Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Access, Ausgabe vom 28. April 2005

Herzlich Willkommen zu Ihren Access-Secrets

Liebe Leserin, lieber Leser,

bei MySQL meint man es ernst: man begnügt sich nicht mehr damit, einen schnellen, leistungsfähigen und außerdem noch kostenlosen SQL-Server als Alternative zu Microsoft anzubieten, sondern geht zum direkten Angriff über. Ab sofort steht mit der MySQL Migration Suite ein kostenloses Tool zur Verfügung, das Ihre Access-Datenbank automatisch nach MySQL konvertiert:

http://www.mysql.com/ products/ migration-suite/

Der Download ist knapp 8 MB groß und nach der automatischen Installation führt ein komfortabler Assistent durch die komplette Migration: nachdem Sie die Access-Datenbank ausgewählt und die Verbindung zu Ihrem MySQL-Server hergestellt haben, können Sie die Tabellen und Abfragen auswählen, die Sie umwandeln wollen. Das Programm analysiert daraufhin Ihre Tabellen und erzeugt automatisch die notwendigen CREATE TABLE-Statements, um Kopien davon auf dem MySQL-Server zu erstellen. Anschließend werden Ihre Daten übernommen und zu guter letzt Ihre Abfragen. Am Ende haben Sie mit wenigen Mausklicks Ihre Daten nach MySQL übertragen und können mit einem vollwertigen SQL-Server im Back-End und Access als Front-End arbeiten.

Es ist also kein Wunder, dass Microsoft mit dem ebenfalls kostenlosen SQL-Server 2005 Express versucht, eine Alternative zu MySQL zu bieten. Sobald die Vollversion verfügbar ist, werden wir im Access-Berater in einem Vergleich die Vor- und Nachteile der beiden Server speziell im Hinblick auf die Zusammenarbeit mit Access vorstellen:

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Ihr

Thomas Tai

Chefredakteur

Access-Berater

Access-Aktuell

Komfortable Zusatzfunktionen für Memofelder in Access-Formularen

Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97

Mit den kostenlosen SmartTools Memo-Funktionen können Sie Memofelder in Zukunft noch effizienter nutzen. Nach der voll automatischen Installation stehen Ihnen vier neue Funktionen zur Verfügung, die Sie mit wenig Aufwand direkt in Ihre Formulare einbinden können:

• Memofeld in Zwischenablage kopieren
• Zwischenablage in Memofeld einfügen
• Memofeld in Textdatei exportieren
• Textdatei in Memofeld einlesen

Den Download finden Sie unter:

http://www.add-in-world.com/ katalog/ memo-funktionen/

Nach dem Download und der automatischen Installation können Sie sich zunächst einmal die Beispiel-Datenbank ansehen, die Sie unter START-PROGRAMME-MEMOFELD-FUNKTIONEN FÜR ACCESS finden. Alle Funktionen können hier in einem entsprechend vorbereiteten Formular testen.

Zur Nutzung in Ihren eigenen Datenbanken, ist lediglich eine Funktions-Bibliothek in Ihre Datenbank einzubinden. Diese stellt Funktionen bereit, die Sie dann zum Beispiel mit einer Anweisung wie

=MemoSichern([Memofeld])

der Ereignisprozedur "Beim Klicken" einer Schaltfläche zuordnen. Sie benötigen für den Einsatz also keinerlei VBA-Kenntnisse.

Um die MDE-Datei mit der Funktions-Bibliothek in Ihre Projekte einzubinden, gehen Sie zunächst wie folgt vor:

1. Öffnen Sie zuerst die Datenbank, in der Sie die SmartTools Memofeld-Funktionen einsetzen möchten.
2. In dieser Datenbank öffnen Sie ein Formular oder ein Modul im Entwurfsmodus.
3. In einem Formular wählen Sie zunächst das Menü ANSICHT-CODE an, um die VBA-Entwicklungsumgebung zu öffnen.
4. In der VBA-Entwicklungsumgebung wählen Sie dann das Menü EXTRAS-VERWEISE an.
5. Lokalisieren Sie im dann angezeigten Dialog in der Liste der Verweise den Eintrag "SmartTools MemoFieldFunctions" und aktivieren Sie das Kontrollkästchen davor. Befindet sich der Eintrag nicht in der Liste, klicken Sie auf die Schaltfläche DURCHSUCHEN, stellen im dann angezeigten Dialog den Dateityp "MDE-Dateien" ein und lokalisieren die Bibliotheks-Datenbank "SmartTools MemoFunc.MDE" im System-Verzeichnis Ihrer Windows-Installation.
6. Übernehmen Sie die Einbindung mit einem Klick auf die Schaltfläche OK.

Nach der Einbindung können Sie dann auf die folgenden Funktionen zugreifen:

• MemoSichern([Memofeld])
• MemoLaden([Memofeld])
• MemoKopieren([Memofeld])
• MemoEinfuegen([Memofeld])

Endlosformulare zeilenweise einfärben

Versionen: Access 2003, 2002/XP und 2000

Endlosformulare kommen in vielen Datenbanken zum Einsatz, um Informationen wie Rechnungspositionen untereinander darzustellen. Je länger diese Listen sind, desto schwerer sind sie allerdings zu lesen. Die Möglichkeiten zur übersichtlichen Formatierung sind gerade in Endlosformularen stark eingeschränkt, aber mit Hilfe einer pfiffigen VBA-Funktion zusammen mit der bedingten Formatierung erreichen Sie, dass jede zweite Zeile eines Endlosformulars eingefärbt wird. Eine fertige Lösung dazu finden Sie in der aktuellen Ausgabe des Access-Beraters.

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Mehr Komfort mit Nachschlagefeldern in Access

Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97

Nicht nur in Formularen, auch in der Datenblattansicht von Tabellen kann die Auswahl einzugebender Werte über Kombinationsfelder erfolgen. So ist es beispielsweise recht hilfreich, Kunden anhand ihres Namens anstatt über eine Kundennummer auswählen zu können. Das Stichwort lautet "Nachschlagefeld": Über diesen Mechanismus stellt Access die oben beschriebene Möglichkeit zur Verfügung, in der Datenblattansicht einzugebende Werte über Kombinationsfelder auswählen zu können. Um Ihre Datenblattansichten um Kombinationsfelder zur Auswahl einzugebender Werte zu erweitern, gehen Sie wie folgt vor:

1. Erstellen Sie zunächst eine normale Auswahl-Abfrage, die zum Beispiel das Feld "KundenNr" und das Feld "KundenName" oder "Artikelnummer" und "Artikelbezeichnung" selektiert.
2. Stellen Sie die Sortierung für das Feld "KundenName" oder "Artikelbezeichnung" auf "Aufsteigend" ein.
3. Speichern Sie die Abfrage zum Beispiel unter dem Namen "Kundenauswahl" oder "Artikelauswahl" und verlassen Sie den Abfrageentwurf.
4. Öffnen Sie die Tabelle, in der die Auswahl eingesetzt werden soll, im Entwurfsmodus.
5. Markieren Sie das Feld für die Auswahl, also beispielsweise "KundenNr" oder "Artikelnummer".
6. Wechseln Sie im Bereich darunter auf die Registerkarte "Nachschlagen".

In diesem Dialog nehmen Sie nun die folgenden Einstellungen vor:

• Anzeigen: Kombinationsfeld
• Herkunftstyp: Tabelle/Abfrage
• Datensatzherkunft: Kundenauswahl bzw. die eben erstellte Abfrage
• Gebundene Spalte: 1
• Anzahl Spalten: 2
• Spaltenbreiten: 0 cm

Diese Einstellungen sorgen nun dafür, dass für das betreffende Feld, also beispielsweise "KundenNr" oder "Artikelnummer", ein Kombinationsfeld angezeigt wird, das alle verfügbaren Kunden oder Artikel nach Namen sortiert auflistet. Nach Auswahl eines Kunden wird dessen Kundenummer gemäß gebundener Spalte "1", die somit dem von der Abfrage als erstem Feld "KundenNr" oder "Artikelnummer" gelieferten Wert entspricht, in der Tabelle gespeichert. Damit nur der Name und nicht zum Beispiel "KundenNr | KundenName" im Kombinationsfeld angezeigt wird, ist die Eigenschaft "Spaltenbreite" auf "0 cm" zu setzen. Access unterdrückt dann die erste Spalte, also beispielsweise "KundenNr" oder "Artikelnummer" und zeigt nur die Namen gemäß Feld "KundenName" oder "Artikelbezeichnung" an.

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