Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Word, Ausgabe vom 28. Dezember 2004

Editorial

Liebe Leserin, lieber Leser,

bei Ihren "Word-Secrets" hat sich einiges getan. Diese haben nämlich nicht nur ein neues (HTML-)Gesicht bekommen, sondern auch eine neue Redaktion. Das Team von "WORD professionell" und "Word Tipps & Tricks von A bis Z" wird Ihnen ab sofort alle 14 Tage die besten und interessantesten Tipps & Tricks rund um Word schicken.

Viel Spaß beim Lesen der aktuellen Ausgabe wünscht Ihnen

Ihre Petra B. Körber

Chefredakteurin "WORD professionell"

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Wie Sie Namenslisten schnell sortieren

Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003

Zwar können Sie Namen leicht in Tabellen strukturieren. Doch manchmal passt eine Tabelle optisch nicht zu Ihrem übrigen Dokument. Um Informationen zu sortieren, die lediglich durch Leerzeichen getrennt sind und untereinander in Zeilen stehen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Kontrollieren Sie, ob jede Zeile der Namensliste aus der gleichen Anzahl von Elementen besteht; also in diesem Fall aus: Titel, Vorname und Nachname, wobei die Elemente in dieser Reihenfolge erscheinen und durch Leerzeichen getrennt sein müssen.
2. Markieren Sie die Liste und rufen Sie TABELLE-SORTIEREN auf.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche OPTIONEN.
4. Wählen Sie im folgenden Dialogfenster den Eintrag ANDERE und geben Sie ein Leerzeichen in das nebenstehende Textfeld ein. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit OK. In Word 97 beenden Sie das Dialogfenster TEXT SORTIEREN und rufen es anschließend erneut auf.
5. Markieren Sie im Dialogfenster TEXT SORTIEREN in der Dropdown-Liste 1. SORTIERSCHLÜSSEL den Eintrag WORT 3. Damit erreichen Sie, dass die Liste nach dem Nachnamen sortiert wird.
6. Wählen Sie für eine aufsteigend, alphabetisch sortierte Namensliste die Option AUFSTEIGEND und klicken anschließend auf OK.

Ihre Namensliste wird daraufhin nach den Nachnamen sortiert.

So sortieren Sie Namenslisten mit Mittelinitialen

Wenn Ihre Namenslisten in einigen Zeilen eine Mittelinitiale enthalten, können Sie diese Liste trotzdem sortieren, wenn Sie den folgenden Trick anwenden:

Fügen Sie zwischen Vorname und Mittelinitiale ein geschütztes Leerzeichen (Strg+Umschalt+Leertaste) ein. So können Sie ohne Fehler nach WORT 3 (Nachname) sortieren, da das geschützte Leerzeichen nicht zur Sortierung herangezogen wird.

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