Aufgaben richtig delegieren - oder: Was muss ein Chef selbst machen und was nicht?

Liebe Leserin, lieber Leser,

"Wenn ein Chef alles selbst macht, darf er sich nicht wundern, wenn sich seine Mitarbeiter zur Ruhe setzen."

Wie wahr, wie wahr. Und darum kann man auch in Outlook Aufgaben delegieren. Schon mal gemacht? Sie klicken in der Aufgabe auf "Aufgabe zuordnen" und verschicken die Aufgabe per E-Mail.

Doch wie immer steckt auch hier der Teufel im Detail:

Wie schön, wenn der Chef in seinem Outlook den Fortgang der Dinge sieht, denn der Fortschritt der übertragenen Aufgabe wird auch in der Aufgabe sichtbar, die der Chef als Kopie in seinem Kalender hat - wenn der Mitarbeiter, der sie ausführt, den jeweiligen Status einträgt.

Die etwas mechanistische, unterkühlte Handhabung der Aufgabenzuordnung mag Geschmackssache sein. Die optimale Handhabung von Projektaufgaben dagegen nicht. Denn damit stehen (und fallen) Projekte...

Ich wünsche Ihnen eine erfolgreiche Projektarbeit!

Michael Freihof

Chefredakteur

von "Outlook optimal nutzen!"

und "Outlook Knowledge Base"

Kleine Unternehmen stehen Internet-Telefonie skeptisch gegenüber

Internet-Telefonie ("VoIP") ist im Trend - bei fast allen DSL-Angeboten der großen Provider werden auch diese Möglichkeiten mit angeboten und die Kunden greifen zu; kaum ein Markt wächst so rasant wie der Markt der Breitbandverbindungen (27% der deutschen Haushalte verfügen über einen Breitbandanschluss).

Doch anders ist das bei kleineren Unternehmen: Nach einer Studie von "TechConsult" setzen erst 11% eine derartige Telefonie-Lösung ein, während 27% bisher davon überhaupt nichts gehört haben.

Wenn Sie zu den letzteren gehören: Auf dieser Microsoft-Seite können Sie sich erste Informationen holen:

Grundlagen Internet-Telefonie

Und bei Wikipedia gibt es natürlich auch Grundlageninformationen:

Wikipedia Infos über VoIP

Dies nennen die Firmen, die es eingeführt haben, als wesentliche Vorteile:

• 81% nennen Kostensenkung durch die günstigen Tarife
• 67% nennen Kostenersparnis durch Bündelung von PC und Telefonanlage
• 39% sehen Vorteile durch einfache Anbindung an Datenbank oder an Outlook
• 24% haben Vorteile bei einfacher Installation und Wartung genannt

Und wann legen Sie los?

Microsoft verbindet Office mit anderen Geschäftsprozessen

Microsoft hat eine Reihe von Zusatztools bereitgestellt ("Snap-Ins"), die Office-Programme (vorzugsweise Outlook) mit den hauseigenen Produkten "Dynamics AX 3.0" und "Dynamics CRM 3.0" (das ehemalige CRM) verbinden, um beispielsweise doppelte Dateneingabe zu vermeiden.

Zusätzlich will Microsoft den Quellcode zur Verfügung stellen, um seinen Kunden und Partnern zu ermöglichen, die Anwendungen anzupassen und weiterzugeben.

Diese Tools werden auf einer eigenen Webseite vorgestellt:

Infos über Snap-Ins

Ein interessanter Ansatz, der jedoch eine Frage aufwirft: Warum gibt es keine offene Schnittstelle, die ermöglichen würde, auch andere Anwendungen anzubinden? Es soll ja auch noch Firmen geben, die ihr Business mit anderen als Microsoft-Produkten betreiben...

Schnelle Suche nach einer E-Mail mit einem bestimmten Betreff

Die Suche in einem E-Mail-Ordner, der sehr viele Einträge enthält, ist mitunter eine aufwändige Sache. Nicht so, wenn Sie per Sortierung suchen!

Nehmen wir an, Sie suchen in einem E-Mail-Ordner eine E-Mail mit dem Betreff "Lieferung der Ware erfolgt am 17.5". Statt nun den gesamten Ordner visuell nach der E-Mail zu durchsuchen, bietet sich folgende praktische Handhabung an:

1. Sortieren Sie die E-Mails mit einem Mausklick auf die Spaltenüberschrift Betreff.
2. Tippen Sie relativ schnell hintereinander die ersten Zeichen ("Lie") auf der Tastatur.
3. Fertig!

Das neue Outlook kommt doch später...

Wenn Sie auf das neue Outlook (oder das neue Office) warten, müssen Sie sich noch etwas länger gedulden. Bedingt durch die Verzögerung der Einführung der neuen Windows-Version "Vista" - sie kommt nun doch wohl erst Anfang des nächsten Jahres - wird sich auch die Einführung des neuen "Office 2007" bis Anfang 2007 verschieben, die geplante Veröffentlichung in der zweiten Hälfte dieses Jahres ist nicht haltbar.

Achtung, Falle: Die Zeitzonen müssen passen!

Wenn Sie in Outlook das Problem haben, dass Termine, die Ihnen gesendet werden, um eine Stunde verschoben sind, so hat das einen einfachen Grund:

Die Zeitzone, die Sie in der Systemsteuerung von Windows einstellen, muss der Zeitzone entsprechen, die Sie in Outlook über "Extras > Optionen > Kalenderoptionen > Zeitzone" eintragen.

Wenn Sie bei Windows etwa "GMT" eingetragen haben und in Outlook die deutsche (um eine Stunde verschobene) Zeitzone, dann sind auch die Termine nicht synchron...

Fünf kostenlose Intrexx-Lizenzen im Wert von 498,00 Euro!

Dass Unternehmen mit einem Intranet die Effizienz erheblich steigern können, ist gesichertes Wissen. Denn dass

• bessere Verteilung von Informationen ( = weniger Fehler, weniger Zeitaufwand)
• bessere Steuerung von Projekten (= erfolgreichere Projekte)
• schnellere und effizientere Workflows (= weniger Kosten) 

zu mehr Effizienz führen, leuchtet sofort ein. Doch leider glauben immer noch viele Unternehmer, ein Intranet sei zu teuer, zu schwierig, technologisch zu anspruchsvoll.

Falsch! Was Sie brauchen, sind 100 Euro pro Anwender, ein normales Netzwerk und Intrexx! Denn dann haben Sie binnen einer Woche ein fertiges Intranet: 

Kostenlose Anwendungen

Und damit Ihnen das alles noch leichter wird, legen wir zu Ihren Lizenzen, die Sie bei uns erwerben, noch 5 Lizenzen im Wert von 498,00 Euro drauf.

Wenn Sie mehr wissen wollen, senden Sie uns eine kurze E-Mail mit Angabe der Anzahl der PCs und Sie bekommen sofort alle wichtigen Informationen!

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