Infos und Profi-Tipps zu Microsoft PowerPoint, Ausgabe vom 20. Oktober 2005

Mit wenigen Mausklicks die Dateigröße reduzieren

Liebe Leserin, lieber Leser,

beim Versand von PowerPoint-Präsentationen per E-Mail treten immer wieder Probleme auf, weil die Datei zu groß ist. Mit den Tipps in dieser Ausgabe beeinflussen Sie die Dateigröße.

Wissenszuwachs beim Lesen der "PowerPoint-Secrets" wünscht Ihnen auch diesmal

Ihr Dieter Schiecke

Chefredakteur

"PowerPoint aktuell"

"33 professionelle PowerPoint-Vorlagen"

Deaktivieren Sie die Schnellspeicherung

Bei der Schnellspeicherung werden die aktuell geöffneten Dateien von PowerPoint nicht vollständig neu gespeichert, sondern es werden nur die seit dem letzten Speichern vorgenommenen Änderungen an die Datei angehängt. Das Ergebnis ist ein übermäßiges Anwachsen der Dateigröße, vor allem wenn Sie mehrere Stunden an einer Präsentation arbeiten.

Teilweise führt dieses "Aufblähen" der Dateien auch zu beschädigten Dateien. Schalten Sie deshalb die Schnellspeicherung wie folgt ab.

• Stellen Sie zunächst über "Extras/Optionen" auf der Registerkarte "Speichern" sicher, dass die Option "Schnellspeicherung zulassen" deaktiviert ist.
• Speichern Sie dann die PowerPoint-Datei unter einem anderen Namen. Beim diesem erneuten Speichern wird die Datei vollständig neu geschrieben und überflüssige Informationen werden entfernt.

Vermeiden Sie das Einfügen von Bildern über die Zwischenablage

Wenn Sie ein Bild aus einem Bildbearbeitungsprogramm über die Zwischenablage auf eine Folie kopieren, dann speichert PowerPoint neben dem Bild auch Informationen zu dem Programm, mit dem es geöffnet und bearbeitet wurde. Dies führt zu einem sprunghaften Anstieg der Dateigröße.

Fügen Sie Bilder deshalb ausschließlich über die Befehlsfolge "Einfügen/Grafik/Aus Datei" ein.

Dateigröße nachträglich reduzieren (1)

Wenn Ihre Datei bereits zu groß ist, gehen Sie wie folgt vor:

• Überprüfen Sie über die Befehlsfolge "Datei/Eigenschaften/Inhalt", ob Ihre Präsentation Hinweise auf ein Bildbearbeitungsprogramm als eingebetteten OLE-Server enthält.
• Entfernen Sie alle über die Zwischenablage eingefügten Bilder und fügen Sie diese erneut über den Menübefehl "Einfügen/Grafik/Aus Datei" ein.

Auf diese Weise reduzieren Sie die Dateigröße auf ein normales Maß.

Dateigröße nachrtäglich reduzieren (2)

Ab PowerPoint 2002 können Sie die Auflösung eingefügter Bilder optimieren. Wurden diese im Format JPG eingefügt, nimmt PowerPoint darüber hinaus auch eine Komprimierung der Bilder vor.

Und so gehen Sie vor:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eines der Bilder in der Präsentation.
• Wählen Sie im Kontextmenü "Grafik formatieren" und klicken Sie dann in der Registerkarte "Grafik" auf die Schaltfläche "Komprimieren".
• Bestimmen Sie im Dialogfeld "Bilder komprimieren", ob die Bildoptimierung für den Druck oder für die Bildschirmpräsentation erfolgen soll.
• Löschen Sie zugeschnittene Bildbereiche, wenn Sie diese für die Bearbeitung nicht mehr benötigen.

Das Wort zum Schluss

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