Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Outlook, Ausgabe vom 19. September 2005

Neue Entdeckungen in der Software-Welt

Liebe Leserin, lieber Leser,

ich möchte Ihnen heute (jenseits von Nach-Wahl-Aufgeregtheiten) ein kleines Programm vorstellen, das sehr schön zeigt, was "Internet" sein kann:

Der (auch noch) kostenlose "TV-Browser" ist eine TV-Zeitschrift für den PC, der sich ins Internet einwählt und das aktuelle Programm auf Ihren PC lädt. Zu Stöbern ist also keine Online-Verbindung mehr nötig!

Und auf der Internet-Seite des Programms finden Sie auch noch viele kleine Zusatzprogramme, die sich in dieser kleinen Programmierer-Gemeinde gebildet haben. Eines davon ermöglicht die Übernahme von Sendungen in Outlook (damit der Bezug wieder hergestellt ist :-)

Hier geht es zum TV-Browser

Schauen Sie sich das Programm einmal an. Das einzige, was Sie brauchen, ist die Java-Laufzeitumgebung von Sun, die Sie aber auch von der Seite herunterladen können:

Nämlich hier!

Wir meinen: Dieses schöne Programm und seine liebevolle Umgebung im Web ist mehr als ein Beispiel für die Internet-Skeptiker.

Ich wünsche Ihnen für diese Woche viele kleine positive Entdeckungen!

Herzlichst

Michael Freihof

Chefredakteur

"Outlook optimal nutzen"

und

"Outlook Knowledge Base"

Schnell eine Verteilerliste erstellen? Mit diesem Tool schon!

Viele unserer Leser arbeiten mit Verteilerlisten, daher haben wir diesem Thema mit den Beiträgen V 200 und V 201 wichtige Seiten in "Outlook optimal nutzen!" gewidmet.

Aber was wir immer wieder gefragt wurden, ging bisher nicht so ohne weiteres:

Verteilerlisten "auf Knopfdruck" zu erstellen. Das geht nun, wenn Sie sich dieses Tool herunterladen:

Kostenloses Tool "Save Mailing List"

Save Mailing List ist ein Add-In zum Zusammentragen einer Verteilerliste aus Kontakten und Nutzergruppen aus dem Adressbuch von Outlook (ab Version 2000) und ist daher keine eigenständige Anwendung, sondern ist über das Dateimenü in Outlook aufrufbar.

Wenn Sie eine Liste speichern wollen, markieren Sie die Kontakte und rufen "Datei > Save As Mailing List ..." auf.

Mehr nicht!

Übrigens: Wenn Sie viel mit Verteilerlisten arbeiten, sollten Sie sich überlegen, ob Sie nicht schnell mal "Outlook optimal nutzen!" zum Testen bestellen!

Denn dort erfahren Sie nicht nur viel über Verteilerlisten, sondern auch über Alternativen, wenn ein Spam-Filter wieder mal ein Großteil Ihrer E-Mails an Ihre Kunden herausgefiltert hat ...

Testanforderung "Outlook optimal nutzen!"

Neues zum neuen Outlook 12!

Auf einer Entwicklerkonferenz in Los Angeles hat Microsoft Einblick in die Ende nächsten Jahres erscheinende neue Office-Version gewährt.

Dabei wurde deutlich, dass Microsoft sich nicht so sehr um die Details der Programme gekümmert hat (viele sind wahrlich nicht mehr sehr viel weiter zu treiben), sondern um die "Bedienung der Programme".

Zentrale Bedeutung haben die sogenannten "ribbons" (deutscher Name noch nicht bekannt), die die Menüs und Schaltflächen ersetzen, indem sie die für die derzeitige Situation notwendigen oder möglichen Funktionen bereitstellen. Dabei soll es sich um ein "lernendes" System handeln, das die Arbeitsweise des Benutzers auswertet und so häufig benutzte Funktionen im Kontext besser bereitstellt.

Wenn Sie mehr wissen wollen:

Link zu den Infos von Microsoft zu Office 12

Es interessiert Sie natürlich, was sich in Outlook ändert:

• Es ist ein integrierter RSS-Reader verfügbar, der mit den Funktionen des RSS-Readers des neuen Internet Explorers 7 kompatibel ist (sie sich sogar wahrscheinlich "ausleiht").
• Die Suchfunktion von Lookout wird in das Programm integriert und um ein Desktop-Search (Suche in Dateien, nicht nur in E-Mails) erweitert. Damit hat die eine oder andere Inkompatibilität von Lookout möglicherweise ein Ende.
• Als Editor für E-Mails wird nur noch Word verfügbar sein, dann aber mit allen Funktionen (inkl. Verwendung von Vorlagen).

Wir sind genauso gespannt wie Sie! Wenn es die ersten echten Betas gibt, werden wir Sie natürlich sofort versorgen.

Makros programmieren in Outlook

Wenn Sie das lesen, gehören Sie zu einer dieser Grobkategorien:

• "Brauch' ich nicht"
• "Kann ich nicht!"
• "Mach' ich schon."

Für alle diese Leser haben wir etwas!

Wenn Sie privat mit Outlook arbeiten und das Programm nur ab und zu nutzen, ist es in der Tat so, dass Sie sich auf fertige Tools stützen können.

Hier sind Sie mit "Outlook optimal nutzen!" optimal bedient, denn dort stellen wir immer wieder Tools vor, mit denen Sie die Arbeit mit Outlook optimieren können.

Wenn Sie allerdings glauben, dass Sie keine Makros programmieren können, sollten Sie sich einmal den Beitrag V 101 aus "Outlook optimal nutzen!" anschauen, den wir Ihnen in diesem Newsletter kostenlos (auch für Nicht-Leser von "Outlook optimal nutzen!") zum Download anbieten.

Klicken Sie hier für den Download!

Denn in diesem Beitrag können Sie nachlesen und anhand von den gewohnten Schritt-für Schritt-Anleitungen nachvollziehen, wie Sie Makros auch ganz ohne (wirklich!) Programmierkenntnisse erstellen können!

Und wenn Sie auf den Geschmack gekommen sind:

In der letzten Ausgabe von "Outlook optimal nutzen!" haben wir mit einem "VBA-Seminar" begonnen, bei dem Sie auch als "Neuling" erlernen können, wie Sie Outlook mit selbst programmierten Makros zu einem mächtigen Werkzeug machen können.

Der Kurs endet mit einem 1-tägigen Workshop mit unserem Entwickler und Autor des Kurses: "Word und Outlook arbeiten mit VBA-Makros optimal zusammen!"

Die Teilnahme am Workshop ist für alle Leserinnen und Leser, die während der gesamten Zeit Abonnent(in) waren, kostenlos!

Für alle Leser, die schon Makros programmieren, haben wir natürlich auch etwas!

Microsoft hat die gesamte Programmierreferenz für Outlook-VBA zum kostenlosen Download bereitgestellt – 1 knappes MByte mit dem Objektmodell von Outlook-VBA und Codebeispielen. Leider ist das ganze etwas versteckt, daher hier der Link für Sie:

Sprachreferenz für Outlook VBA

Sie wissen doch: Wir wollen, dass Sie mehr über Outlook wissen!

Akustische Benachrichtigung bei E-Mails?

Das ist mehr als ein Gimmick: Eine neue E-Mail wird über das Soundsystem des PC – möglicherweise je nach Absender durch unterschiedliche – Sounds gemeldet.

Dadurch können Sie auch ohne Öffnen der E-Mail erkennen, ob Sie sofort reagieren müssen!

So stellen Sie ein, welcher Sound generell beim Eintreffen einer E-Mail abgespielt werden soll:

1. Öffnen Sie über "Start" die Systemsteuerung von Windows. Die Systemklänge werden dort verwaltet. Die Einstellung wird also nicht über Outlook gemacht!
2. Öffnen Sie das Modul Sounds und Audiogeräte (Windows XP), Sound und Multimedia (Windows ME, 2000) bzw. Akustische Signale (Windows 98, 95, NT 4.0).
3. In Windows XP suchen Sie auf der Registerkarte Sounds nach dem Eintrag Posteingangsbenachrichtigung (Windows 2000: Benachrichtigung über neue E-Mail). Bei den anderen Windows-Versionen ist auf der Registerkarte "Akustische Signale" der Eintrag "Benachrichtigung über neue E-Mail", "New Mail Notification" oder "New E-Mail Message" zuständig.
4. Über "Durchsuchen" geben Sie die Sounddatei an, die Sie wählen wollen.
5. Mit einem Klick auf das kleine Dreieck können Sie sich die Melodie an dieser Stelle schnell mal vorspielen lassen!
6. Um die Melodie dauerhaft als E-Mail-Ankunfts-Signal einzurichten, klicken Sie auf OK.

Wenn Sie für unterschiedliche Absender unterschiedliche Sounds zuweisen wollen, müssen Sie das mit dem Regel-Assistenten von Windows machen. Dort gibt es für eine Regel das Ereignis "einen Sound abspielen".

Der Tipp zum Schluß

Heute wird der Newsletter "Outlook-Secrets" gesponsert von "Outlook aktuell" dem brandneuen Infodienst, mit dem Sie Struktur in Ihren elektronischen Arbeitsalltag bringen.

Mit "Outlook aktuell" bekommen Sie Praxis-Wissen und erfahren direkt wie was in Outlook funktioniert, wo sich welche Menüfunktion versteckt und wie Sie Outlook zu Ihrer Zeitmanagement-Zentrale machen.

Die 1. Ausgabe schenken wir Ihnen. Außerdem legen wir Ihnen noch eine CD-ROM mit nützlichen Outlook-Programm-Erweiterungen bei. Diese CD-ROM dürfen Sie in jedem Fall behalten.

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