Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Outlook, Ausgabe vom 5. September 2005

E-Mail schnell erneut senden

Liebe Leserin, lieber Leser,

"Man sollte alles so einfach wie möglich machen. Nur nicht einfacher ..."

Diesen Satz habe ich vor Augen, wenn ich mir anschaue, was die Anwender so alles tun, um eine bereits gesendete E-Mail erneut zu senden.

Da wird beispielsweise die E-Mail im Ordner "Gesendete Objekte" noch einmal geöffnet und weitergeleitet (was zur Folge hat, dass man in der E-Mail selbst, in der Adresse oder im Betreff noch mal ran muss).

Oder die E-Mail wieder in den Postausgang gezogen (funktioniert gar nicht).

Dabei ist es so einfach: Sie öffnen die gesendete E-Mail und können sie mit "Aktionen > Diese Nachricht erneut senden" sofort wieder verschicken.

Von diesen so (verblüffend?) einfachen Funktionen gibt es in Outlook sehr viele.

Denken Sie nur an die Funktion "Anlagen speichern", wenn eine E-Mail mehrere Anlagen hat. Leider ist diese Funktion erst verfügbar, wenn Sie die E-Mail geöffnet haben und das Menü "Datei" öffnen ...

Doch dann können Sie sich sogar aussuchen, welche der Anlagen Sie zusammen abspeichern wollen.

Wenn Sie eine dieser Funktionen noch nicht kannten, hat sich dieser Newsletter wieder mal gelohnt. Und wenn Sie sie schon kannten: Sicher habe ich weiter unten auch etwas für Sie!

Denn eines ist immer wieder unsere Motivation und unser Lohn zugleich: Ihr Interesse, für das ich Ihnen danke.

Ich wünsche Ihnen in diesem Sinne eine interessante Woche!

Herzlichst

Michael Freihof

Chefredakteur

"Outlook optimal nutzen!"

"Outlook Knowledge Base"

Decken Sie Späher, Spione und Trojaner auf!

Wenn Sie keine Firewall nutzen, ist das Surfen im Internet immer um einen Tick gefährlicher (daher werden wir mit den Lesern des "Outlook optimal nutzen!" demnächst eine Firwall basteln).

Doch auch wenn Sie mit einer Firewall arbeiten, kann es durchaus passieren, dass ein Trojaner sich bei Ihnen einnistet und einen oder mehrere Ports Ihres PCs öffnet und für seine Zwecke missbraucht (ausspionieren von Daten oder Versand von eingetippten Zahlen, also TANs oder PINs).

Daher sollte man ab und zu die Nutzung der Ports kontrollieren. Doch die Mittel des Betriebssystems sind dafür alles andere als komfortabel, außerdem geben diese Analysen nur dem Fachmann Aufschluss über die Programme, die dort tätig sind (und das auch nur nach gründlicher Analyse).

Für den "kleinen Check zwischendurch" gibt es nur ein genial einfaches, kostenloses Tool: "CurrPorts"

Es listet alle offenen Ports und die Programme auf, die diese Ports benutzen – egal ob TCP/IP oder UDP. Zu jedem Prozess zeigt das Programm nicht nur den Namen, sondern auch komplette Pfade, Produkt- und Versionsinformationen.

Wenn Ihnen ein Programm in der Liste verdächtig vorkommt, können Sie daher sehr schnell den Dingen auf den Grund gehen!

Sie können das Tool hier herunterladen:

Download CurrPorts

Und hier gibt es die deutsche Sprachversion:

Download Deutsche Sprachversion

Sie müssen die "cports_lng.ini" nur in das Verzeichnis kopieren, in dem sich das Programm selbst befindet. Eine Installation des Programms ist nicht nötig, Sie müssen es nur entpacken und in ein Verzeichnis kopieren!

Wir meinen: Sehr empfehlenswert!

Achtung, Sicherheitslücke im Internet Explorer!

Derzeit klafft im Internet Explorer eine Lücke, die so riesig ist wie das berühmte Scheunentor: Über ein Script kann der Inhalt der Zwischenablage ausgelesen werden.

Bis Microsoft diese kritische Lücke geschlossen hat, müssen Sie ggf. selbst Abwehrmaßnahme ergreifen:

• Sie können vor dem Browsen die Zwischenablage leeren, am besten durch Kopieren ersten Adresse aus der Adresszeile des Browsers in die Zwischenablage.
• Sie können auch bei den Sicherheitseinstellungen des Browsers die Option "Einfügeoperationen über ein Skript zulassen" deaktivieren.

Wir wollen nicht in den Chor derer einstimmen, die immer wieder raten, den Browser zu wechseln. Denn wenn beispielsweise der Browser "Opera" sich weltweit zum Standardbrowser entwickeln würde, wären binnen kurzer Zeit auch dort die größten Sicherheitsprobleme bekannt.

Es ist (wie bei Linux) meist nicht die Software selbst, es ist ihre Verbreitung, die den Betrügern und Virenprogrammierern ihre Arbeit leichter macht.

Die neue Ausgabe von "Outlook optimal nutzen!" ist schon online!

Wir hatten Sie ja bereits informiert, dass wir Ihnen immer rechtzeitig Bescheid geben, wenn Sie – als Leser von "Outlook optimal nutzen!" – die jeweils aktuelle Ausgabe bereits im Online-Archiv abrufen können.

Es ist soweit: Die Ausgabe 6/2005 von "Outlook optimal nutzen!" wird am 12. September auf die Post gehen, aber schon jetzt können Sie sich die nachfolgenden Beiträge anschauen.

Loggen Sie sich am besten gleich auf der Webseite ein!

http://www.outlook-optimal.de

Auf der Homepage klicken Sie links in der Navigation auf "Extras für Abonnenten". Wenn Sie sich bereits angemeldet haben, geben Sie nur noch Ihren Usernamen und Ihr Passwort an. Ansonsten müssen Sie sich zunächst mit Ihrer Kundennummer anmelden (siehe Hinweise auf der Webseite). Wechseln Sie dann ins Archiv, wo Sie die Beiträge der aktuellen Ausgabe direkt lesen können.

Oder klicken Sie direkt auf die Beiträge und geben Sie Ihren Usernamen und Ihr Passwort ein.

Die Themen der Ausgabe 6/2005:

Tipps & Tricks

PDFs erstellen mit dem Tool PDF reDirect, Mehrere Tage im Kalender anzeigen, Kalender als Webseite veröffentlichen u.v.m.

Klicken Sie hier, um die Tipps & Tricks zu lesen!

FAQs

Automatische Formatierung auf Basis von Kategorien erstellen, Outlook-Leiste: Gelöschte Verknüpfungen wieder herstellen, Outlook automatisch im Vollbild-Modus starten u.v.m.

Klicken Sie hier, um den Beitrag zu lesen!

Outlook-Fehler reparieren – Teil 4

Wenn Outlook Fehler meldet oder nicht mehr funktioniert, ist schnelle Hilfe gefragt. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie defekte Links reparieren, doppelte Datendateien entfernen und eine Kopie Ihres Profils anlegen.

Beitrag F 256 lesen

Firmenweite Kategorien erstellen

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie firmenweite Kategorien anlegen können, sodass alle Mitarbeiter die Daten im Firmennetzwerk strukturiert und einheitlich ablegen und sortieren können.

Beitrag K 152 lesen

MOSA – kostenloses Tool für SMS-Versand

Sie finden es auch mühsam Kurzmitteilungen auf dem Handy zu tippen? Dann lesen Sie diesen Beitrag, in dem wir Ihnen ein kostenloses Tool vorstellen, mit dem Sie Ihre SMS in Outlook tippen und verwalten können.

Beitrag S 500 lesen

Die Startparameter von Outlook

Wenn Outlook nicht mehr richtig startet oder nicht korrekt läuft, ist es zur Fehlerbehebung nützlich, Outlook mit einem bestimmten Startparameter zu starten. Hier finden Sie eine Übersicht über alle Startparameter und was diese bewirken.

Beitrag S 700 lesen

Terminanmeldung mit Formular automatisieren

Ab jetzt planen Sie ganz einfach Veranstaltungen und Meetings: Tragen Sie einfach Termine in einen öffentlichen Kalender ein und die Interessenten können sich per Mausklick anmelden.

Beitrag T 250 lesen

Outlook VBA-Programmierung – Lektion 1

Mit diesem Beitrag startet unser VBA-Kurs zur Programmierung in Outlook. Lernen Sie, wie Sie kleine Anwendungen selbst programmieren und Ihr Outlook erweitern. Vorkenntnisse sind nicht nötig!

Beitrag V 110 lesen

Tool für Datensicherung von Outlook XP und Outlook 2003

Das Tool für Outlook XP und 2003 erstellt eine Sicherungskopie Ihrer PST-Dateien, der Einstellungen und E-Mail-Konten sowie der Aktivierungsdaten für eine erneute Installation.

Das Tool ist in der kostenlosen Downloadversion etwas eingeschränkt: Die Daten werden nicht komprimiert und der Ordner für die Datensicherung kann nicht gewählt werden.

Wenn Sie es ausprobieren wollen:

Download des Programms

Das Standard-Formular für E-Mails ändern? Natürlich geht das!

Doch leider nicht so einfach, wie bei einem normalen Formular.

Denn während Sie bei Kontakten oder Aufgaben das Formular nur in einem Ordner oder einer Bibliothek veröffentlichen müssen ("Outlook optimal nutzen!" Leser wissen mehr, denn sie können im Beitrag F 267 alle Hinweise, Tipps und Tricks zum Veröffentlichen von Formularen nachlesen!) und dann das Formular über die "Eigenschaften" nur noch zum Standard-Formular erklären müssen, meldet Outlook bei einem E-Mail-Ordner:

"Sie können in diesem Ordner kein Element dieses Typs verwenden"

Doch natürlich können Sie ein Formular auch als neues Standard-E-Mail-Formular hinterlegen:

1. Öffnen Sie über "Start > Ausführen > regedit > OK" den Editor für die Registrierungsdatenbank.
2. Suchen Sie den Schlüssel HKEY_CURRENT_USER\ Software\ Microsoft\ Office\ xx\ Outlook
3. Geben Sie anstelle von xx die Nummer Ihrer Version in den Pfad ein: 8.0 steht für Outlook 98, 9.0 für Outlook 2000, 10.0 für Outlook XP und 11.0 für Outlook 2003.
4. Klicken Sie den Schlüssel mit der rechten Maustaste an und erstellen Sie mit "Neu > Schlüssel" einen Schlüssel "Custom Forms".
5. Klicken Sie den neuen Schlüssel mit der rechten Maustaste an und erstellen Sie darunter einen Schlüssel "Compose" (für das Erstellen und Senden).
6. Wenn Sie auch ein Formular zum Lesen benötigen, erstellen Sie noch einen Schlüssel namens "Read".
7. Im Schlüssel "Compose" klicken Sie im rechten Fenster mit der rechten Maustaste ins freie Feld und wählen "Neu > Zeichenfolge".
8. Dem neuen Eintrag geben Sie danach den Namen IPM.Note und beenden den Eintrag mit ENTER.
9. Klicken Sie den neuen Eintrag doppelt an und tragen Sie als Wert den Namen "IPM.Note.Formularname" ein (im Beispiel: IPM.Note.MeinFormular).
10. Beenden Sie den Registrierungs-Editor durch Schließen.

Die Leser von "Outlook optimal nutzen!" können natürlich auch den Beitrag F 265 zur Hand nehmen oder diesen kostenlos im geschützten Abonnentenbereich von

Outlook-optimal.de

herunterladen. Dort finden Sie alles in einer umfangreichen Schritt-für-Schritt-Anleitung, mit Bildern und mit einem ausführlichen Beispiel mit allerlei Tipps und Tricks aus der Praxis.

Sie sind noch nicht AbonnentIn?

Hier können Sie es werden!

Sie stoßen mit Outlook häufig an Grenzen?

Das kennen wir gut! Viele Anwender arbeiten in einer Firmenumgebung mit Outlook und bohren es mit der Zeit mit viel Aufwand (und manchmal mit der Anleitung unserer Publikationen) zu einem richtigen kleinen Intranet auf.

Doch irgendwann geht es nicht mehr. Sei es, dass die Nutzung von Formularen an ihre Grenzen stößt, sei es, dass Sie keinen eigenen Programmierer anstellen wollen, sei es, dass die gestellten Aufgaben mit Outlook einfach nicht zu lösen sind – denn wer wollte eine Personalverwaltung mit Outlook lösen?

Wenn das der Fall ist, brauchen Sie wahrscheinlich ein richtiges Intranet "mit allen Schikanen". Doch bevor Sie nun meinen, dass das für Sie teuer oder zu aufwändig sei, sollten Sie sich einmal diese Webseite anschauen:

Informationen zu Intrexx

Intrexx ist ein preiswertes "Baukastensystem für ein professionelles Intranet", das dort anfängt, wo Outlook zwangsläufig aufhören muss.

Denn wenn Sie sich die folgende Liste kostenloser Anwendungen anschauen, werden Sie feststellen, dass Outlook dort passen muss:

Kostenlose Anwendungen

Bevor Sie also viele Tage in die Programmierung von Formularen stecken, sollten Sie uns eine kurze E-Mail schicken, damit wir Ihnen zusätzliche Informationen schicken können.

intrexx@easytransfer.de

Ein schlüsselfertiges Intranet in wenigen Tagen ohne Programmierkenntnisse? Eine Outlook-Anbindung ohne viel Aufwand?

Wir sagen Ihnen, wie!

Die Leser "Outlook optimal nutzen" wissen nicht nur mehr über Outlook ...

... sie arbeiten damit auch

• erfolgreicher
• effizienter
• sinnvoller
• und stressärmer

Wie Sie sicher wissen, wird der Newsletter "Outlook-Secrets" von "Outlook optimal nutzen!" gesponsert, dem Berater für Ihren optimalen Einsatz von Outlook, dessen Chefredakteur ich bin.

Unsere selbst gestellt Aufgabe: Sie in Ihrer Praxis mit Outlook zu begleiten, Sie zu unterstützen mit ausgeklügelten Schritt-für-Schritt-Anleitungen, fundierten Insider-Tipps und komprimiertem Praxiswissen für Ihren täglichen professionellen Einsatz von Outlook und Exchange. Denn Outlook kann Ihnen ganz entscheidend helfen, Ihre tägliche Arbeit effizienter und zielgerichteter zu verrichten.

Wenn Sie sich vorstellen wollen, wie sich das Werk "anfühlt": In Ihrem Newsletter "Outlook Secrets" finden Sie – und das soll auch so bleiben – immer wieder Tipps, die wir aus unserer Praxis für Ihre Praxis für wichtig halten. In "Outlook optimal nutzen" finden Sie auf 94 Seiten derartige Tipps, Tricks und Anleitungen.

Wenn Sie mehr wissen wollen oder den Berater kostenlos zum Test anfordern möchten: Wir sind einen Mausklick entfernt:

Testanforderung "Outlook optimal nutzen"

Machen Sie den unverbindlichen Test! Sie werden überrascht sein, was Outlook alles kann und was Sie alles mit Outlook machen können.

Und wenn etwas mal nicht klappt: Als Bezieher des Praxis-Handbuchs können Sie die kostenlose Hotline nutzen, ich helfe Ihnen gern weiter!