsparklick!

Begnügen Sie sich nicht mit 5 %!

Denn wir haben in den "Outlook-Secrets" natürlich nur einen Bruchteil der Informationen, die wir für die Leser von "Outlook optimal nutzen!" in jeder Ausgabe sorgfältig aufbereiten!

Unsere selbst gestellte Aufgabe in diesem Standardwerk:

Sie in Ihrer Praxis mit Outlook zu begleiten, Sie zu unterstützen mit ausgeklügelten Schritt-für-Schritt-Anleitungen, fundierten Insider-Tipps und komprimiertem Praxiswissen für Ihren täglichen professionellen Einsatz von Outlook und Exchange. Denn Outlook kann Ihnen ganz entscheidend helfen, Ihre tägliche Arbeit effizienter und zielgerichteter zu verrichten.

In dieser Ausgabe von Outlook haben wir wieder ein paar Tipps für die Nutzung von Outlook. In der neuesten Ausgabe von "Outlook optimal nutzen!" haben wir 24 Seiten (!!!) "Tipps und Tricks", die nicht umsonst die meist gelesene Rubrik darstellen.

Wenn Sie mehr wissen wollen oder den Berater kostenlos zum Test anfordern möchten: Wir sind einen Mausklick entfernt:

Testanforderung "Outlook optimal nutzen!"

Machen Sie den Test! Sie werden überrascht sein, was Outlook alles kann und was Sie alles mit Outlook machen können. Und wenn etwas mal nicht klappt: Als Bezieher des Praxis-Handbuchs können Sie die kostenlose Hotline nutzen! Ich helfe Ihnen gern weiter.

Ich darf einen Leser zitieren: "Die zwei Hilfestellungen bei wirklichen Problemen allein waren das Geld für das Jahres-Abonnement wert! Die wertvollen Tipps und Anleitungen habe ich also kostenlos dazu bekommen."