Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Access, Ausgabe vom 22. Dezember 2005

Herzlich Willkommen zu Ihren Access-Secrets

Liebe Leserin, lieber Leser,

viele unserer Leser arbeiten bereits seit vielen Jahren mit den unterschiedlichsten Access-Versionen und bei genauer Betrachtung werden Sie feststellen, dass sich zahlreiche Funktionen und Konzepte seit Access 2.0 nicht mehr wesentlich geändert haben. Access 12 ist daher zweifellos das Upgrade mit den meisten Neuerungen seit langer Zeit. Einige Highlights aus dem neuen Formular- und Berichtsentwurf:

• Ein neuer WYSIWYG-Modus sorgt dafür, dass Sie das Aussehen von Formularen und Berichten bereits im Entwurf mit Daten kontrollieren können.
• Felder können nicht nur aus der vorgegebenen Tabelle oder Abfrage übernommen werden. Jedes beliebige Feld lässt sich einfügen, wobei Access die erforderlichen Verknüpfungen entweder automatisch herstellt oder einen entsprechenden Assistenten zur Unterstützung einblendet.
• In einem neuen Browse-Modus können lassen sich Berichte nicht nur filtern, sondern auch Kopieren/Ausschneiden sowie Suchen werden möglich sein.
• Abwechselnd eingefärbte Zeilen lassen sich in Formularen und Berichten mit wenigen Mausklicks konfigurieren.
• Fenster lassen sich teilen, um gleichzeitig ein Formular und die entsprechende Datentabelle anzuzeigen.
• Ein neuer Datentyp "Attachment" erlaubt die Speicherung mehrerer Anhänge mit einem Datensatz.
• Datentabellen können um eine Auswertungszeile für Gesamtsummen, Maximum, Minimum, Durchschnitt usw. ergänzt werden.

Wir wünschen allen Lesern ein gesegnetes Weihnachtsfest und ein erfolgreiches Jahr 2006.

Ihr

Thomas Tai

Chefredakteur

Access-Berater

Access-Aktuell

Individuelle Farbschemata für Formulare

Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97

Mit "ChromaForm" stellt Peter's Software eine kostenlose Lösung zur Verfügung, die den Anwendern Ihrer Datenbanken die Nutzung individueller Farbschemata für Formulare erlaubt. Über entsprechende Schaltflächen kann der Anwender seine bevorzugten Farben für den Formularhintergrund und für Eingabefelder wählen. Die Einstellungen werden in einer Tabelle gespeichert und beim Öffnen des Formulars automatisch gesetzt. Das Archiv mit Beispieldatenbanken für alle Access-Versionen finden Sie unter der folgenden Adresse:

Kostenloser Download von 'ChromaForm'

Entpacken Sie die für Ihre Access-Version passende Beispieldatenbank nach dem Download zunächst in ein beliebiges Verzeichnis auf Ihrer Festplatte und öffnen Sie sie per Doppelklick. Anschließend wird automatisch ein Formular angezeigt, das die Lösung demonstriert. Nach dem Import eines Moduls und einer Tabelle sowie dem Einbau der Schaltflächen zum Umschalten der Farben in Ihre Formulare können Anwender in Zukunft auch Ihre Datenbanken farblich individualisieren.

Access-Berichte mit Word und HTML aufwerten

Versionen: Access 2000, 2002/XP und 2003

Häufig möchten Sie Access-Berichte nicht einfach auf Papier ausgeben, sondern etwas aufwendiger gestalten und beispielsweise im Rahmen einer Website oder eines Portals verwenden. Das ist zwar mit Access bereits standardmäßig möglich, aber das Ergebnis hat zu viel Ähnlichkeit mit einem "normalen" Bericht, da die Struktur (Seitenkopf, Detailbereich, eventuell Gruppierungen, Seitenfuß) strikt beibehalten und eine in HTML unübliche Seitennummerierung übernommen wird. Abhilfe schafft die Ausgabe des Berichts über eigene VBA-Routinen und Word, wobei individuelle Formatierungen per CSS (Cascading Style Sheets) zugeordnet werden können. Wie das genau funktioniert, verrät die Techinfo unter der folgenden Adresse:

Techinfo zur Optimierung Ihrer Berichte

Der Autor zeigt die Umsetzung in HTML/CSS sowie die Ausgabe als RTF-Dokument, das plattformunabhängig auch an Empfänger ohne Windows/Office weitergegeben werden kann.

Tuning für Ihre Datenbanken

Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97

Unabhängig davon, wie leistungsfähig Ihr System ist: Die Geschwindigkeit von Access-Datenbanken ist immer ein Thema. Die Anzahl der Datensätze wächst kontinuierlich und Versäumnisse bei der Optimierung kommen immer deutlicher zum Vorschein. In der aktuellen Ausgabe von Access_aktuell geht es unter anderem um grundlegende Tipps beim Aufbau Ihrer Datenbank, die Ihnen erhebliche Geschwindigkeitsvorteile bringen können. Bereits wenige kleine Änderungen genügen, um beispielsweise eine Suchfunktion bis zu dreimal schneller ablaufen zu lassen.

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Startmodus einer Access-Datenbank abfragen

Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97

In Ihren Datenbanken müssen Sie häufig erkennen können, ob die Datenbank von einem Anwender "normal" zur Bearbeitung geöffnet wurde oder ob eine andere Anwendung per Office Automation zugreift. Das Application-Objekt stellt dazu die Eigenschaft "UserControl" zur Verfügung. Ist diese Eigenschaft "True", wurde die Datenbank "manuell", also beispielsweise per Doppelklick über den Windows-Explorer oder über das Menü DATEI-ÖFFNEN geöffnet. Ist die Eigenschaft "False", erfolgt der Zugriff auf die Datenbank entweder über Office Automation oder per DDE.

Über "Access-Secrets"

Der Newsletter "Access-Secrets" wird gesponsert vom "Access-Berater", dem praxisnahen und kompetenten Nachschlagewerk für Ihren erfolgreichen Einsatz von Microsoft Access.

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