Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Outlook, Ausgabe vom 30. Januar 2006

Machen Sie die Informationen transparenter!

Liebe Leserin, lieber Leser,

natürlich ist ein überquellender Posteingang in Outlook alles andere als übersichtlich. Viele Anwender lassen – wir wissen das aus unseren Seminaren – auch die nicht so wichtigen E-Mails im Posteingang, bis sie gelesen wurden.

Dadurch aber wird der Blick auf das Wesentliche versperrt. Doch wenn wir schon nicht durch Ablegen der Informationen für Struktur sorgen:

Warum dann nicht wenigstens die wichtigen Informationen wieder hervorheben?

Wenn Sie beispielsweise den Betreff der E-Mail mit der Zeichenkette

+++Wichtig+++

ergänzen und dann mit einer Regel dafür sorgen, dass derart gekennzeichnete E-Mails in blauer Schrift dargestellt werden, dann fallen sie mit einem Male wieder auf.

Es gibt in Outlook so viele Möglichkeiten, Informationen so zu kennzeichnen, dass sie nicht im Wust der übrigen Informationen untergehen: Ansichten, Kennzeichnungen, Kategorien, Ergänzungen in Text und Betreff – es will uns nicht so recht einleuchten, warum die wenigsten Anwender das nutzen.

Vielleicht ist das ein Projekt für diese Woche?

Es grüßt Sie herzlichst

Michael Freihof

Chefredakteur

"Outlook optimal nutzen!"

und

"Outlook Knowledge Base"

PS: Sie müssen ja nicht gleich diesen Newsletter durch eine Regel im Posteingang bei seiner Ankunft automatisch blau einfärben lassen. Aber eine schöne Übung wäre das schon ...

Wieder mal ein neuer E Mail-Virus unterwegs. Aber ein gefährlicher!

Der Wurm "Nyxem", der sich seit Ende letzter Woche verbreitet, hat eine aggressive Schadensfunktion.

Wir melden in diesem Newsletter nicht jeden neuen Schädling, das wissen Sie sicher. Außerdem müssten wir da eine kürzere Erscheinungsweise wählen ...

Wenn wir aber warnen, dann hat es einen triftigen Grund. Der Grund diesmal: Es handelt sich mit "Nyxem.e" um einen besonders gefährliches Exemplar.

Denn während die meisten Würmer der letzten Zeit versuchen, Ihren Rechner in einen "Zombie" zu verwandeln, über den unbemerkt Millionen von Spams verschickt werden können, ist dieser Wurm daran interessiert, Ihnen Schaden zuzufügen:

Beim Öffnen des Anhangs (und nur dann!) wird der Rechner infiziert und der Wurm verbreitet sich an alle E-Mail-Adressen, die er finden kann. Und dann macht er sich an die "Arbeit":

• Er beendet die Antiviren-Software auf Ihrem System.
• Er deaktiviert den Neustart Ihrer Virensoftware, Sie sind also fortan – möglicherweise ohne es zu merken – schutzlos.
• An jedem 3. eines Monats werden Dateien folgender Typen mit einem Text überschrieben: 'DMP', 'DOC', 'MDB', 'MDE', 'PDF', 'PPS', 'PPT', 'PSD', 'RAR', 'XLS', 'ZIP'. Ihre Dateien von Word, Excel, PowerPoint, PhotoShop und die Archivdateien sind also unrettbar gelöscht.

Der Wurm kommt mit einem englischsprachigen Betreff (meist pornografischen Inhalts) daher, der Anhang ist ein ZIP-Archiv oder eine PIF-Datei.

Der nächste Angriff ist also am 3. Februar zu erwarten, Sie sollten unbedingt die Virensignaturen aktuell halten und an diesem Tag besonders beim Öffnen von Anhängen besonders bewusst vorgehen.

Wenn Sie noch kein Virenschutzprogramm haben, lassen Sie den PC an diesem Tag am besten aus :-)

Anwender von Google Desktop sollten auch die Bedenken kennen!

Wir haben es getestet und wir bleiben dabei: Die Suche auf einem PC nach Daten bestimmten Typs mit 'Google Desktop' ist einfach, unkompliziert und schnell. Und es gibt keinen Grund für uns, dieses Tool nicht zu empfehlen.

Aber natürlich muss man ein paar Dinge wissen, die aus der Arbeitsweise des Tools heraus entstehen und die möglicherweise ärgerliche Probleme nach sich ziehen können.

Denn die Indizierung im Hintergrund (die aktuell bearbeiteten Daten werden in einem Cache-Speicher zwischengespeichert) hat zur Folge, dass dort Daten aufspürbar sind, die der Anwender nicht für die Augen anderer bestimmt hat.

Zwei Beispiele mögen das verdeutlichen:

Sie schreiben einen Brief im ersten Zorn und merken während des Schreibens, dass Sie das da gerade nicht wegschicken sollten. Nach kurzer Verschnaufpause erstellen Sie eine abgemilderte Version des Textes. 'Google Desktop' hat aber alle Vorversionen im Cache-Speicher, die sich nun jede Person, die Zugriff auf den PC hat, genüsslich zu Gemüte führen können.

Noch schöner: Sie schreiben eine E-Mail mit privatem Charakter und löschen diese nach dem Versand. Doch natürlich hat Google die bereits eifrig in seinem Zwischenspeicher abgelegt und jeder, der Zugriff auf den Rechner hat, kann diese E-Mail lesen.

Und: Wenn Sie Webseiten zwischenspeichern, werden ALLE Seiten gespeichert, auch die, die eigentlich nicht gespeichert werden dürfen, etwa Seiten von eBay, auf denen Sie sich gerade eine heiße Bieterschlacht liefern.

Aus Sicht eines Datenschützers ist das alles sicher höchst bedenklich. Doch gegen das, was ansonsten alles möglich ist (Spyware, Ausspähen des Nutzerverhaltens beim Surfen) ist das sicher ein beherrschbares Risiko. Wenn man weiß, was da möglicherweise passiert ...

Wir verfolgen natürlich gespannt, was sich da noch so alles tut und werden Sie natürlich auf dem Laufenden halten!

Outlook und der Internet Explorer

Wir haben den Lesern von "Outlook optimal nutzen!" vor kurzem einen Tipp gegeben, wie man den bekannten Fehler von Outlook repariert, dass Links mit einem Male nicht mehr funktionieren.

Da dabei auf Funktionen des Internet Explorers zugegriffen werden musste, haben viele Leser gesagt: "Ich arbeite doch gar nicht mit dem Internet Explorer, sondern ich nutze den Firefox. Betrifft mich das auch?"

Ja, das betrifft alle User von Outlook! Outlook ist nämlich sehr eng mit dem Internet Explorer verzahnt (etwa bei den Sicherheitseinstellungen in E-Mails) und "leiht" sich beim Internet Explorer manche Funktionen.

Daher ist auch eine Deinstallation des Internet Explorers immer mit erheblichen Outlook-Problemen verbunden, insbesondere im Bereich "E-Mail", aber auch bei Funktionen wie Links zwischen Elementen etc.

Daher unser Rat Nummer 1:

Deinstallieren Sie als Outlook-Anwender NIE den Internet Explorer, auch wenn Sie mit einem anderen Browser im Internet unterwegs sind!

Genauso wichtig, wenn nicht wichtiger, ist unser Rat Nummer 2:

Wenn ein Windows-Update mit einem Update des Internet Explorers einhergeht, dann sollen Sie diese Patches IMMER installieren, auch wenn der Internet Explorer bei Ihnen ein Schattendasein (nun wissen Sie, woher dieses Wort kommt) fristet.

Nur dann werden die Änderungen der Sicherheitsumgebung auch in Outlook relevant.

Projekttermine an die mit Mitglieder des Teams verschicken

Wenn Sie als ProjektleiterIn tätig sind oder Termine von Projekten zu koordinieren haben, kennen Sie das Problem: Das Versenden einer Terminserie in Outlook ist ganz einfach: Serie anlegen und mit der rechten Maustaste per E-Mail weiterleiten.

Wenn es sich um mehrere, nicht regelmäßige Termine handelt, ist das ganze schon etwas schwieriger. Nicht, wenn Sie mit Outlook XP oder Outlook 2003 arbeiten und unseren kleinen Trick verwenden!

Nehmen wir an, Sie hätten für ein Projekt 35 Termine für Besprechungen oder externe Meetings geplant:

1. Starten Sie Word (oder den Editor von Windows).
2. Erstellen Sie die erste Zeile mit dem beschreibenden Text: [Projektname] 35
3. Es wird also der beschreibende Text in eckige Klammern gesetzt und die Anzahl der nun folgenden Einträge mit Leertaste dahinter. Tragen Sie jetzt die einzelnen Termine ein: Projektmeeting,2004/7/12 Meeting Projekteam,2004/7/14
4. Die Terminbeschreibung wird durch ein Komma (ohne Leerzeichen) vom Datum getrennt. Das Datum geben Sie im Format YYYY/M/D ein. Das erste Datum in unserem Beispiel ist also der 12.7.2004.
5. Tragen Sie auf diese Weise alle Termine ein – und machen Sie bitte keine weiteren Texteinträge!
6. Speichern Sie das Ganze als PROJEKT.HOL ab, wobei Sie in Word bei "Datei > Speichern unter" bei "Dateityp" angeben, dass Sie das Format "Nur Text" benutzen möchten. In Word müssen Sie den Dateinamen unbedingt mit der Erweiterung .HOL angeben, da Word sonst aufgrund des Dateityps .TXT wählt.
7. Nach dem Abspeichern versenden Sie diese Datei mit einer E-Mail an alle Mitglieder des Teams mit der Aufforderung, diese Datei mit einem Doppelklick zu öffnen.

Daraufhin öffnet sich beim Empfänger eine Dialogbox, in der er die enthaltenen Termine auswählt.

Warum das alles so schön funktioniert, sehen Sie selbst erst, wenn Sie die Termine auch bei sich eintragen und die letzte Meldung genau anschauen:

Die Daten wurden als Feiertage eingetragen! Der Dateityp .HOL nämlich ist die Datei, in der die Feiertage enthalten sind, die Sie in Outlook integrieren.

Der Nachteil: Die Termine tragen nun automatisch die Kategorie Feiertag, doch das lässt sich schnell ändern:

• Weisen Sie einem Termin die richtige Kategorie zu.
• Wählen Sie dann die Ansicht "Nach Kategorien".
• Ziehen Sie die restlichen Termine mit der Maus aus der Kategorie Feiertag in die neue Kategorie (siehe auch Beitrag K 151 Professionell mit Kategorien arbeiten, Ausgabe 3/03 in "Outlook optimal nutzen!").

Die Anwender von Outlook 2000 können das nicht so nutzen, da dort die Feiertage aus einer Datei OUTLOOK.TXT kommen, die man erst mühsam editieren müsste. In diesem Falle bringt das keinen Vorteil.

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