Editorial

Liebe Leserin, lieber Leser,

viele Word-Anwender legen immer mehr Wert auf perfekt gestaltete Word-Dokumente. Dabei macht ihnen Word nur allzu oft einen Strich durch die Rechnung. Dann nämlich wenn es auf automatisierte Formate zurückgreift oder kniffelige Layout-Probleme mit Kopf- und Fußzeilen zu lösen sind. Wie Sie zwei der häufigsten Gestaltungsaufgaben lösen, zeigen wir Ihnen in diesem Newsletter.

Viel Spaß beim Lesen dieser Ausgabe wünscht Ihnen

Petra B. Körber

Vermeiden Sie mit diesen raffinierten Techniken störende Abstände vor Überschriften

Bestimmen Sie selbst, ob Word Leerraum vor Überschriften lässt oder nicht

Automatische Absatz-Abstände sind ein sehr hilfreiches Formatierungs-Werkzeug. Damit ersparen Sie sich das manuelle Einfügen von Leerzeilen vor und/oder nach Absätzen. So weit so gut.

Bei Überschrift-Formatvorlagen sorgt der Vor-Abstand allerdings für viel Verwirrung. Besonders irritierend ist, dass der Vor-Abstand manchmal erscheint und manchmal nicht.

Problem: Überschrift ist nicht bündig mit dem oberen Rand

Vielleicht kennen Sie folgendes Szenario: Wenn Sie die erste Zeile auf einer neuen Seite eines Dokuments mit der Word-eigenen Überschrift-Formatvorlage formatieren, ist die Überschrift nicht mehr bündig mit dem oberen Rand. Es gibt vielmehr einen störenden Abstand zwischen oberem Rand und der Überschrift.

Das Gleiche passiert auch bei mehrspaltigem Text. Hier sind einige Spalten, die mit der Überschrift-Formatvorlage beginnen, Richtung Seitenmitte vorgerückt, andere nicht. Das sieht wenig professionell aus.

Ursache: Den Word-eigenen Überschrift-Formatvorlagen sind sowohl ein Vor- als auch ein Nach-Absatz-Abstand zugewiesen. So verfügen die Überschriften 1 bis 3 beispielsweise über einen Vor-Abstand von 12 Punkten und einen Nach-Abstand von 3 Punkten. Und genau der Vor-Abstand sorgt am Seiten- bzw. Spaltenanfang dafür, dass der Text nicht bündig mit dem oberen Rand beginnt, sondern um 12 Punkte Richtung Seitenmitte vorgerückt ist.

Lösung 1: Schalten Sie das nützliche Kompatibilitäts-Kontrollkästchen ein

Beginnt Ihr Dokument nicht direkt mit einem Absatz in dem ein Vor-Abstand eingestellt ist? Dann können Sie das Problem wie folgt lösen:

1. Rufen Sie das Menü Extras-Optionen auf. Wechseln Sie nun auf die Registerkarte Kompatibilität.
2. Schalten Sie in der Liste Optionen das Kontrollkästchen vor dem Eintrag "Abstand vor" nach Seiten- oder Spaltenwechsel unterdrücken ein. Verlassen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf Ok.
3. Fügen Sie nun vor allen Überschriften, die direkt nach einem Seiten- und Spaltenwechsel folgen, einen manuellen Seiten- bzw. Spaltenwechsel ein. Rufen Sie hierzu das Menü Einfügen, Befehl Manueller Umbruch (Word 2003/2002) bzw. Manueller Wechsel (Word 2000/97) auf.

Effekt: Durch das Einschalten des Kompatibilitäts-Kontrollkästchens werden jetzt alle Abstände vor den Überschriften entfernt, die direkt nach einem Seiten- bzw. Spaltenwechsel stehen. Ihre Überschrift beginnt damit bündig am oberen Rand.

Beachten Sie: Die Kompatibilitäts-Einstellung gilt nur für das aktuelle Dokument. Die Einstellung müssen Sie bei Bedarf für jedes Dokument erneut vornehmen.

Lösung 2: Überschrift-Formatvorlagen individuell anpassen

Beginnt Ihr Dokument auf der ersten Seite bzw. in der ersten Spalte sofort mit einer Überschrift? Dann funktioniert der obige Trick nicht, da hier kein manueller Wechsel vorhanden ist. Die erste Überschrift ist demnach immer abgerückt. In diesem Fall müssen Sie die Überschrift-Formatvorlagen anpassen. Setzen Sie dort den Vor-Absatz-Abstand auf „0 Punkte“ und den Nach-Absatz-Abstand auf „12 Punkte“. Und so geht’s:

1. Word 2003/2002: Rufen Sie das Menü Format-Formatvorlagen und Formatierung auf.   Word 2000/97: Rufen Sie das Menü Format-Formatvorlage auf. Wählen Sie im Formatvorlagen-Dialogfenster im Dropdown-Listenfeld Auflisten (Word 2000) bzw. Anzeigen (Word 97) die Auswahl Alle Formatvorlagen. So werden alle Formatvorlagen angezeigt.
2. Word 2003/2002: Klicken Sie mit der rechten Maustaste die anzupassende Überschrift-Formatvorlage an. Wählen Sie im Kontextmenü die Option Ändern. Word 2000/97: Klicken Sie in der Liste Formatvorlagen die anzupassende Überschrift-Formatvorlage an. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Bearbeiten.
3. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Format und wählen in dem aufgeklappten Menü Absatz. Im Absatz-Dialogfenster wechseln Sie auf die Registerkarte Einzüge und Abstände.
4. Geben Sie im Bereich Abstand im Feld Vor den Wert „0“ und bei Nach den Wert „12“ ein. Verlassen Sie alle Dialogfenster mit Ok.
5. Falls Sie in Ihrem Dokument mehrere Überschrift-Formatvorlagen im Einsatz haben, wiederholen Sie die Schritte 2 bis 4 für die anderen Formatvorlagen.

Ab sofort beginnen alle Überschriften bündig mit dem oberen Seitenrand und sind nicht mehr eingerückt. Die fehlenden Absatz-Vor-Abstände gleichen Sie nun bei Bedarf mit Leerzeilen aus.

Unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen für gerade/ungerade Seiten festlegen

Professionelle Dokumente mit individuellen Kopf- und Fußzeilen gestalten

Vor allem beim Anlegen von umfangreichen Dokumenten wie Projektberichten oder technischen Dokumentationen, die doppelseitig gedruckt werden, wirken gleich aussehende Kopf- und/oder Fußzeilen wenig professionell.

Typischerweise sollen Kopf- und Fußzeilen in diesem Fall auf der ersten Seite unterdrückt werden. Außerdem soll die Seitenzahl auf Seiten mit gerader bzw. ungerader Seitennummer jeweils links- bzw. rechtsbündig in der Fußzeile erscheinen. Das lässt sich in Word ganz einfach einrichten:

So bleiben Kopf- und Fußzeile der ersten Seite leer

1. Rufen Sie das Menü Datei-Seite einrichten auf.
2. Wechseln Sie auf die Registerkarte Layout (Word 2003/2002) bzw. Seitenlayout (Word 2000/97).
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erste Seite anders und Gerade/Ungerade anders. Übernehmen Sie die Änderungen mit Ok.
4. Setzen Sie den Cursor in die erste Seite und wählen Sie das Menü Ansicht-Kopf- und Fußzeile. Word zeigt daraufhin die Symbolleiste Kopf- und Fußzeile an.
5. Löschen Sie alle Inhalte in der Kopf- und in der Fußzeile und klicken Sie auf Schließen. Die Kopf- und Fußzeile der ersten Seite bleibt jetzt leer.

Seitenzahlen für Fußzeilen einfach abwechselnd links- und rechtsbündig einfügen

1. Setzen Sie den Cursor in die zweite Seite des Dokuments und wählen Sie wieder das Menü Ansicht-Kopf- und Fußzeile. Wechseln Sie mit dem Symbol Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln in die Fußzeile.
2. Definieren Sie jetzt die Fußzeile, die auf den Seiten mit gerader Seitenzahl (2, 4, 6, 8 ...) erscheinen soll. Fügen Sie mit dem Symbol Seitenzahl einfügen die Feldfunktion für die Seitenzahl ein. Formatieren Sie die Seitenzahl linksbündig, damit sie im ausgedruckten und gebundenen Dokument jeweils außen erscheint. Klicken Sie dann auf Schließen.
3. Setzen Sie den Cursor nun in die dritte Seite des Dokuments und wählen Sie noch einmal Ansicht-Kopf- und Fußzeile.
4. Bestimmen Sie hier die Fußzeile für die Ausgabe auf Seiten mit ungeraden Seitenzahlen (3, 5, 7, 9 ...) wie in Schritt 2 beschrieben. Formatieren Sie die Seitenzahl diesmal rechtsbündig. Am Ende klicken Sie wieder auf Schließen. 

Sie haben die Fußzeilen nun so definiert, dass auf der ersten Seite nichts, auf geraden Seiten eine linksbündige Seitenzahl und auf ungeraden Seiten eine rechtsbündige Seitenzahl erscheint.

Hinweis: Natürlich lassen sich auch die Kopfzeilen, wie gerade beschrieben, für gerade und ungerade Seiten unterschiedlich einrichten, zum Beispiel mit abwechselnd links- und rechtsbündigen Kapitelüberschriften.

Mehr Infos zu diesem Thema finden Sie hier:

www.computerwissen.de

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