Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Access, Ausgabe vom 17. März 2005

Herzlich Willkommen zu Ihren Access-Secrets

Liebe Leserin, lieber Leser,

manchmal ist es erstaunlich, wie lange es dauert, bis ein Programmfehler entdeckt wird. Ganz aktuell hat Microsoft eine Techinfo veröffentlicht, in der auf einen Bug im eingebauten Dokumentierer hingewiesen wird:

http://support.microsoft.com/ kb/ 888636/ en-us/

Standardmäßig soll Ihnen dieses Tool helfen, die Objekte in Ihrer Datenbank mit allen Eigenschaften in schriftlicher Form zu dokumentieren, aber bereits seit Access 2000 ist die Funktion fehlerhaft: Löschabfragen werden grundsätzlich nicht angezeigt und dokumentiert, so dass Sie Ihre in der Vergangenheit erstellen Dokumentationen in jedem Fall noch einmal prüfen sollten. Microsoft bietet in der erwähnten Techinfo als Lösung ein VBA-Makro für Access 2000 an, das alle Abfragen samt Abfragetyp auflistet. In Access 2002/XP und 2003 können Sie das Problem beheben, indem Sie unter EXTRAS-OPTIONEN die Anzeige ausgeblendeter Objekte aktivieren. Eine weitergehende Korrektur des Fehlers scheint nicht vorgesehen zu sein.

Ihr

Thomas Tai

Chefredakteur

Access-Berater

Access-Aktuell

Verknüpfte Tabellen automatisch auflisten

Versionen: Access 97, 2000 und 2002/XP

Beim Einsatz von Front-End-/Back-End-Lösungen sind regelmäßig Änderungen an verknüpften Tabellen notwendig. Vor allem bei umfangreichen Lösungen, in denen Tabellen aus mehreren Datenbanken eingebunden sind, ist damit immer die Frage nach dem Speicherort der jeweiligen Datenbank verbunden. Erst ab Access 2002 wird zumindest im Datenbankfenster der Speicherort für eingebundene Tabellen als QuickInfo angezeigt. In Access 97 und 2000 sind mühsame Recherchen über den Tabellenverknüpfungs-Manager oder das Auslesen der Verbindungsinformationen notwendig.

Wesentlich einfacher können Sie diese Informationen nun in allen Access-Versionen mit dem Add-In LINK-LISTER abrufen: Über ein universell einsetzbares Formular werden Ihnen für die aktuelle Datenbank Namen, Speicherorte, Datum der Einbindung und Anzahl der Datensätze für eingebundene Tabellen angezeigt. Damit finden Sie Ihre Back-End-Datenbanken innerhalb kürzester Zeit, ohne langwierig Ihre Verknüpfungen analysieren oder Ihre Festplatten absuchen zu müssen:

Der kostenlose Link-Lister für Access

Schützen Sie vertrauliche Daten vor fremden Blicken

Access bietet verschiedene Möglichkeiten, um Datenbanken zu schützen. Allerdings sind diese Mechanismen für viele Situationen unverhältnismäßig umständlich einzurichten. Häufig möchten Sie beispielsweise zusätzlich zum Kennwortschutz nur die Inhalte einzelner Felder verschlüsselt in den Tabellen speichern, damit diese "von außen" nicht eingesehen werden können. In der neuesten Ausgabe von Access_aktuell stellen wir Ihnen eine solche Lösung vor, die Sie mit wenig Aufwand in Ihre eigenen Datenbanken integrieren können.

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So vermeiden Sie Probleme mit DAO-Verweisen

Wenn Sie unter Access 2000, 2002/XP oder 2003 eine aus Access 97 konvertierte Datenbank öffnen oder eine neue Datenbank anlegen und Routinen aus vorhandenen Projekten einbinden, zeigt Access beim Kompilieren unter Umständen eine Fehlermeldung an. Bemängelt werden unbekannte Datentypen oder Objekte, mit denen Sie unter Access 97 noch einwandfrei arbeiten konnten.

Für diese Fehlermeldungen gibt es zwei Gründe:

• Access 97 arbeitet beim Datenzugriff mit DAO (Data Access Objects), Version 3.5 oder einem entsprechenden Compatibility Layer, Access 2000, 2002/XP und 2003 unterstützen beim Datenzugriff über DAO nur die Version 3.6. Beim Konvertieren verbleibt der Verweis auf DAO 3.5 in der Datenbank, diese Version ist aber unter den neuen Office-Versionen nicht installiert und Access gibt eine entsprechende Fehlermeldung aus.
• Access 2000, 2002/XP und 2003 arbeiten standardmäßig nicht mehr mit DAO (Data Access Objects), sondern mit ADO (ActiveX Data Objects). Dementsprechend werden bei der Neuanlage einer Datenbank die Verweise auf ADO gesetzt. Sämtliche Routinen, die Sie nun in die Datenbank kopieren oder importieren und die DAO einsetzen, führen dann zwangsläufig zu einer Fehlermeldung, weil die DAO-Bibliothek nicht gefunden wird.

Um eine konvertierte Access 97-Datenbank, die DAO benutzt, unter Access 2000, 2002/XP und 2003 ohne Fehlermeldungen einzusetzen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie in der konvertierten Datenbank ein Modul und führen Sie den Befehl EXTRAS-VERWEISE aus. Access macht die fehlende Bibliothek mit dem Zusatz "NICHT VORHANDEN:" kenntlich.
2. Deaktivieren Sie diesen Verweis, blättern Sie in der Liste zum Eintrag "Microsoft DAO Object Library 3.6", aktivieren Sie diesen Eintrag und klicken Sie auf OK.

Um in einer neuen Access 2000-Datenbank vorhandene Routinen, die DAO nutzen, einzusetzen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie in der neuen Datenbank ein Modul oder legen Sie eines an und führen Sie den Befehl EXTRAS-VERWEISE aus. Im Dialog erkennen Sie, dass nur ein Verweis auf ADO gesetzt ist.
2. Blättern Sie in der Liste zum Eintrag "Microsoft DAO Object Library 3.6", aktivieren Sie diesen Eintrag und klicken Sie auf OK.

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