Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Outlook, Ausgabe vom 26. Dezember 2005

Die guten Vorsätze für das nächste Jahr ...

Liebe Leserin, lieber Leser,

für die ruhige Zeit "zwischen den Jahren" (?) hatte ich mir vorgenommen, meinen Posteingang ein wenig aufzuräumen. Ich erhoffe mir davon, dass ich mit neuem Elan an neue Aufgabe gehen kann.

Doch ich habe bereits ein paar E-Mails gefunden, die noch erledigt werden müssen. Also werde ich eher mit neuem Elan an alte Aufgaben gehen ...

Aber im neuen Jahr wird der Posteingang immer auf dem neuesten Stand sein. Versprochen!

Das wird wieder einer der Vorsätze, die in diese Goethe'sche Kategorie fallen:

"Grau, teurer Freund, ist alle Theorie und grün des Lebens goldner Baum." (Faust)

Ich wünsche Ihnen einen guten Rutsch und ein erfolgreiches neues Jahr mit "des Lebens goldnem Baum"!

Mit herzlichen Grüßen

Michael Freihof

Chefredakteur

"Outlook optimal nutzen!"

und

"Outlook Knowledge Base"

"Google Desktop Search" auch für Unternehmen

Letzte Woche berichteten wir über die neue Version 2 des inzwischen zum Klassiker mutierten Suchtools. Nun kommt frohe Kunde für Unternehmen:

Auch für die Anwendung im Unternehmen stellt Google eine "Enterprise-Version" bereit, die sich von der "Privatversion" ein wenig unterscheidet:

• Es gibt eine zentrale Steuerung der Benutzerfunktionen und -einstellungen
• Alle Nutzerdaten und Suchindexdateien werden verschlüsselt
• Einfache Installation mit dem integrierten MSI-basierten Installationsprogramm

Das kostenlose Tool ist auf dem jeweiligen System binnen Minuten installiert, Sie müssen es sich nur herunterladen:

Download Enterprise-Version von Google

Wenn Sie das Tool mit dem – ebenfalls kostenlosen – Tool von Microsoft vergleichen wollen, hier noch mal die Download-Adresse der Enterprise-Version (mit Links zu Tools und Add-Ins)

Download Enterprise-Version von Microsoft

Beachten Sie bitte, dass für den Download der Enterprise-Version ein (kostenloses) Passport-Konto bei Microsoft existieren oder angelegt werden muss!

Safety first: Verschlüsseln leicht gemacht

Immer wieder berichten wir von Hackern und Angreifern auf PC-Systeme, die immer weniger nur Schaden anrichten wollen (wenn es nur das wäre!), sondern die ganz gezielt darauf aus sind, die PC-Systeme auszuspionieren, um an "verwertbare" Daten zu kommen.

Und das sind nun mal Passwörter, PINs und TANS oder andere vertrauliche Daten!

Die einfachste Möglichkeit, die Daten zu verstecken, ist immer noch eine Verschlüsselung mit einem möglichst modernen Schlüssel, der es dem Angreifer nur mit unvertretbar hohem Aufwand ermöglicht, an die Daten zu kommen.

Schauen Sie sich doch mal das kostenlose Tool "EncryptOnClick" an! Dieses Tool verschlüsselt die Daten mit einem 256 Bit AES-Schlüssel, der sogar militärischen Zwecken Genüge tut ...

Doch nicht nur das! Das Tool tut das auch noch auf einfachste Weise: Sie klicken die Datei oder den ganzen Ordner mit der rechten Maustaste an und verschlüsseln ihn mit einem Kennwort und entschlüsseln ihn auf die gleiche (einfache) Weise!

Hier können Sie das Tool herunterladen und ausprobieren:

Download EncryptOnClick

Übrigens: Sie können auch Anhänge von E-Mails verschlüsseln, der Empfänger muss nur das Kennwort kennen und das Programm installieren!

Safety second: Ein komfortables Verschlüsselungs-Tool

Das eben beschriebene Tool ist für den täglichen Gebrauch ausreichend sicher und sehr einfach zu handhaben. Wenn Sie es etwas komfortabler wollen und ein wenig mehr Features suchen, sollten Sie sich dieses ebenfalls kostenlose Tool anschauen:

Mit "Advanced File Security" werden die Daten ebenfalls mit dem 256 Bit-Algorithmus von AES geschützt, aber dies mit einer komfortablen Oberfläche. Das Programm ist zudem ohne Installation lauffähig und kann so auf einem USB-Stick oder einer CD eingesetzt werden.

Download Advanced File Security

Die Features:

• Unterstützung des Kontextmenüs
• Verschlüsselung von Dateien und Ordnern mit der AES Verschlüsselung (256 Bit)
• Schlüssel-Erweiterung möglich für erhöhte Sicherheit
• Laden von gespeicherten Verschlüsselungen

Probleme mit Excel-Import in Outlook?

Immer wieder teilen uns Leser mit, dass der Import einer Excel-Tabelle in Outlook misslingt und mit einer unverständlichen Fehlermeldung abbricht.

"Im Konverter ist während des Abrufs des Inhalts eines Dateisystems ein Fehler aufgetreten. Die Datei beinhaltet keine Bereichsangaben."

Der Grund: Outlook erwartet in Excel einen Bereich, der einen Namen hat. Dafür müssen Sie in Excel die zu importierenden Daten komplett markieren und diesem Bereich dann – am einfachsten mit der Tastenkombination [Strg]+[F3] – einen beliebigen Namen zuweisen.

Das ist alles! Danach wird der Import in Outlook reibungslos funktionieren.

In Outlook auch einzelne Seiten drucken? Natürlich!

Wenn Sie eine eingegangene E-Mail ausdrucken, bietet Ihnen Outlook zwar an, dass Sie mehrere Kopien drucken können, aber die Angabe der zu druckenden Seiten ist nicht möglich. Doch mit dem folgenden kleinen Umweg, geht es doch:

• Öffnen Sie die E-Mail.
• Im Menü "Bearbeiten" geben Sie an, dass Sie die Nachricht bearbeiten wollen. Wenn der Menüpunkt nicht verfügbar ist, müssen Sie in der geöffneten E-Mail über das Menü "Format" das Format der E-Mail auf "Nur-Text" setzen!
• Nun können Sie den Cursor in die E-Mail setzen und über den Menüpunkt "Format" das Format auf HTML setzen (was vorher nicht möglich war).
• Wenn Sie jetzt den Druckbefehl geben, können Sie angeben, welche Seiten Sie drucken wollen!
• Nach dem Ausdruck beenden Sie die Änderung der E-Mail mit [Esc] und verwerfen die gemachten Änderungen, damit die E-Mail so bleibt, wie Sie sie empfangen haben.

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