Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Outlook, Ausgabe vom 21. November 2005

Meine Gedanken zu Outlook

Liebe Leserin, lieber Leser,

eine Leserin beklagte sich (natürlich anonym) über ihren Arbeitgeber: "Ich sitze nun hier vor Outlook 2003 und habe schon bei Outlook 2000 nicht gewusst, wie das alles geht".

Das deckt sich mit unserer Erfahrung: Es wird nicht gerade billige Software angeschafft ("die ist halt so teuer") und dann sitzen die Mitarbeiter ohne Schulung und Einarbeitung davor.

Gerade bei Outlook ist dies das falsche Ende zum Sparen! Denn mit keinem anderen Programm des Office-Paketes kann man mit ein wenig Schulung so viel zusätzliche Effizienz für die Mitarbeiter herausholen:

• Aus "E-Mail-Ablage" wird "Wissensmanagement"
• Aus "Kontakte" wird mit eigenen Formularen "Kontaktpflege"
• Aus "Aufgaben" wird "Projektüberwachung"
• Aus "Kalendereintrag" wird "Zeitmanagement"

Sie müssen nun nicht alle Outlook-Seminare bei mir buchen. Aber mehr Ausbildung sollten Sie Ihren Mitarbeitern in Sachen Outlook schon gönnen! Es lohnt sich wirklich, denn bei welcher Ressource lohnt es sich am meisten, mehr herauszuholen? Bei der teuersten natürlich ...

Unsere "ketzerischen Gedanken zu Outlook" finden Sie übrigens hier:

Gedanken zu Outlook

Wir wünschen Ihnen auch diese Woche Erfolg mit Outlook!

Herzlichst

Michael Freihof

Chefredakteur

"Outlook optimal nutzen"

und

"Outlook Knowledge Base"

Ein cooles Trio für die Handhabung von PDF-Dateien

Wenn Sie viel mit PDFs zu tun haben, werden Sie diese (kostenlose!) Tool-Sammlung bereits nach kurzer Zeit nicht mehr missen mögen:

• "PDFToText" extrahiert den gesamten Text einer PDF-Datei in eine externe Textdatei, die Sie dann in Word weiter bearbeiten können.
• "PDFImages" extrahiert die Bilder aus einer PDF-Datei
• "PDFFonts" ist ein Font-Analyzer

Die Tools sind zwar englischsprachig, aber die Handhabung ist so einfach, dass das nicht weiter stören dürfte. Hier können Sie die Tools herunterladen:

Download XPDF-Tools

Neue Version des Spam-Filters für Outlook 2003

Wenn Sie mit Outlook 2003 arbeiten, werden Sie sicher den Spam-Filter schätzen gelernt haben, denn Ihr Posteingang dürfte kaum noch unerwünschte E-Mails enthalten.

Doch dieser Filter muss von Microsoft entsprechend gepflegt werden – und das hat man getan: Unter der folgenden Adresse finden Sie die neue Filterdatei, die Sie nach dem Download einfach mit Doppelklick starten, um den Filter zu installieren:

Download Junk-Filter Outlook 2003

Der Download ist jedoch nur nötig, wenn Sie die Datei mehrfach installieren müssen. Viel einfacher geht es, wenn Sie über diese Adresse:

Update-Seite von Microsoft

Oben in der Mitte den Link zu "Updates Office 2003" anklicken. Dann nämlich installiert sich der Filter in der Folge selbst!

Neues iTAN-Verfahren für das Online-Banking sicherer, aber nicht sicher genug

Bei den meisten Online-Banken wird derzeit das neue iTAN-Verfahren eingeführt, das die Kunden der Bank besser vor Phishing-Angriffen schützen soll. Dabei wird nicht nur die TAN abgefragt, um eine Transaktion zu "unterschreiben", sondern auch eine zusätzliche Nummer, die die Reihenfolge wiedergibt, mit der die TANs verwendet werden müssen.

Dieses Verfahren ist zwar sicherer als das bisherige – der Betrüger kann mit einer in Erfahrung gebrachten TAN nichts mehr anfangen –, aber es ist nicht so sicher, wie viele meinen. Das haben Forscher der Uni Bochum nachgewiesen: Sie haben eine TAN verwendet, für die der Server der Bank dann sofort die zusätzliche Nummer erfragte. Diese Anfrage wurde von den Betrügern an den Kunden weitergeleitet, der diese Daten dann eingab.

Da dieses Verfahren nur einmaligen Programmieraufwand seitens der Betrüger erfordert, dürfte bald mit diesen Angriffen zu rechnen sein. Daher ist eine Vorsichtsmaßnahme immer noch ein guter Weg: In einer E-Mail wird NIE NIE NIE nach irgendwelchen TANs, Zusatzzahlen oder Kennwörtern gefragt.

Geben Sie Kennwörter und Geheimzahlen IMMER nur dann ein, wenn Sie sich selbst auf der Seite der Bank eingeloggt haben und Ihr Browser in der Titelzeile darauf hinweist, dass Sie auf einer verschlüsselten Seite sind. Das ist am Protokoll

https://

statt

http://

in der Adresszeile des Browsers zu sehen. Und in der Statuszeile können Sie das Schloss (für sichere Verbindung) doppelt anklicken und die Sicherheitszertifikate des Servers einsehen.

Wenn man das alles beachtet, ist Phishing nicht möglich. Und nun können zumindest unsere Leser nicht mehr sagen, sie hätten es nicht gewusst :-)

In Outlook blitzschnell Termine verschieben

Dass man einen Termin mit dem Datumsnavigator schnell verschieben kann, ist sicher bekannt. Doch das funktioniert nur, wenn der Zieltermin dort bereits sichtbar ist!

Wenn der Termin über weitere Strecken verschoben werden muss, empfehlen wir eine Vorgehensweise ohne Verwendung des Datumsnavigators und ohne die Maus für das Verschieben zu nutzen.

1. Markieren Sie das zu verschiebende Element. Das geht immer noch am schnellsten mit der Maus.
2. Schneiden Sie es mit STRG+X in die Zwischenablage aus. Lassen Sie sich dabei nicht irritieren, dass der Termin im Kalender verbleibt – er wird erst beim Einfügen wirklich ausgeschnitten!
3. Mit STRG+G öffnen Sie die Dialogbox GEHEZU und geben den Zieltermin ein. Dabei können Sie sich ganz kurz fassen: 10.8 und ENTER reicht für den 10. August des gleichen Jahres aus. Wenn keine Jahresangabe erfolgt, verwendet Outlook immer das aktuelle Jahr. Und wenn Sie dieses Datum auf der numerischen Tastatur eingeben, können Sie sogar das Komma verwenden.
4. Markieren Sie im Ziel den Zeitpunkt für den Termin.
5. Fügen Sie den Termin aus der Zwischenablage mit STRG+V ein.

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