Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Access, Ausgabe vom 8. Dezember 2005

Herzlich Willkommen zu Ihren Access-Secrets

Liebe Leserin, lieber Leser,

wie bereits vor einiger Zeit berichtet, ersetzt die neue SQL-Server 2005 Express Edition die Version des SQL-Servers, die mit Access 2003, 2002/XP und 2000 ausgeliefert wurde. Sie finden den kostenlosen Download unter:

Kostenloser Download der SQL-Server 2005 Express Edition

Einen Überblick über die angebotenen Funktionen und einen Vergleich mit den Features der anderen Editionen des SQL-Server 2005 finden Sie hier:

Vergleich der verschiedenen SQL-Server Editionen

Als komfortables Administrationstool für den SQL-Server 2005 Express war ursprünglich der so genannte "Express Manager" vorgesehen, aber Microsoft entschloss sich kurzfristig, stattdessen eine spezielle Version des SQL Server Management Studio zu entwickeln. Eine erste Preview-Version können Sie jetzt kostenlos unter der folgenden Adresse herunterladen:

Preview Version des SQL Server Management Studio

Ihr

Thomas Tai

Chefredakteur

Access-Berater

Access-Aktuell

Bilder in Access-Datenbanken ohne Objektfelder verwalten

Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97

Der Einsatz von Objektfeldern für die Verwaltung von Bildern führt dazu, dass die Datenbanken sich in kürzester Zeit stark vergrößert. Grund dafür ist ein mit der Speicherung in Objektfeldern verbundener Overhead, der unter anderem dafür notwendig ist, das Bild in der Ursprungsanwendung bearbeiten zu können. Außerdem wird bei einigen Grafikformaten für deren Anzeige in einem Formular zusätzlich eine Bitmap (DIB, BMP) gespeichert.

Eines der wichtigsten Argumente für die Speicherung der Bilder in der Datenbank ist die einfache Weitergabe aller Daten in einer einzigen Datei. Das ist allerdings nicht immer notwendig, so dass sich die Grafiken auch auf der lokalen Festplatte befinden können. Sie verzichten dann auf die Objektfelder und nutzen zur Anzeige der Bilder die Kombination aus Pfad-Speicherung, Bild-Steuerelement und VBA-Routine. Wie das im Einzelnen funktioniert, erklärt eine Techinfo von Microsoft, die Sie unter der folgenden Adresse finden:

Techinfo zur Verwaltung von Bildern in Datenbanken

Multiuser-Datenbanken komfortabel verwalten

Die Verwaltung von Access-Datenbanken im Netzwerk ist nicht ganz unproblematisch, denn Access selber stellt keine passenden Tools und Funktionen zur Verfügung. Genau an dieser Stelle setzt das neue Tool Total Access Admin an: Unabhängig davon, ob Access 2003, 2002/XP, 2000 oder 97 im Einsatz ist oder alle Versionen parallel genutzt werden, erlaubt es Ihnen die genaue Kontrolle darüber, was mit der Datenbank im Netzwerk geschieht. Zum Beispiel:

• Aktive Anwender anzeigen
• Verhindern Sie neue Verbindungen zu der Datenbank
• Inaktive User automatisch abmelden
• Verdächtige oder abgebrochene Verbindungen finden
• Mitteilungen an alle angemeldeten Anwender

Weitere Informationen finden Sie unter:

Access-Tool zur Verwaltung von Multiuser-Datenbanken

Eingebundene Excel-Tabellen wieder aktualisieren

Versionen: Access 2003 und 2002/XP

Nach der Installation des Service Pack 2 für Office 2003 bzw. des Updates für Access 2002/XP aus dem Oktober 2005, stehen viele Access-Anwender vor einem Problem: eingebundene Excel-Tabellen lassen sich plötzlich nicht mehr aktualisieren. Beim Versuch, einen Feldinhalt zu ändern, ist lediglich ein akustischer Hinweis zu hören; eine Fehlermeldung wird nicht ausgegeben. Tatsächlich hat Microsoft bestätigt, dass die Aktualisierung von eingebundenen Excel-Tabellen mit den neuesten Updates aus Access 2003 und 2002/XP entfernt wurde. Als Ursache werden lediglich "rechtliche Gründe" angegeben, aber unabhängig davon können die Folgen gravierend sein. Access-Lösungen, die auf dieser Technologie basieren, funktionieren von heute auf morgen einfach nicht mehr. In der aktuellen Ausgabe des Access-Berater stellen wir Ihnen eine Technik vor, mit der sich das Problem zwar nicht komplett lösen, aber zumindest kompensieren lässt.

Profitieren auch Sie von dieser und vielen weiteren Access-Kniffen erfahrener Datenbank-Profis. Fordern Sie jetzt den Access-Berater zum kostenlosen 6-Wochen-Test an:

Access-Berater kostenlos testen

Beliebige Datenbanken über den Aufgabenbereich öffnen

Versionen: Access 2003 und 2002/XP

Für den schnellen Zugriff auf immer wieder benötigte Datenbanken bietet es sich an, entsprechende Einträge im Aufgabenbereich zu integrieren. Per VBA geht das nicht, aber ein kleiner Eingriff in die Registry hilft weiter. Basis der Einträge ist der Abschnitt

HKEY_CURRENT_USER\ Software\ Microsoft\ Office\ x\ Access\ New File\CustomX

"x" steht dabei für die eingesetzte Access-Version. Also "10.0" für Access 2002/XP und "11.0" für Access 2003. "CustomX" definiert den eigentlichen Eintrag im Aufgabenbereich, wobei "X" eine fortlaufende Nummer "1", "2", "3" usw. ist. Um den Aufruf Ihrer "Standard-Datenbanken" im Aufgabenbereich unter "Datei öffnen" anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie das Menü START-AUSFÜHREN an, geben Sie "regedit" ein und klicken Sie auf OK oder drücken Sie die Return-Taste.
2. Lokalisieren Sie den Eintrag "HKEY_CURRENT_USER\ Software\ Microsoft\ Office\ 10.0|11.0 \ Access\" ...
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner "Access", wählen Sie das Kontextmenü NEU-SCHLÜSSEL an und weisen Sie dem Schlüssel den Namen "New File" (mit Leerzeichen zwischen "New" und "File") zu.
4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den angelegten Ordner "New File", wählen Sie NEU-SCHLÜSSEL im Kontextmenü an und benennen Sie den Schlüssel "Custom1". "1" müssen Sie eventuell durch "2", "3" usw. ersetzen, falls bereits "CustomX"-Einträge vorhanden sind.
5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den angelegten Ordner "Custom1", wählen Sie das Kontextmenü NEU-ZEICHENFOLGE an und benennen Sie den Eintrag "DisplayName". Öffnen Sie den Eintrag per Doppelklick, geben Sie die Bezeichnung für die Anzeige im Aufgabenbereich, also zum Beispiel "Adressverwaltung" oder ähnlich, ein und drücken Sie Return.
6. Klicken Sie mit der rechten Maustaste noch einmal auf "Custom1", wählen Sie wieder NEU-ZEICHENFOLGE im Kontextmenü an und weisen Sie den Namen "Filename" zu. Öffnen Sie den Eintrag per Doppelklick, geben Sie Laufwerk, Pfad und Dateiname der zu öffnenden Datenbank ein und bestätigen Sie mit Return.
7. Klicken Sie mit der rechten Maustaste wieder auf "Custom1", wählen Sie aber diesmal NEU-DWORD-WERT im Kontextmenü an. Benennen Sie den Eintrag "Section", öffnen Sie ihn per Doppelklick, geben Sie "0" für Abschnitt "Datei öffnen" ein und drücken Sie Return.
8. Klicken Sie ein letztes Mal mit der rechten Maustaste auf "Custom1" und wählen Sie nochmals NEU-DWORD-WERT im Kontextmenü an. Benennen Sie den Eintrag "Action", öffnen Sie ihn per Doppelklick, geben Sie "0" für die Aktion "Öffnen/Bearbeiten" ein und drücken Sie Return.

In Zukunft können Sie dann jederzeit schnell und einfach immer wieder benötigte Datenbanken über den Aufgabenbereich öffnen.

Über "Access-Secrets"

Der Newsletter "Access-Secrets" wird gesponsert von "Access_aktuell" dem Informationsdienst für die schnelle und direkte Hilfe für Access-Anwender und -Entwickler. Testen Sie jetzt Access_aktuell und Sie erhalten kostenlos die neueste Ausgabe sowie 30 Tage Gratis-Zugriff auf den Online-Service:

Access_aktuell kostenlos testen