Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Access, Ausgabe vom 23. Juni 2005

Herzlich Willkommen zu Ihren Access-Secrets

Liebe Leserin, lieber Leser,

häufig sind es gerade die kleinen Bugs und Macken eines Programms, die den größten Ärger verursachen. Ist es Ihnen auch schon einmal passiert, dass Sie beispielsweise einen Bericht bearbeiten wollen und Access den Mausklick auf ENTWURF einfach nur mit einer Fehlermeldung quittiert hat? In der Access-Berater-Redaktion wurde uns dieses Problem mehrfach gemeldet und endlich gibt es einen "Hotfix" von Microsoft, der das Problem behebt. Leider können Sie ihn nicht direkt herunterladen, sondern müssen ihn explizit beim Support anfordern. Weitere Informationen finden Sie unter:

Hotfix für Access 2003

Ihr

Thomas Tai

Chefredakteur

Access-Berater

Access-Aktuell

DVD-Sammlung komfortabel mit Access verwalten

Versionen: Access 2003, 2002/XP und 2000

Sie sammeln leidenschaftlich Filme auf DVD und finden sich nicht mehr zurecht? Haben Sie vielleicht sogar schon eine DVD aus Versehen doppelt gekauft? Spätestens dann benötigen Sie eine Lösung DVD-Verwaltung. Access bietet sich zu diesem Zweck an und bei Microsoft gibt es eine kostenlose Datenbank, die Sie für diese Zwecke verwenden können:

Access-Lösung zur DVD-Verwaltung

Die Lösung stellt alle notwendigen Funktionen zur Verwaltung von DVD-Sammlungen zur Verfügung. Da die Datenbank ungeschützt ist, können Sie individuelle Anpassungen vornehmen und die Datei schnell und einfach beispielsweise um die Aufnahme von Verleihdaten erweitern.

Zugriffsprobleme auf Access-Datenbanken lösen

Versionen: Access 2003, 2002/XP und 2000

Wenn Sie versuchen, eine Access-Datenbank zu öffnen, wird in einigen Fällen eine Meldung angezeigt, nach der Sie keinen exklusiven Zugriff auf die Datenbank haben und Änderungen somit eventuell verworfen werden müssen. Sie wissen jedoch genau, dass außer Ihnen niemand auf die Datenbank zugreift und die Sperrung daher nicht nachvollziehbar ist.

Der Grund für diese Meldung hat aber nicht direkt mit dem gleichzeitigen Zugriff mehrerer Anwender auf eine Datenbank zu tun. Vielmehr handelt es sich hier um Konflikte mit .LDB-Dateien. Wie Sie diese Probleme lösen, erläutert die Techinfo unter der folgenden Adresse:

Unerwartete Fehlermeldungen beim Datenbank-Zugriff

Druckereinstellungen per VBA steuern

Versionen: Access 2003 und 2002/XP

In Access 2003 und 2002/XP steht endlich eine Steuerung für die Ausgabe von Berichten auf beliebigen Druckern und die individuelle Anpassung von Druckparametern zur Verfügung: Über das Printer-Objekt und die Printers-Auflistung sowie eine Reihe spezieller Methoden und Eigenschaften für Formulare und Berichte können Sie gezielt bestimmen, wie und auf welchem Drucker Ihre Berichte ausgegeben werden. In der aktuellen Ausgabe des Access-Beraters zeigen wir anhand zahlreicher praxisnaher Lösungen, wie Sie diese Möglichkeiten effektiv für Ihre Datenbanken nutzen.

Profitieren auch Sie von dieser und vielen weiteren Access-Kniffen erfahrener Datenbank-Profis. Fordern Sie jetzt den Access-Berater zum kostenlosen 6-Wochen-Test an:

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Berichte per E-Mails an mehrere Empfänger senden

Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97

Um einem Kollegen oder Kunden möglichst schnell zum Beispiel die aktuelle Version eines Kataloges oder einer Preisliste zu schicken, verwenden Sie zur Automatisierung in der Regel die Anweisung "DoCmd.SendObject". Der Nachteil dieser Methode ist allerdings, dass immer nur ein Empfänger angegeben werden kann. Praktisch wäre eine Lösung, bei der im Formular über ein Kontrollkästchen einzelne Empfänger festgelegt und dann verschickt werden könnten. Mit den folgenden Schritten kommen Sie zum Ziel:

1. Erweitern Sie, sofern noch nicht vorhanden, zunächst die Tabelle mit den Adressdaten um ein Feld "EMailAdresse" vom Datentyp "Text" mit einer Länge von 250 Zeichen und um ein Feld "EMailSenden" vom Datentyp "Ja/Nein".
2. Speichern Sie die Änderungen und verlassen Sie den Tabellenentwurf.
3. Passen Sie gegebenenfalls das Formular an, indem Sie ein Feld für die E-Mail-Adresse sowie ein Kontrollkästchen aufnehmen, das an das Feld "EMailSenden" gebunden ist.
4. Der Sendevorgang wird mit einer Kombination aus VBA-Funktion und Ereignisprozedur realisiert. Geben Sie zunächst in einem beliebigen Modul die folgende Funktion ein:

Function SendeEMail(strEMail As String, _ strReport As String) As Boolean

DoCmd.SendObject acSendReport, strReport, _

acFormatRTF, strEMail, , , _

"Katalog", "Anbei wie " & _

"besprochen ..." SendeEMail = False End Function

Legen Sie im Formularfuß eine Schaltfläche "btnSend" mit der folgenden Ereignisprozedur "Beim Klicken" an:

Private Sub btnSend_Click()

Dim rs As DAO.Recordset Set rs = Me.RecordsetClone

While Not rs.EOF

If rs("EMailSenden") Then

rs.Edit

rs("EMailSenden") = _

SendeEMail(rs("EMailAdresse"), "Katalog")

rs.Update

End If

rs.MoveNext

Wend

rs.Close

End Sub

Diese Routine prüft alle Datensätze der Adressdaten, ob das Feld "EMailSenden" auf "Ja" gesetzt ist. Für jeden passenden Datensatz wird die Funktion "SendeEMail()" aufgerufen, wobei als Parameter die jeweilige E-Mail-Adresse und der Namen des Berichtes übergeben wird. Die Funktion liefert als Ergebnis "False" und setzt somit das Feld "EMailSenden" auf "Nein" zurück.

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