Outlook und die "Konkurrenz der Zeitplaner"

Liebe Leserin, lieber Leser,

eines hat Outlook nicht geschafft: Es hat nicht die lieb gewonnenen Zeitplaner-Mappen aus der Welt geschafft, mit denen wir uns bewaffnen, um auf Reisen alle Termine parat zu haben.

Auch wenn die PDAs immer weitere Verbreitung finden – viele Anwender möchten den Umgang mit den Planern nicht missen. Wenn Sie zu dieser Gruppe „Nostalgiker“ gehören, so hilft Ihnen Outlook auf besondere Weise:

Wenn Sie in Outlook im Kalender über „Datei > Seite einrichten“ ein Format öffnen, können Sie auf der Registerkarte „Papier“ so ziemlich jedes Format einrichten – auch Ihr Filofax-Format wird wohl dabei sein. Und wenn nicht, richten Sie einfach ein benutzerdefiniertes Format ein!

Auch leere Blätter für Ihren Kalender können Sie auf diese Weise erzeugen: Legen Sie einfach mit einem Klick auf den Kalender mit der rechten Maustaste einen neuen Kalender an, den Sie einfach leer lassen und zum Ausdruck leerer Seiten für Ihren Zeitplaner benutzen.

Ich wünsche Ihnen eine Woche mit guten und erfolgreichen Terminen in Ihrem Ringbuch - oder Ihrem Outlook!

Michael Freihof

Chefredakteur

„Outlook optimal nutzen!“

und

„Outlook Knowledge Base“

Der neue Wurm „Gruel“ attakiert Windows

Wieder mal wird ein relativ aggressiver Wurm per E‑Mail verbreitet: Eine E‑Mail mit der Betreffzeile „Microsoft Windows Critical Update" tut so, als enthalte sie ein wichtiges Sicherheits-Update von Microsoft.

Wenn man diese angehängte Datei öffnet, wird ein beleidigender Text (u.a. „Windows sucks“) ausgegeben und der schädliche Code aktiviert.

Der Wurm sendet sich an alle E-Mail-Kontakte des Anwenders und legt Windows-Funktionen (Ausloggen, Herunterfahren und Passwort-Ändern) lahm. Außerdem werden Dateien im Windows-Ordner gelöscht, sodass möglicherweise sogar der nächste Neustart gefährdet ist.

Abhilfe ist wie immer nur durch ständiges Aktualisieren der Virensignaturen möglich.

Und wieder mal können wir unseren Rat wiederholen: Öffnen Sie keine Anhänge in E‑Mails, die verdächtig erscheinen – Microsoft hat noch nie einen Sicherheits-Patch per E‑Mail versendet und wird es auch nie tun!

Problem: E‑Mail-Archivierung ist gesetzliche Pflicht!

Im Editorial der letzten Ausgabe haben wir die Frage aufgegriffen, was die Anwender, die E‑Mails im Geschäftsverkehr nutzen, eigentlich tun, um ihrer gesetzlichen Pflicht nachzukommen, die E‑Mails revisionssicher aufzubewahren.

Wir haben derart viel Zuschriften bekommen, dass wir auf unserer Webseite die Informationen dazu sowie die Links auf die entsprechenden Gesetzestexte noch einmal vertieft haben, damit Sie sich darüber informieren können, wie sich 1) das Problem für Sie darstellt und wie Sie es 2) lösen können.

Hier finden Sie alles Wichtige im Überblick!

Wenn erst der Wirtschaftsprüfer danach fragt oder gar der Steuerprüfer, ist es zu spät, sich um eine gesetzeskonforme Lösung zu kümmern.

Und wenn Ihre Bank Sie nach der Archivierung fragt (nämlich wegen der Kreditwürdigkeit nach Basel II), sollten Sie auch eine überzeugende Antwort parat haben.

Außerdem: Wenn Sie in einem Streitfall einwandfrei beweisen können, was Sie empfangen haben, ist es relativ egal, was der andere behauptet, gesendet zu haben!

Beta-Version von ActiveSync 4.2 zum Download verfügbar

Wenn Sie Ihren PDA oder Ihr Handy mit Outlook synchronisieren, so wird es wahrscheinlich das Tool „ActiveSync“ von Microsoft sein, das diese Arbeit für Sie tut. Die letzte Version 4.0/4.1 hatte einige kleine Probleme beim Zugriff per USB (wir haben darüber berichtet).

Nun steht die Beta-Version von ActiveSync Version 4.2 zum Download bereit, bei der dieses Problem (so Microsoft) behoben sein soll.

Die neue Beta-Version kann hier kostenlos heruntergeladen werden.

Sollte sie sich auf Ihrem System als nicht stabil erweisen, können Sie (das haben wir ausprobiert) zur Vorgängerversion zurückkehren, wenn Sie die Beta vorher deinstallieren.

Sehr interessanter (und kostenloser!) Vertriebsratgeber von Microsoft

Wenn Sie mit Outlook arbeiten und Funktionen dort vermissen, die das Programm für ein effizientes Kunden-Management nutzbar machen und auch der „Business Contact Manager“ (BCM) nicht professionell genug ist, sollten Sie sich möglicherweise einmal die professionellen CRM-Lösungen von Microsoft anschauen, die mit Outlook als Client die gewohnte Umgebung bereitstellen, aber dennoch wesentlich mehr leisten – hier sind die wichtigsten Informationen dazu!

Warum Sie diese Seite aber auf jeden Fall aufrufen sollten: Dort gibt es den Link mit dem Sie den „Kundenmanagement Ratgeber“ kostenlos anfordern können, ein kleines hochwertiges Büchlein von 50 Seiten, das selbst gestandenen Vertriebsprofis noch etwas Neues zu bieten hat!

Wie Sie in Outlook 2003/XP die Telefonnummer prüfen lassen

Als Anwender von Outlook 2000 finden Sie es sicher auch sehr hilfreich, dass Outlook beim Verlassen eines Telefonnummernfelds die eingetragene Nummer automatisch prüft. Zum einen werden Vorwahl und Anschlussnummer getrennt, zum anderen aber wird auch die internationale Vorwahl eingefügt.

In Outlook 2003/XP allerdings werden Sie enttäuscht sein, denn wenn Sie dort das Telefonnummernfeld verlassen, passiert nichts! Nur wenn Sie die Schaltfläche neben dem Telefonfeld anklicken, wird diese Prüfung durchgeführt. Dafür muss sich der Cursor im Telefonfeld befinden.

Doch eines funktioniert in den neuen Versionen in der Tat nicht mehr: Der Bindestrich zwischen Vorwahl und Rufnummer wird nicht mehr als Trenner erkannt.

Wenn Sie also 069-56789 schreiben, wird die Nummer nicht automatisch aufgelöst, denn ab 2003/XP funktionieren nur die Klammern. Sie müssen deshalb bei den Telefonnummern die Vorwahl in Klammern setzen, damit Outlook 2003/XP sie korrekt erkennt.

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