Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Excel, Ausgabe vom 26. April 2005

Herzlich Willkommen zu Ihren Excel-Secrets

Liebe Leserin, lieber Leser,

wem ist das nicht schon passiert: Eine Arbeitsmappe wird verändert, um eine Berechnungsvariantge auszuprobieren, nun soll schnell noch eine weitere Mappe geöffnet werden und dabei rutscht man in der Symbolleiste auf das Speichern-Symbol anstelle des Öffnen-Symbols. Dann ist es schon passiert: Die Mappe wurde gespeichert, der alte Stand ist möglicherweise verloren.

In dieser Ausgabe Ihrer Excel-Secrets habe ich einen Trick für Sie parat, wie Sie das umgehen können. Überlegen Sie doch, ob Sie durch den Einsatz dieses Tricks mehr Sicherheit erhalten möchten!

Bleiben Sie von Datenverlusten verschont, wünscht Ihnen

Ihr Martin Althaus

Chefredakteur

Der Excel-Berater

Excel_aktuell

P.S. Die nächste Ausgabe Ihrer Excel-Secrets erscheint am 10.05.2005

Nie mehr versehentlich speichern

Die Anpassung einer bestehenden Arbeitsmappe und das anschließende Speichern unter einem neuen Namen ist mitunter eine sehr zeitsparende Arbeitsweise. Dabei sollten Sie allerdings äußerste Vorsicht und Konzentration walten lassen.

Wenn Sie nämlich statt des Befehls "Speichern unter" aus Versehen in der Hektik den Befehl "Speichern" wählen, sind die Daten der ursprünglichen Tabelle verloren.

Da hilft auch das in vielen anderen Fällen eine Fehlbedienung rettende Rückgängigmachen nicht, da diese Option beim Speichern nicht möglich ist. Da die beiden Befehle im Menü "Datei" direkt untereinander stehen, ist die Gefahr besonders groß.

Wenn Sie die Option "Speichern unter" häufiger einsetzen, können Sie mit einer kleinen Anpassung die Gefahr des versehentlichen Überschreibens nahezu völlig ausschließen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Rufen Sie im Menü "Ansicht" den Befehl "Symbolleisten" auf.
2. Im verzweigenden Menü wählen Sie den Befehl "Anpassen". Daraufhin erscheint ein Dialogfenster.
3. Hier aktivieren Sie das Register "Befehle".
4. Nun öffnen Sie in Ihrer Menü-Leiste das Menü "Datei".
5. Dort klicken Sie mit der Maus den Befehl "Speichern" an.
6. Mit gedrückt gehaltener linker Maustaste ziehen Sie diesen dann in die geöffnete Dialogbox "Anpassen".
7. Dort lassen Sie die Maustaste los.
8. Der Menüpunkt "Speichern" ist daraufhin im Menü "Datei" nicht mehr verfügbar.
9. Wenn Sie zur Gruppe der Symbolleisten-Fans gehören, sollten Sie auf die gleiche Art und Weise auch die Schaltfläche "Speichern" von der Standard-Symbolleiste entfernen – also die Schaltfläche einfach "herausziehen".
10. Anschließend markieren Sie in der immer noch geöffneten Dialogbox "Anpassen" in der Kategorie "Datei" den Befehl "Speichern unter".
11. Den Befehl ziehen Sie dann mit gedrückt gehaltener linker Maustaste an eine beliebige Position auf der Standard-Symbolleiste.

Wenn Sie sich nun Sorgen machen, dass sich das Fehlen der Speichern-Befehle in der Praxis nachteilig auswirken könnte, kann ich Sie beruhigen:

Bei neu erstellten Mappen bemerken Sie beim Einsatz des "Speichern unter"-Befehls keinerlei Unterschied. Bei bestehenden Mappen erscheint die "Speichern unter"-Box, die Sie – wenn Sie den Namen beibehalten wollen – mit einem einfachen Klick auf "OK" schließen.

Was bleibt, ist also ein zusätzlicher Mausklick bei bestehenden Mappen – aber eben auch ein Gewinn an Sicherheit.

Zeilenumbruch in einer Zelle

Wenn Sie versuchen, mit der Taste <Enter> bei der Eingabe eines Textes in eine Zelle einen Zeilenumbruch zu erzeugen, werden Sie schnell merken, dass das nicht funktioniert.

Stattdessen bewegt Excel die Zellmarkierung in die die nächste Zelle – in der Standardeinstellung ist das die darunter liegende. Mit einem kleinen Trick können Sie aber auch Zeilenumbrüche innerhalb eines Textes einfügen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Beginnen Sie wie gewohnt mit der Eingabe eines Textes in einer Zelle.
2. An der Stelle, an der Sie einen Zeilenumbruch einfügen möchten, drücken Sie die Tastenkombination <Alt><Enter>.
3. Excel fügt an dieser Stelle den gewünschten Umbruch ein.
4. Dann fahren Sie einfach mit der Eingabe Ihres Testes fort.
5. Für weitere Zeilenumbrüche verwenden Sie gegebenenfalls wiederum die Tastenkombination.
6. Wenn Sie den kompletten Text eingegeben haben, beenden Sie die Eingabe mit der Taste <Enter>.

Excel stellt den Text dann mit Umbrüchen dar.

Automatische Hochstellung von Zeichen

Wenn Sie in einer Excel-Tabelle Daten in Quadratmeter eingeben müssen, können Sie die Hochzahl nicht automatisch hochstellen.

Hochzahlen können Sie problemlos mit einem benutzerdefinierten Format eingeben. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie zunächst die Zellen, in die Sie die Zahlen mit hochgestellten Zeichen eingeben wollen.
2. Dann rufen Sie im Menü "Format" den Befehl "Zellen" auf.
3. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das Register "Zahlen".
4. Im linken Bereich des Dialogfensters wählen Sie dann mit einem Mausklick die Kategorie "Benutzerdefiniert" aus.
5. In das Eingabefeld "Typ" geben Sie nun ein: 0 "m²" (also die Ziffer 0, dann ein Freizeichen, dann den Text m² in Anführungszeichen)
6. Die hochgestellte Zahl Zwei erzeugen Sie dabei mit der Tastenkombination <AltGr><2>.
7. Die Eingabe des neuen benutzerdefinierten Zahlenformats bestätigen Sie mit der Schaltfläche "OK".

Wenn Sie nun einer Zelle, die eine Zahl enthält, dieses Format zuweisen, erscheint in der Zelle die Zahl in der gewünschten Form.

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