Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Word, Ausgabe vom 17. Mai 2005

Editorial

Liebe Leserin, lieber Leser,

die wohl bekannteste Internet-Suchmaschine durchsucht jetzt mit dem Tool "Google Desktop Search" auch Ihren PC. Dabei werden alle mit Microsoft Office erzeugten Dokumente, E-Mails von Outlook und Outlook Express, Text-Dateien, der AOL Instant Messenger und die History des Browsers in die Suche mit einbezogen.

Die Oberfläche der Google Desktop Search ähnelt der bekannten Internet-Seite. Die gefundenen Dateien werden anschließend im gewohnten Layout präsentiert. Sie finden den Download auf folgender Seite:

http://desktop.google.de

Viel Spaß beim Lesen der aktuellen Ausgabe wünscht Ihnen

Petra B. Körber

Chefredakteurin WORD professionell

Konflikte mit alten Word-Versionen vermeiden

Versionen: Word 2000, 2002 und 2003

Sicherlich haben Sie es schon ausprobiert: Die Weitergabe Ihrer Word 2003/2002/2000-Dokumente an Anwender mit Word 97 ist unproblematisch, weil sich das Dateiformat nicht geändert hat. Es gibt aber einige Funktionen in Word 2003/2002/2000, die die Version 97 nicht umsetzen kann. Der entsprechende Anwender kann Ihr Dokument dann zwar öffnen, aber es erscheint nicht so, wie Sie es ursprünglich formatiert haben. Eine farbige Unterstreichung in Word 2003/2002/2000 wird beispielsweise in Word 97 einfach nur schwarz angezeigt. Eine verschachtelte Tabelle geht ganz verloren.

Nun können Sie natürlich nicht immer genau wissen, welche Funktionen bereits in Word 97 zur Verfügung standen und welche nicht. Um mit absoluter Sicherheit ein Dokument in Word 2003/2002/2000 anzulegen, das ohne Änderungen genauso in Word 97 erscheint, gibt es einen einfachen Trick:

Wählen Sie das Menü "Extras-Optionen" und aktivieren Sie auf der Registerkarte "Speichern" in Word 2003/2002 das Kontrollkästchen "Features deaktivieren, die neuer als" und markieren den Eintrag "Microsoft Word 97". In Word 2000 schalten Sie das Kontrollkästchen "Optionen deaktivieren, die in Word 97 nicht unterstützt werden" ein.

Nachdem Sie das Dialogfenster mit "Ok" bestätigt haben, deaktiviert Word 2003/2002/2000 automatisch alle Funktionen, die in Word 97 nicht korrekt umgesetzt werden. Sie werden also zum Beispiel daran gehindert, eine verschachtelte Tabelle zu erstellen oder die Farbe einer Formatierung auszuwählen. Damit ist eine 100 %ige Kompatibilität Ihrer Dokumente sichergestellt.

So bedienen Sie ganz bequem die Gehe-zu-Funktion

Versionen: Word 97, 2000, 2002 und 2003

Wenn Sie die Gehe-zu-Funktion von Word über Strg+G aufrufen, gibt es ein praktisches Problem: Im Feld "Seitenzahl eingeben" erscheint automatisch die zuletzt eingegebene Seitennummer, zum Beispiel "32". Die Zahl ist nicht markiert, sodass Sie sie nicht direkt überschreiben können, sondern zunächst löschen müssen, bevor Sie eine neue Seitenzahl eingeben.

Per VBA können Sie hier schnell Abhilfe schaffen. Wenig bekannt ist die Tatsache, dass Sie fast jede Standardfunktion in Word durch eine eigene VBA-Routine ersetzen können. Im Fall der Gehe-zu-Funktion gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie das Menü "Extras-Makro-Makros".
2. Geben Sie im Feld "Makroname" "BearbeitenGehezu" ein und klicken Sie auf "Erstellen".
3. Word zeigt daraufhin eine kommentierte, aber ansonsten leere Prozedur "BearbeitenGehezu" an. Geben Sie hier folgende Anweisungen ein:

With Dialogs(wdDialogEditGoTo)

.Destination = ""

.Show

End With

Wenn Sie in Zukunft die Gehe-zu-Funktion aufrufen, führt Word immer das soeben eingegebene Makro als Ersatz für die Standardfunktion aus. Die neuen Anweisungen sorgen durch die Zuweisung .Destination="" dafür, dass der Inhalt des Feldes "Seitenzahl eingeben" immer gelöscht wird. Mit ".Show" wird dieser angepasste Dialog dann angezeigt. Hier können Sie sofort die gewünschte Seitenzahl eingeben, ohne vorher einen alten Wert löschen zu müssen.

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