Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Word, Ausgabe vom 12. Juli 2005

Editorial

Liebe Leserin, lieber Leser,

Sie möchten die aktuellste Version von Word installieren? Dann ist vielleicht folgendes Angebot für Sie interessant: Microsoft bietet allen Familien mit Schülern, Auszubildenden und Studenten ein besonderes Schnäppchen: "Microsoft Office 2003 SSL", bestehend aus Word 2003, Excel 2003, PowerPoint 2003 und Outlook 2003 zum Preis von 169 Euro. Außerdem darf eine Version von Microsoft Office SSL auf bis zu drei Rechnern pro Haushalt installiert werden. Somit ist es auch den Eltern der zum Kauf berechtigten Schüler möglich, die Programme mitzubenutzen. Die einmal erworbene Lizenz bleibt dabei auch nach Beendigung der Ausbildung bestehen.

Viel Spaß beim Lesen der aktuellen Ausgabe wünscht Ihnen

Petra B. Körber

Chefredakteurin WORD professionell

So platzieren Sie laufende Nummern problemlos auf Etiketten

Versionen: Word 97, Word 2000, 2002 und 2003

Eintrittskarten, Lotterielose oder Adressaufkleber sollen häufig mit einer fortlaufenden Nummer versehen werden. Als Basis für solche Drucksachen kommt der Etikettendruck von Word zum Einsatz, der allerdings keine Möglichkeit zur automatischen Nummerierung bietet. Mit den folgenden Schritten kommen Sie dennoch zum Ziel:

1. Wählen Sie das Menü "Extras-Briefe und Sendungen-Umschläge und Etiketten" (Word 2003/2002) bzw. "Extras-Umschläge und Etiketten" (Word 2000/97), wechseln Sie auf die Registerkarte "Etiketten" und stellen Sie über die Schaltfläche "Optionen" das gewünschte Format für die Etiketten ein.
2. Legen Sie nun den Text fest, der auf die Eintrittskarte, das Los oder den Aufkleber gedruckt werden soll und klicken Sie auf die Schaltfläche "Neues Dokument", um eine einseitige Vorlage für die Etiketten zu erstellen.
3. Setzen Sie den Cursor im ersten Etikett an die Stelle, an der eine fortlaufende Nummerierung ausgegeben werden soll.
4. Wählen Sie das Menü "Einfügen-Feld", stellen Sie die Kategorie "Nummerierung" ein und markieren Sie dann in der Liste den Eintrag "Seq". Klicken Sie in Word 2003/2002 auf "Feldfunktionen".
5. Setzen Sie den Cursor im Textfeld hinter die Zeichen "SEQ" und geben Sie eine Bezeichnung wie "Platznummer" oder "Losnummer" ein. Zwischen "SEQ" und der Bezeichnung muss ein Leerzeichen vorhanden sein! Klicken Sie dann auf "Ok", um das Feld im ersten Etikett einzufügen.
6. Drücken Sie "Alt+F9", um die Anzeige der Feldfunktionen einzuschalten. Markieren Sie die Zeile mit der gesamten Feldfunktion, kopieren Sie sie mit "Strg+C" und platzieren Sie sie dann per "Strg+V" auf die anderen Etiketten der Seite an der entsprechenden Position. Drücken Sie erneut "Alt+F9", um die Anzeige der Feldfunktionen wieder auszuschalten.
7. Fügen Sie mit "Strg+Return" am Seitenende einen manuellen Seitenumbruch ein, markieren Sie die komplette Seite inklusive Seitenumbruch und kopieren Sie sie mit "Strg+C".
8. Setzen Sie den Cursor an den Anfang der 2. Seite und drücken Sie nun so oft "Strg+V", bis die gewünschte Anzahl von Etiketten eingefügt ist.
9. Löschen Sie den letzten Seitenumbruch wieder, drücken Sie "Strg+A", um alle Seiten zu markieren und drücken Sie "F9" zur Aktualisierung aller Felder.

Wie Sie verborgene persönliche Informationen aus einem Dokument entfernen

Versionen: Word 2002 und 2003

Sicher wissen Sie, dass weit mehr als die auf dem Bildschirm sichtbaren Informationen aus einem Word-Dokument herauszulesen sind. So befinden sich in einer Word-Datei Daten, die darin eigentlich nichts verloren haben. Dazu zählen längst gelöschte Elemente oder persönliche Informationen wie Namensangaben und Bearbeitungszeiten.

Um dafür zu sorgen, dass ein Großteil dieser Daten aus Ihren Word-Dokumenten entfernt wird, genügen zwei Einstellungen in den Word-Programmoptionen:

1. Rufen Sie das Menü "Extras-Optionen" auf und wechseln Sie auf die Registerkarte "Speichern". Deaktivieren Sie hier das Kontrollkästchen "Schnellspeicherung zulassen".
2. Danach wechseln Sie auf die Registerkarte Sicherheit und schalten dort das Kontrollkästchen zum Entfernen persönlicher Daten ein. In 2003 heißt die Option "Beim Speichern persönliche Daten aus Dateieigenschaften entfernen", in Word 2002 heißt sie "Persönliche Informationen beim Speichern aus dieser Datei entfernen".

Achtung: Die Einstellungen gelten immer nur für das gerade geöffnete Dokument! Wiederholen Sie die Aktion deshalb bei jeder zu speichernden Datei.

Mehr Infos zu diesem Thema finden Sie hier:

WORD professionell

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